Office Manager

Malherbe Paris; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une agence créative internationale recherche un(e) Office Manager pour gérer les opérations administratives et assurer le bon fonctionnement de l'agence. Ce rôle nécessite rigueur, organisation et anglais courant. Vous serez en contact étroit avec la direction et les ressources humaines. Ce poste en CDD est à pourvoir immédiatement à Paris.

Qualifications

• Formation BTS Assistant de Direction ou Hôte(esse) d’accueil Bac +2 / 3.
• Maîtrise des outils logiciels et bureautiques.
• Anglais courant indispensable.

Responsabilités

• Effectuer le dispatching du courrier et des colis.
• Assurer l'intendance de l'agence avec les prestataires extérieurs.
• Identifier les achats de matériel bureautique.
• Planification et suivi des Visites médicales des collaborateurs.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Polyvalence

Anglais courant

Formation

BTS Assistant de Direction / Hôte(esse) d’accueil Bac +2 / 3

Outils

Pack Office

Google Workspace

Description du poste

Présentation

MALHERBE PARIS est une agence créative indépendante et internationale (Paris, Shanghai et New York), à la croisée de l’art et du commerce, leader dans le design retail, l’hôtellerie et la création digitale. Nous collaborons avec les plus grandes marques mondiales sur des stratégies de design et de retail (Hennessy, Dior, Sephora, L’Occitane, Krug, Cartier, Mandarin Oriental, etc.). Cette vision s’applique à une multitude de secteurs du retail : hôtellerie et restauration, spas, cosmétiques, joaillerie, grands magasins, centres commerciaux, grande distribution, alimentation & boissons, travel retail, etc.

Pour en savoir plus : /

En tant que Office Manager, vous serez le point d’entrée de l’entreprise. Travaillant en étroite collaboration avec la direction, la comptabilité et les ressources humaines, vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement de l’organisation. Ce poste demande rigueur et organisation, souplesse et polyvalence, sens des priorités et du service, et une personnalité souriante, diplomate, discrète et disponible.

L’anglais courant est indispensable.

Type de contrat : CDD

Poste à pourvoir immédiatement

Localisation : Malherbe Paris, rue de Rome Paris.

MISSIONS

• Administratif – Effectuer le dispatching du courrier et des colis en provenance de l’extérieur, faire l’affranchissement du courrier et des colis au départ. – Gérer les coursiers, les livraisons, les envois Fedex… – Mettre à jour des documents administratifs (exemple liste téléphonique…) – Archiver et classer les documents, les dossiers… – Assister la direction administrative et financière
• Services généraux – Assurer l’intendance de l’agence avec les prestataires extérieurs (ménage, électricité, climatisation, hygiène, distributeur café / eau, copieurs couleurs, syndic …) – Gérer l’approvisionnement en fournitures de bureau et d’hygiène et des commandes diverses après accord et autorisation de la direction
• Gestion et suivi IT – Identifier les achats de matériel bureautique (ordinateurs et logiciels, mobilier…) après accord et autorisation de la direction – Piloter, suivi de la maintenance informatique hebdomadaire sur site avec notre prestataire – A l’arrivée et aux départs des collaborateurs : Mise en place et activation des différentes plateformes informatiques nécessaire aux collaborateurs (Gmail, Sigilium, Box …)
• Assistance Service RH – Planification et suivi des Visites médicales des collaborateurs – A l’arrivée et aux départs des collaborateurs : Mise en place et activation de la plateforme informatique Lucca (gestion des congés) nécessaire aux collaborateurs – Inscription et désinscription des collaborateurs à la mutuelle de l’entreprise

COMPÉTENCES

Formation BTS Assistant de Direction / Hôte(esse) d’accueil Bac +2 / 3

Administration / Compta / Gestion Sens de l’organisation, rigueur et polyvalence Maîtrise des outils logiciels et bureautiques (Pack Office, Suite Google Workspace…) Anglais courant indispensable