Office Manager de Business Unit

JR France; Toulouse; Hybride; EUR 30 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise dynamique basée à Toulouse recherche un Office Manager de Business Unit pour supporter la gestion quotidienne et le développement d'une équipe. Vous participerez aux activités administratives, au recrutement, et à l'optimisation de l'environnement de travail, tout en favorisant l'engagement et le bien-être des collaborateurs. Ce poste offre l'opportunité de travailler dans un cadre positif et collaboratif, avec des responsabilités variées et la possibilité d'évolution.

Prestations

Travail dans splendid locaux

Mutuelle

Tickets resto

CE

Télétravail possible

Qualifications

• Une expérience réussie dans un rôle similaire.
• Une bonne maîtrise des outils bureautiques.
• Compétences en communication et relationnel.

Responsabilités

• Assurer le suivi administratif et le secrétariat.
• Aider à la gestion des ressources humaines et du recrutement.
• Participer à l'organisation d'événements internes.

Connaissances

Organisation

Autonomie

Communication

Anticipation

Dynamisme

Outils

Excel

Logiciels de gestion de notes de frais

Description du poste

Office Manager de Business Unit, toulouse

Qui sommes-nous ?

En 1993, Alcimed voit le jour, avec pour vocation d’explorer et développer les terres inconnues de ses clients. En plus de 30 ans, c’est plus de 220 explorateurs qui ont rejoint notre aventure. Répartis dans nos 7 bureaux (en France, en Europe, à Singapour et aux USA), nous accompagnons au quotidien des acteurs privés (grands industriels, PME innovantes et startups) et des acteurs publics (du développement économique, du soutien à l’innovation ou de la recherche) pour les aider à innover et à créer de nouveaux business.

Notre rêve ? Construire une équipe de 1000 explorateurs. Et parce que notre voyage s’accélère, nous recrutons des consultants, motivés et ambitieux, pour devenir nos prochains EXPLORATEURS !

Vous souhaitez intégrer une équipe jeune et enthousiaste, apprendre chaque jour ? Alors ce poste est fait pour vous !

Pourquoi cette opportunité ?

Ce que nous vous proposons : contribuer au sein du bureau de Toulouse au projet ambitieux de développement d’une équipe passionnée, cultivant un esprit start-up et prête à relever tous les défis !

Notre job en quelques mots : Accompagner nos clients privés et publics dans l’exploration et le développement de leurs terres inconnues. Nous intervenons ainsi sur des sujets ayant trait aux nouvelles technologies, aux produits et services innovants, aux nouveaux usages et aux nouveaux business models, au management de l’innovation, aux nouvelles géographies, aux futurs possibles…

Rattaché(e) à la Business Unit toulousaine, composée de plus de 20 personnes, vous assisterez plusieurs responsables de Business Unit afin d’optimiser la gestion de l’activité :

- Suivi administratif : accueil et secrétariat (accueil téléphonique, accueil physique des visiteurs, courrier arrivée et départ…), validation des notes de frais, reporting (suivi chiffrée de l’activité, hebdomadaire, mensuel et trimestriel), gestion de la relance de facturation, suivi des aspects juridiques (contrats, sous-traitance, partenariats, archivage…), suivi de congés, gestion de notes de frais, aider à répondre aux différentes appels d’offre, suivi des visites médicales…

- Recrutement & Relations écoles : aider à construire et publier les offres, organiser les entretiens, suivre des candidats, aider à la sélection des candidats, suivi des relations écoles, organisation d’évènements Recrutement…

- Accompagnement des collaborateurs : participer à l’onboarding et offboarding, , commandes de fournitures de bureau, accompagnement dans la gestion des avantages salariés, gestion des badges d'entrée et des places de parking, ...

- Réservations et déplacements : organisation des déplacements pour l'équipe de direction, organisation de réunions,...

- Happiness Officer : gère l’organisation matérielle et logistique de réunions, séminaires ou événements internes et externes, participe au bien-être de l’équipe (aménagement des locaux, organisation de pots..) et au respect des règles de bien être de chacun ; gestion des livraisons de fruits, gestion des achats « gourmands »,…

- Culture & Engagement : scaler notre ADN et mener des initiatives qui renforcent nos valeurs et l’engagement des collaborateurs, assurer la cohérence, la fluidité et la transparence de la communication interne, contribuer à une forte visibilité (de l’équipe, de bureaux, des offres,…), suivi d’achat de goodies (être forte de proposition)…

- Gestion et optimisation des locaux : suivi de l'entretien, coordination avec les différents prestataires et amélioration continue des espaces de travail…

Le tout en lien direct avec les services transversaux (comptabilité, juridique, RH…)

Vous faites preuve d’une parfaite organisation, d’une grande autonomie et de débrouillardise.

Vous êtes une personne de confiance, engagée et fiable.

Nous recherchons une personne dynamique, capable de gérer plusieurs missions en même temps, avec un bon sens du service et une capacité à anticiper les besoins de l’équipe tout en trouvant des solutions rapidement.

Votre implication dans l’équipe pourra évoluer selon vos envies et vos idées !

Votre profil ?

• Une expérience réussie dans un rôle similaire.
• Une bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, logiciels de gestion de notes de frais, etc.).
• Un sens de la communication et du relationnel, avec une capacité à travailler en autonomie tout en étant force de proposition.
• Une bonne gestion des priorités et une aptitude à travailler dans un environnement dynamique.
• Un esprit d’équipe et un intérêt pour la vie d’entreprise et l'animation interne.
• Maîtrise du français mais également de l’anglais (écrit et oral),
• Aisance avec les chiffres
• Qualités recherchées : rigueur, agilité et curiosité, dynamisme, proactivité et sens du service

Nous vous proposons :

• De travailler dans de superbes locaux face au Canal du Midi
• Une rémunération : 30k€ - 35k€ fixe selon profil et expérience
• Du télétravail possible
• Des avantages traditionnels : mutuelle, tickets restos, CE...
• Un processus de recrutement clair et efficace : entretiens avec les responsables de la BU et ensuite avec un membre de la direction

Poste à pourvoir dès que possible à Toulouse.

CDI | Dès que possible

Alcimed offre à toutes et tous les mêmes opportunités d’accès à l’emploi sans distinction de sexe ou de handicap.