Office Manager

Pep's Advisory; Valbonne; Sur place; EUR 30 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise dynamique et innovante recherche un Office Manager pour soutenir les dirigeants dans la gestion des opérations administratives. Ce rôle clé implique la gestion des ventes, des achats, et des ressources humaines, tout en assurant une communication fluide avec les clients et les prestataires. Le candidat idéal doit avoir une formation en gestion et une expérience en management de bureau, avec une solide maîtrise de la suite Office et du logiciel Pennylane. Si vous êtes autonome, réactif et aimez travailler en mode projet, cette opportunité est faite pour vous.

Qualifications

• Expérience en Office Management ou fonctions similaires.
• Maîtrise de la suite Office et logiciel Pennylane.

Responsabilités

• Gestion des opérations administratives et soutien logistique.
• Rédaction des contrats et facturation.
• Gestion des réseaux sociaux et organisation d'événements.

Connaissances

Gestion administrative

Communication

Gestion des priorités

Autonomie

Maîtrise de la suite Office

Anglais

Formation

Formation supérieure en gestion

Outils

Pennylane

Description du poste

La société :

PEP'S ADVISORY, cabinet de conseil opérationnel et financier, s'associe à RUFF & ASSOCIES, société indépendante d'expertise comptable pour accompagner ensemble les dirigeants, les décideurs de sociétés innovantes, PME & ETI en France et à l'étranger.

Notre offre 360 au service des entrepreneurs et des investisseurs permet de répondre aux défis de développement et de transformation de nos clients.

Le poste :

Dans le cadre du développement de notre offre à temps partagé, nous recrutons un Office Manager H/F sur Valbonne.

Prêt(e) pour le décollage ?

Bras droit du dirigeant, vous serez garant de la gestion efficace des opérations administratives et du soutien logistique.

En lien avec l'expert-comptable et les cabinets conseils, vous intervenez auprès des entrepreneurs de manière transversale sur l'ensemble de la fonction support: Administratif, comptable, RH, ADV.

Véritable couteau suisse, vos missions et responsabilités sont clarifiées en fonction des besoins du client et peuvent s'orienter notamment autour de :

1. La gestion administrative des ventes :
   • Rédaction des contrats
   • Facturation
   • Comptabilisation des factures de ventes
   • Suivi des échéances clients et relance
2. La gestion des achats :
   • Achats de fournitures & matériels et gestion des factures associées
   • Gestion des fournisseurs & prestataires divers
   • Suivi des échéances & préparation des virements
   • Revue annuelle des contrats (Assurance, Téléphonie, Bureautique…)
3. La gestion du RH / social :
   • Juridique RH en appui avec le département social (entrées & sorties du personnel, contrats, visites médicales…)
   • Gestion du temps & modalités (congés payés, arrêts, télétravail...)
   • Gestion & contrôle de la paie
   • Aide au recrutement
   • Plan & suivi de formations
4. Marketing / communication :
   • Gestion des réseaux sociaux / site internet
   • Organisation de déjeuners et évènements
   • Gestion des déplacements
5. Business & facilities :
   • Assurer la maintenance des locaux en lien avec les prestataires
   • Relations syndics

Profil recherché :

Issu(e) d'une formation supérieure en gestion, vous disposez d'une première expérience réussie en Office Management ou sur des fonctions similaires.

Rigoureux(se), autonome, réactif(ve) et dynamique, vous aimez travailler en mode projet et de façon collaborative. Une excellente maîtrise de la suite Office et du logiciel Pennylane, un goût prononcé pour la diversité des tâches et la digitalisation ainsi qu'une approche comptable sont demandés. La maîtrise de l'anglais est un atout pour ce poste.

Doté(e) d'un bon relationnel, votre sens de l'organisation et la gestion des priorités, votre pragmatisme sont des qualités indispensables pour réussir votre mission.