Office manager

ASSOCIATION DE FORMATION POUR LA COOPERA; Marseille; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation de formation et d'insertion sociale basée à Marseille recherche un(e) Attaché(e) de Direction pour assister la Direction Générale. Les responsabilités incluent la gestion administrative, la coordination de projets et la communication interne. Le candidat idéal doit avoir au moins 5 ans d'expérience et un diplôme de niveau Bac +2 ou Bac +3. Rejoignez-nous pour une mission enrichissante dans le secteur social.

Qualifications

• Expérience d'au moins 5 ans sur un poste similaire.
• Aisance relationnelle et excellente communication.
• Sens de l'organisation et rigueur.

Responsabilités

• Assister la Direction Générale dans la gestion administrative.
• Coordonner des projets confiés par la Direction.
• Participer aux actions de promotion de l’association.

Connaissances

Outils bureautiques et numériques

Collaboration avec diverses parties prenantes

Capacité à travailler en mode projet

Formation

Diplôme de niveau 5 (Bac +2) ou niveau 6 (Bac +3)

Description du poste

Overview

Envie de contribuer à une mission sociale et solidaire tout en développant vos compétences en tant qu’Attaché(e) de Direction ? Rejoignez-nous pour une expérience professionnelle enrichissante ! Notre organisme de formation et d'insertion socioprofessionnelle, acteur régional clé dans l'économie sociale et solidaire, accueille chaque année 10 000 personnes et compte 160 salariés. Nous opérons sur 8 territoires et 17 sites dans les Bouches-du-Rhône, le Var et le Gard, pour accompagner salariés, demandeurs d'emploi, apprentis, jeunes et adultes vers la qualification professionnelle et l'emploi. L’Attaché(e) de Direction aura pour mission d’assister la Direction Générale dans la gestion administrative et opérationnelle de l'association, en jouant un rôle central dans l'organisation des instances, la coordination des projets et la communication interne.

Responsabilités

• Assistance à la Direction : assurer l’accueil téléphonique et physique, gestion du courrier de la Direction Générale, préparer les instances et PV (CA, AG, comité management) et en assurer le suivi, préparer et suivre des dossiers d’aide à la décision, élaborer des tableaux de bord et des synthèses, assurer le suivi des dossiers administratifs et stratégiques en lien avec la Direction, coordonner des projets confiés par la Direction et assurer un reporting régulier, rédiger le rapport annuel d’activité en lien avec les responsables.
• Communication : coordonner l’organisation d’événements et de réunions, participer aux actions de promotion de l’association (site internet, réseaux sociaux), contribuer à la communication interne (newsletters, mailing d’information).
• Qualité : contribuer au pilotage de la Qualité (Qualiopi, labels) en lien avec la Direction Générale et les responsables opérationnels, assurer le suivi des indicateurs de performance en lien avec le Responsable Développement et Qualité et la Direction Générale, veiller au respect des normes et procédures internes.
• Logistique/Prévention & Sécurité : coordonner les besoins logistiques du siège (propreté, maintenance), faire le lien avec le service externe de solutions informatiques, suivre la mise à jour du Document Unique d'Évaluation des Risques Professionnels des sites, suivre les actions de prévention et assurer leur mise en œuvre avec les ressources humaines, organiser les visites de sécurité, contribuer à la sensibilisation des salariés aux obligations liées au RGPD.

Profil recherché

• Expérience et diplôme : titulaire d’un diplôme de niveau 5 (Bac +2) ou niveau 6 (Bac +3) et au moins 5 ans d’expérience sur un poste similaire.
• Compétences : maîtrise des outils bureautiques et numériques, capacité à travailler en mode projet, collaboration avec diverses parties prenantes.
• Qualités : aisance relationnelle, excellente communication, maîtrise rédactionnelle, sens de l’organisation, discrétion, rigueur, esprit d’équipe, proactivité.
• Autres : aptitude à travailler dans le cadre d’une structure associant formation et insertion socioprofessionnelle.

Expérience

• 2 ans d’expérience minimale est souhaitée pour ce poste.

Compétences

• Assurer la gestion administrative et financière d’une activité
• Assurer un accueil téléphonique
• Gestion administrative du courrier
• Planification des tâches et gestion des priorités

Savoir-être professionnels

• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Faire preuve d’autonomie

Informations complémentaires

• Qualification : Agent de maîtrise
• Secteur d’activité : Formation continue d'adultes

Employeur

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