Office manager (H / F)

Groupe actual; Paris; Sur place; EUR 40 000 - 55 000; Plein temps

Résumé du poste

Groupe Actual is seeking an Executive Assistant to support the President. The role involves managing the President's agenda, coordinating meetings, and ensuring smooth communication with internal and external stakeholders. The ideal candidate is organized, proactive, and possesses strong communication skills.

Qualifications

• Organisé(e), méthodique et agile, capable d’anticiper les besoins.
• Très bonnes qualités rédactionnelles et relationnelles.
• Maîtrise des outils bureautiques.

Responsabilités

• Gestion de l’agenda du Président et organisation des réunions.
• Interface avec les interlocuteurs internes et externes.
• Suivi des notes de frais et traitement des justificatifs.

Connaissances

Organisation

Proactivité

Sens du service

Rigueur

Capacité à gérer plusieurs sujets

Qualités rédactionnelles

Relationnelles

Esprit d’analyse

Formation

Bilingue anglais

Outils

Outlook

Word

PowerPoint

Excel

Outils ERP

Description du poste

Votre rôle ? Véritable bras droit du Président et interlocuteur(trice) clé des équipes, vous intervenez sur une diversité de missions stratégiques et opérationnelles. Votre sens de l’organisation et votre proactivité seront des atouts majeurs dans la réussite de vos fonctions.

Vos missions principales :

Assistanat de direction et coordination avec le Président

Gestion de l’agenda du Président : prise de rendez-vous, organisation des réunions (internes et externes), suivi des priorités

Préparation des dossiers nécessaires aux rendez-vous et déplacements (documents, présentations, informations clés)

Interface avec les interlocuteurs internes et externes (clients, partenaires, fournisseurs)

Organisation logistique des déplacements (France & international)

Réservation des billets de train, d’avion, de voiture avec chauffeur ou location selon les besoins

Réservation des hôtels en veillant au confort, à la localisation et au rapport qualité / prix

Coordination des déplacements d’équipe lors des projets ou événements

Veille à la bonne sélection des prestataires et au respect du budget

Suivi des confirmations, envoi des itinéraires et assistance en cas d’imprévus

Support aux équipes et gestion des services généraux

Accueil des visiteurs, gestion du standard téléphonique

Commande des fournitures, coordination avec les coursiers et prestataires divers

Suivi des besoins quotidiens des équipes (consommables, équipements, logistique interne)

Suivi des notes de frais, traitement et classement des justificatifs

Mise à jour du tableau des congés et absences

Suivi et alimentation de l’ERP : affectation des équipes par projet, suivi des temps, traçabilité des interventions

Optionnel) Soutien à l’administration des ventes

Envoi des factures, relances clients, suivi des paiements

Coordination avec le service comptabilité pour assurer un bon reporting

Le profil recherché

Votre profil :

Organisé(e), méthodique et agile, vous aimez travailler en lien direct avec une direction impliquée et dans un environnement où la réactivité est essentielle. Vous êtes capable d’anticiper les besoins, de prendre des initiatives et de traiter les sujets en toute autonomie.

Vos qualités :

Sens du service et de la confidentialité

Rigueur, fiabilité et proactivité

Capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle

Très bonnes qualités rédactionnelles et relationnelles

Esprit d’analyse et sens du détail

Compétences techniques :

Bilingue anglais (écrit et oral)

Maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Word, PowerPoint, Excel)

À l’aise avec les outils ERP (la connaissance d’Excel avancé est un plus)

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