Office Manager

Les parfums MATIERE PREMIERE mettent en majesté un ingrédient naturel central, utilisé en grandes proportions. Aurélien Guichard, Co-Fondateur et Parfumeur Créateur, révèle la texture unique et les plus belles facettes de chaque matière dans une composition contemporaine, directe, au sillage inégalé. Plaçant l’excellence de la qualité au cœur de sa démarche, la Maison cultive ses propres roses et tubéreuses en agriculture biologique dans la région de Grasse.

Dans le cadre de sa croissance, la Maison MATIERE PREMIERE recherche un(e) Office Manager.

Rattaché(e) au département des Ressources Humaines et sous la supervision de la Head of HR, vous aurez pour mission d’assurer la gestion administrative et opérationnelle du bureau afin de garantir un environnement de travail à la fois efficace et agréable.

Responsabilités principales :

1. Organiser et coordonner les réunions et déplacements des fondateurs.
2. Gérer leur planning, leur agenda et leur courrier.
3. Préparer l’onboarding des nouveaux collaborateurs (commande du matériel informatique et téléphonie, préparation des espaces de travail, etc.).
4. Organiser les événements internes et les activités de team building : Xmas party, offsites, séminaires, afterworks.
5. Coordonner les événements tels que les welcome breakfast et la galette des rois.
6. Gérer le prestataire IT et le parc informatique (commande et suivi du matériel, gestion des retours, etc.).

Services Généraux :

1. Accueil :
2. Centraliser l’accueil des visiteurs en garantissant la sécurité des sites (contrôle d’accès des visiteurs et livreurs, mise en place de processus clairs tels que retrait des casques pour les livreurs, vérification des identités, etc.).
3. Assurer le relais de l’information auprès des interlocuteurs concernés par mail ou Teams.
4. Proposer un accueil chaleureux (thé, café, eau) et s’assurer que l’espace d’accueil reste propre et bien ordonné.
5. Courrier et colis :
6. Assurer la gestion du courrier entrant et sortant, ainsi que le dispatching des courriers et colis.
7. Garantir que la réception et l’envoi des colis soient traités de manière strictement professionnelle.
8. Assurer le suivi des fournitures, équipement et matériel de bureau ainsi que la gestion des commandes dans le respect des budgets alloués.
9. Préparer et organiser les réunions en veillant à la disponibilité du matériel nécessaire.

Maintenance et Logistique :

1. Assurer le contact direct avec les prestataires de services pour le suivi des prestations relatives aux bureaux, boutiques, et corners dans les grands magasins.
2. Gérer les contrats avec les fournisseurs de services (nettoyage, maintenance, etc.) sur tous les sites.
3. Superviser la maintenance des équipements et des infrastructures, et organiser les déménagements et aménagements des espaces de travail.