Office Manager â France (CDD)

Turner & Townsend; Paris; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une opportunité excitante pour un poste d'Office Manager à Paris dans une entreprise dynamique. Vous serez au cœur de l'organisation administrative, logistique et IT de l'équipe, garantissant un environnement de travail fluide et accueillant. Avec un rôle clé, vous travaillerez dans une ambiance internationale, entouré d'une équipe bienveillante où l'apprentissage et l'initiative sont encouragés.

Prestations

Environnement de travail stimulant et international

Équipe dynamique et bienveillante

Opportunité d'apprendre dans une structure agile

Rôle clé dans la fluidité du quotidien du bureau

Qualifications

• Au moins 3 ans d'expérience sur un poste similaire.
• Maîtrise des outils bureautiques comme Outlook, Word, Excel, PowerPoint.
• Parlais couramment anglais et français (écrit et oral).

Responsabilités

• Assurer le soutien administratif de l'équipe et gérer les calendriers.
• Veiller au bon état général des bureaux et gérer les commandes de fournitures.
• Organiser l'accueil logistique des nouvelles recrues.

Connaissances

Organisation

Autonomie

Rigueur

Relations interpersonnelles

Proactivité

Outils

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Description du poste

Dans le cadre d'un remplacement temporaire, nous recherchons une Office Manager basée à Paris.

Vous serez au cœur du bon fonctionnement de notre bureau parisien et assurerez un rôle transversal à la fois administratif, logistique et organisationnel.

Missions principales :

1. Assurer le soutien administratif de l'équipe support et des collaborateurs
2. Gérer les calendriers sur Outlook (gestion des salles de réunion, RDV clients, etc.)
3. Répondre aux appels téléphoniques, gérer le courrier entrant et sortant
4. Accueillir les visiteurs, les orienter et tenir le registre des entrées
5. Rédiger et mettre en forme des présentations, documents internes et rapports
6. Participer à l'organisation d'événements internes / externes (réunions, afterworks, repas d'équipe)

Gestion des locaux et logistique :

1. Veiller au bon état général des bureaux (propreté, rangement, maintenance)
2. Préparer les salles de réunion et gérer les commandes de fournitures (papier, café, cartouches)
3. Réceptionner les livraisons et gérer les stocks
4. Être le point de contact avec les fournisseurs et prestataires
5. Participer aux projets d'aménagement ou d'extension des bureaux

Gestion IT et équipements :

1. Passer les commandes de matériel informatique et téléphonique
2. Gérer les flottes d'ordinateurs, téléphones portables et voitures de fonction
3. Suivre les attributions de matériel (badges, casiers, véhicules)
4. Assurer un lien opérationnel avec le service IT (configuration, dépannage basique)

Suivi administratif et financier :

1. Saisir les factures dans notre outil interne (D365) et en assurer le suivi
2. Maintenir à jour les archives physiques et électroniques
3. Préparer les notes de frais mensuelles pour la direction

Onboarding et vie d'équipe :

1. Organiser l'accueil logistique des nouvelles recrues
2. Veiller à leur intégration et faciliter leurs premiers jours
3. Participer à des projets transverses pour améliorer le quotidien au bureau

Profil recherché :

• Vous avez au moins 3 ans d'expérience sur un poste similaire
• Vous maîtrisez les outils bureautiques : Outlook, Word, Excel, PowerPoint
• Vous parlez couramment anglais et français (écrit et oral)
• Vous faites preuve de rigueur, d'autonomie, du sens du service et d'esprit d'équipe
• Vous êtes organisé, proactif(ve) et aimez anticiper les besoins
• Vous avez de très bonnes qualités relationnelles et savez fédérer autour de vous

Informations supplémentaires :

• Ce que nous offrons :
• Un environnement de travail stimulant et international
• Une équipe dynamique et bienveillante
• Une belle opportunité d'apprendre dans une structure agile et en croissance
• Un rôle clé dans la fluidité du quotidien du bureau

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Office Manager France CDD • Paris, Île-de-France, France