Office Manager H / F

Alliance Eurus; Paris; Sur place; EUR 40 000 - 55 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise dynamique cherche un(e) assistant(e) à la direction générale pour organiser des comités, gérer la relation client et coordonner des événements. Le candidat idéal aura au moins 5 ans d'expérience, d'excellentes compétences en communication, et sera capable de gérer plusieurs tâches de manière organisée. Ce poste nécessite une maîtrise des outils bureautiques et une approche orientée vers la satisfaction client.

Qualifications

• 5 ans minimum d'expérience dans un poste similaire.
• Maîtrise des outils de bureautique et des plateformes collaboratives.
• Capacité à prioriser les tâches et à gérer des missions variées.

Responsabilités

• Organiser les Comités de direction et les Conseils d'administration.
• Gérer la facturation clients et préparer les paiements fournisseurs.
• Soutenir l'organisation des événements et des formations.

Connaissances

Gestion des documents administratifs

Planification et organisation d'événements

Communication orale et écrite

Utilisation des outils bureautiques

Outils

Suite Office

Google

Outils de gestion RH ou CRM

Description du poste

Assistance à la direction générale

• Organiser les Comités de direction et les Conseils d'administration
• Rédiger et diffuser les ordre du jour et les comptes rendus
• Anticiper les Assemblées Générales, garantir le suivi administratif juridique en lien avec notre statut de GIE
• Superviser l'intégration des nouveaux membres, répondre aux prospects, tenir à jour les dossiers clients digitalisés

Gestion administrative de la relation client et de la satisfaction avec nos parties prenantes

• Répondre aux demandes entrantes (mail, téléphone et réseau social interne)
• Traiter, digitaliser et classer les documents administratifs (contrats, devis, factures)
• Gérer la facturation clients, préparer et suivre les paiements fournisseurs.
• Suivre le budget et les rapprochements bancaire.
• Communiquer avec l'Expert-comptable, le gestionnaire de paie, la juriste, le contrôleur de gestion, le commissaire aux comptes.
• Suivre les accords cadres (annuaires des partenaires, mise à jour des contrats)
• Mettre en place des indicateurs de performance pour évaluer la satisfaction de nos parties prenantes

Organisation, coordination et gestion événementielle

• Soutenir l'organisation opérationnelle de nos événements (Convention des dirigeants, Universités, Séminaires)
• Planifier et organiser les sessions de formation (coordination des formateurs, coordination logistique, diffusion des documents légaux) et gestion administrative.
• Gérer les inscriptions, répondre aux questions des participants
• Planifier et organiser la logistique des réunions (physiques ou à distance) de nos communautés : clubs, laboratoires et groupes de travail; relancer les inscriptions et diffuser les comptes rendus.

Êtes-vous fait(e) pour cette mission ?

• Rigoureux(se) et organisé(e), avec une excellente capacité à prioriser les tâches.
• Polyvalent(e) et à l'aise pour gérer des missions variées avec réactivité et proactivité.
• Vous aimez structurer et organiser des process pour améliorer la performance.
• Vous êtes un véritable soutien pour la direction, les équipes et les projets
• Vous cherchez à évoluer dans un environnement dynamique où la satisfaction client est essentielle.

Ce que vous nous apportez :

• Expérience : 5 ans minimum dans un poste similaire (assistance de direction, gestion administrative ou coordination formation et / ou événements ).
• Compétences : Maîtrise des outils bureautiques (Suite Office, Google), des plateformes collaboratives et idéalement des outils de gestion RH ou CRM, usage de technologies IA
• Qualités : Sens du service, capacité d'adaptation et excellente communication orale et écrite
• Valeurs : La culture client, le beau travail, l'esprit d'équipe, la confiance, l'humour