OFFICE MANAGER H/F

L&A Partners; Rocé; Sur place; EUR 40 000 - 55 000; Plein temps

Résumé du poste

Un cabinet de recrutement spécialisé recherche un(e) Office Manager pour une compagnie internationale en courtage. Vous serez responsable de l'organisation des réunions, des déplacements, de la préparation des supports de communication et de la gestion des archives. Ce poste à temps plein exige d'excellentes compétences organisationnelles et un souci du détail. Une expérience solide en soutien d'équipe de direction est essentielle.

Qualifications

• Expérience solide dans l'accompagnement d'équipe de direction.
• Capacité à travailler avec flexibilité et efficacité.

Responsabilités

• Organiser les réunions avec les clients et partenaires.
• Préparer les supports de communication pour les réunions.
• Gérer les déplacements locaux et internationaux.
• Préparer et mettre en forme l'information pour diffusion.
• Gérer les archives et respecter les processus administratifs.

Connaissances

Compétences organisationnelles

Compétences en communication

Souci du détail

Flexibilité

Description du poste

L&A Partners est un cabinet spécialisé dans la recherche de cadres et dirigeants en Assurance.

Dans le cadre d'un poste à pourvoir chez l'un de nos clients, une compagnie internationale dans le secteur du courtage en réassurance non vie, nous recrutons un(e) Office Manager.

Rattaché(e) au directeur général, vous aurez pour missions :

1. Organiser les réunions (avec les clients ou autres), réserver des salles, gérer les réservations au restaurant avec les clients.
2. Préparer les supports de communication en amont des réunions avec les clients.
3. Organiser les déplacements locaux et internationaux, y compris la gestion des formalités de visa, la préparation des itinéraires, la réservation des hôtels, etc.
4. Préparer et mettre en forme l'information pour une diffusion interne et externe, incluant la rédaction de courriers, notes de service, création de présentations, transcription de dictées, relecture et recherche sur Internet.
5. Gérer les archives, en assurant la conformité des processus administratifs avec les exigences légales, réglementaires, et en favorisant l'automatisation.
6. Gérer les notes de frais, remboursements et factures.
7. Transmettre les informations comptables et relayer les opérations comptables avec l'international.
8. Adopter un comportement éthique et professionnel, étant la vitrine de la société auprès des clients (internes et externes).
9. Développer des relations solides avec les équipes opérationnelles, la direction du groupe, et les fournisseurs privilégiés pour les services liés à l'hôtellerie, la conférence, les taxis, et les restaurants.
10. Négocier avec les fournisseurs pour obtenir le meilleur rapport qualité-prix.
11. Fournir un soutien administratif et organisationnel à jusqu'à trois membres de la direction, notamment pour la gestion de leur agenda et déplacements.

Nous recherchons une personne motivée, enthousiaste, ayant une expérience solide dans l'accompagnement d'équipe de direction, capable de travailler avec flexibilité et efficacité, avec d'excellentes compétences organisationnelles et de communication, et un grand souci du détail.

Ce poste à temps plein et à durée indéterminée offre une opportunité de rejoindre une organisation dynamique.