Office Manager h/f

Alexander B. Smith; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une agence d'architecture à Paris recherche un(e) Office Manager pour gérer les opérations administratives et soutenir le Président-fondateur. Le candidat idéal aura une première expérience dans un environnement dynamique, un goût pour les défis, et des compétences en Excel. Ce poste en CDI de 35h nécessite une présence sur site.

Qualifications

• Junior avec 1ère expérience dans un rôle similaire.
• Expérience dans un secteur lié à l'architecture ou au luxe.
• Capacité à gérer des priorités en autonomie.

Responsabilités

• Gestion administrative et accueil visiteurs.
• Organisation des plannings et voyages des équipes.
• Assistance à la gestion des pièces comptables.
• Gestion des absences et congés.

Connaissances

Expérience avec Excel

Précision et rapidité

Sens de l'initiative

Écoute et anticipation

Travail d'équipe

Anglais opérationnel

Outils

Pack Office Microsoft

Description du poste

Nous recherchonsunOffice Manager (h/f) pour notre client basé à Paris 11e.

Il s’agit d’une agence d’architecture d’intérieur à taille humaine (20 personnes) en croissance, qui réalise des projets internationaux dans des secteurs haut de gamme.

Le poste

Vous travaillez au côté du Président-fondateur et du Responsable Administratif et Financier dans un rôle polyvalent de coordination de l’agence. Vous répondez aux besoins opérationnels et administratifs des interlocuteurs internes et externes.

Principales responsabilités :

• Gestion administrative (services généraux, commandes fournisseurs, courrier, téléphone, accueil visiteurs…).
• Organisation des plannings et des voyages des équipes.
• Assistance à la mise en place de tableaux de reporting.
• Assistance à la gestion des pièces comptables (collecte des pièces comptables fournisseurs / prestataires / frais généraux, classement, dématérialisation, …).
• Assistance à la gestion du social (absences, congés, …)

Vous serez formé(e) à l’utilisation du logiciel de gestion ERP de l’agence et vous serez amené(e) à assister le Responsable Administratif et Financier sur des sujets transverses.

Profil recherché

Vous êtes junior avec une 1ère expérience dans un rôle similaire et un contexte très opérationnel (PME à taille humaine) exigeant une grande polyvalence. Idéalement vous avez de l’expérience dans un secteur d’activité en lien avec l’architecture, l’hôtellerie, ou le retail du luxe.

• Avez de l’expérience avec Excel et le pack office Microsoft.
• Êtes précis(e) et rapide, efficient(e), vous avez le sens de l’initiative et le soin des détails.
• Savez être à l’écoute et dans l’anticipation de vos N+1, savez produire un travail de qualité en toute autonomie, et faire preuve de sens de l’adaptation tout en gérant vos priorités.
• Avez l’esprit d’équipe.
• Appréciez le challenge lié à la vie d’une agence en forte croissance et où l’organisation a besoin de se structurer et vous avez l’agilité professionnelle correspondante pour gérer les procédures en cours et la transformation de l’organisation.
• Êtes opérationnel(le) en anglais.

Ce poste est en CDI à plein temps présentiel – Contrat 35h