Office Manager / Assistant(e) Services Généraux H/F (H/F)

TOUT L ' TEMPS PRESS; Paris; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une start-up dans l'Hospitality Management recherche un(e) Office Manager / Assistant(e) Services Généraux à Paris. Vous serez responsable de la supervision des services généraux, de la gestion administrative et de la coordination avec les prestataires. Cette position est idéale pour les débutants et offre des possibilités d'évolution au sein d'une entreprise en pleine croissance.

Prestations

Téléphone mobile

Intéressement / participation

Qualifications

• Débutant accepté, mais une expérience antérieure est un plus.
• Rigueur et précision exigées.
• Sens du service et persévérance requis.

Responsabilités

• Superviser la propreté et la sécurité des locaux.
• Gérer le courrier et les commandes.
• Coordonner les prestataires et suivre les procédures.

Connaissances

Gestion administrative du courrier

Planification des tâches et gestion des priorités

Formation

Qualification: Employé qualifié

Description du poste

Offre n° 197PGQQ - Office Manager / Assistant(e) Services Généraux H/F

Pionnier de l'Hospitality Management en entreprise, OPAL, société du Groupe VINCI, développe des offres servicielles sur-mesure afin de contribuer positivement à la qualité de vie au travail et améliorer l'expérience collaborateurs de leurs clients. Pour ce faire, les Opaliennes et Opaliens sont postés chez les clients pour garantir une signature de service unique tant par leur présence terrain qu'en engageant, dans un projet commun, les différents partenaires (food, fitness, propreté et bien d'autres).

Descriptif du poste

1. Pilotage des services généraux
   • Superviser la propreté, la sécurité, la maintenance et le catering.
   • Piloter les prestataires : suivi des contrats, contrôle qualité, audits de conformité.
   • Recenser et prioriser les demandes des occupants, dispatcher vers prestataires ou interne.
   • Suivre les indicateurs et réaliser le reporting auprès du client.
   • Proposer et mettre en œuvre des améliorations opérationnelles.
2. Back office et support administratif
   • Gérer le courrier, les livraisons et transports express.
   • Assister dans les achats, commandes et la gestion de l'économat.
   • Gérer la flotte téléphonique et les outils collaboratifs.
   • Suivre les demandes via le logiciel de ticketing et réaliser le reporting.
3. Coordination des prestataires
   • Développer et suivre les procédures standardisées pour chaque prestataire.
   • Vérifier la réalisation des interventions et le respect des délais.
   • Gérer les contrats, facturations et incidents liés aux prestataires.
   • Communiquer avec les équipes locales pour anticiper besoins et incidents.
4. Organisation des espaces (Housekeeping)
   • Préparer les salles de réunion et vérifier leur disponibilité.
   • Contrôler quotidiennement l'état et la propreté des locaux communs.
   • Assister à l'organisation des réunions et événements internes.
5. Room Hospitality et expérience collaborateur
   • Vérifier la bonne réalisation des prestations commandées et intervenir en cas de manquement.
   • Assurer la liaison avec restaurateurs et prestataires lors des événements.
   • Accompagner l onboarding : création de comptes, commandes de matériel, préparation de l'espace de travail.

Type de contrat : CDI. Durée du travail : 35H/semaine, travail en journée.

Salaire brut mensuel : 2100,00 € à 2600,00 € sur 12 mois.

• Téléphone mobile
• Intéressement / participation

Profil souhaité

• Expérience : Débutant accepté

Compétences

• Gestion administrative du courrier
• Planification des tâches et gestion des priorités

Savoir-être professionnels

• Faire preuve de rigueur et de précision
• Avoir le sens du service
• Faire preuve de persévérance

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Activités combinées de soutien lié aux bâtiments

Employeur

100 à 199 salariés

Rejoindre le Groupe OPAL, start-up en pleine expansion du groupe VINCI Energies, c est s'inscrire dans un projet d'équipe où chaque salarié est acteur du développement de l'entreprise avec de réelles perspectives d'évolution pour chaque collaborateur. Mme Emilie COUTURE