Office Manager H / F

Winsearch; Paris; Sur place; EUR 35 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Un cabinet réputé à Paris recherche une personne polyvalente pour gérer des tâches administratives, comptables et des ressources humaines. Le candidat idéal devra posséder une expérience antérieure sur un poste similaire et des compétences en gestion, tout en favorisant un environnement de travail agréable. Ce poste offre un salaire compétitif, des horaires réguliers, et nécessite une excellente maîtrise des outils bureautiques.

Qualifications

• Expérience réussie sur un poste similaire.
• Maîtrise parfaite des outils bureautiques.
• Formation de base en comptabilité préférée.

Responsabilités

• Gestion administrative du cabinet, suivi des documents et archivage.
• Assistance comptable et suivi des relations avec le cabinet comptable.
• Prise en charge de diverses tâches d'intendance et ressources humaines.

Connaissances

Communication

Organisation

Autonomie

Polyvalence

Proactivité

Formation

Formation de base en comptabilité

Outils

Office 365

SharePoint

Teams

Zoom

Description du poste

Poste polyvalent comprenant plusieurs types de fonctions :

• Gestion administrative du cabinet :
• Secrétariat Bureautique - Qualité : Mise au point et suivi de tous modèles d'actes, de correspondances, de tous supports de présentation ou autres utilisés par le cabinetAssistance à la mise en forme et à la présentation de tous types de documents / rapports / présentations / supports, etc.Organisation, suivi du classement et archivage des dossiers sur tous supports numériques / papierQualité : Mise à jour et gestion des documents internes et sortants dans le cadre des engagements qualité du cabinet
• Prise en charge de diverses tâches d'intendance : Suivi du parc informatique Fonctions de support informatique en lien avec le prestataire informatiqueSuivi des fournitures (stock / commande / achat)Organisation des réunions / évènements du cabinetPréparation des supports de réunionsGestion des agendasGestion des coursiersGestion des déplacements des collaborateursSuivi des abonnements / de la documentationGérer les relations avec les fournisseurs et les prestatairesSuivi de la documentation destinée aux avocats
• Vie quotidienne du cabinet : Veiller au bien-être de l'équipe en créant les conditions d'une atmosphère de travail agréable pour tousIntendance et gestion de la bonne tenue des locaux
• Assistance en ressources humainesSupport opérationnel des collaborateursOn / off boarding des collaborateurs / stagiairesSuivi des absences / congésSuivi de la parution des annonces de recrutementSuivi des titres restaurants
• Site internet CommunicationPrise en charge des mises à jour du site internet suivi des relations avec l'agence webSuivi de la communication dans tous les supports choisis par le cabinet Relations avec les différents prestataires (médias spécialisés / agences de communication)
• Assistance comptable :
• Travaux préparatoires à la comptabilité : Réception factures et process validation interneRèglements fournisseurs suivant process interneEnregistrement des données comptables dans PennylaneClassement des facturesLiaison avec le cabinet comptable - Préparation et envoi des éléments à remettre au cabinet comptableGestion des frais et débours des membres du cabinet
• Assistance de la direction du cabinet dans la gestion comptable en lien avec le cabinet comptable
• Assistance juridique :
• Suivi des dossiers traités par le cabinet en vue d'assurer la mise à jour régulière de tous tableaux / supports de suivi utilisés en interne et / ou destinés à la clientèle
• Mise à jour des registres légaux (reports / signatures) et des tableaux de suivis

Rémunération :

Entre 35K et 50K selon expérience + primes annuelles

Profil du candidat

Le profil

Savoir être :

• Une première expérience réussie sur un poste similaire
• Un profil agile & souple pour intégrer les process et la philosophie du cabinet
• Une personnalité ouverte car la qualité des relations humaines primordiale est primordiale : positivité, force de proposition et surtout communication car l'ensemble de l'équipe est attachée à un relationnel de qualité
• Respect de la confidentialité
• Solide sens de l'organisation - Rigueur dans l'organisation
• Bonne réactivité Adaptabilité / Souplesse Anticipation - Sens des priorités
• Capacité de planification dans le respect des échéances
• Autonomie dans la prise en charge des tâches confiées
• Polyvalence et aptitude à acquérir de nouvelles connaissances et à faire évoluer les différents aspects du poste
• Enthousiasme Proactivité
• Compétences avérées dans l'essentiel des fonctions du poste
• Prise d'initiative - Force de propositions de solutions structurelles et mise en place de process
• Bonne gestion du stress
• Empathie Goût du service

Savoir-faire :

• Maîtrise parfaite des différents outils bureautiques : Office 365 (Excel, Powerpoint et Word), SharePoint, Teams, Zoom
• Très bon niveau rédactionnel et orthographique
• Formation de base et / ou appétence pour l'accomplissement de tâches comptables simples

Qualification - Forme du contrat

Horaires :

• Du lundi au vendredi
• Travail en journée, pas de télétravail
• L'anglais est un plus

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