Office Management - Support ADV H / F

Matchy; Levallois-Perret; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de services à Levallois-Perret recherche un(e) gestionnaire administratif(ve) pour optimiser les flux RH et administratifs. Vous serez en charge de la gestion quotidienne, du suivi des contrats fournisseurs, de la coordination logistique et de l'amélioration des process. La rigueur et une bonne maîtrise d'Excel sont essentielles. Le poste offre un environnement dynamique avec des interactions variées.

Qualifications

• Rigueur, autonomie et sens du détail.
• Aisance à interagir avec différents interlocuteurs (internes et externes).
• Capacité à structurer, organiser et améliorer les process existants.
• Esprit d'initiative : tu identifies ce qui manque et tu proposes.
• Bonne maîtrise d'Excel.

Responsabilités

• Assurer la gestion administrative et opérationnelle de l'entreprise.
• Suivi des CRA : vérification, relances, saisie.
• Gestion des contrats et commandes fournisseurs.
• Suivi des litiges avec prestataires.
• Gestion des coûts de licences.

Connaissances

Rigueur

Autonomie

Interagir avec différents interlocuteurs

Capacité à structurer et organiser

Bonne maîtrise d'Excel

Description du poste

Overview

Assurer la bonne gestion administrative et opérationnelle de l'entreprise au quotidien, en lien avec la direction, le groupe et notre agence à Marseille. Tu seras le point central pour fluidifier les échanges internes, garantir un suivi rigoureux des prestataires, optimiser les flux RH et administratifs, tout en contribuant à la structuration des process de l'équipe People.

Responsibilities

• Administration & ADV - Suivi des CRA (Contrats de Réalisation d'Activité) : vérification, relances, saisie, suivi des écarts
• Mise en place et suivi des contrats / commandes fournisseurs avec nos sous-traitants
• S'assurer de la bonne réception des commandes clients et ainsi que du respect des procédures de facturation de nos clients en lien avec le groupe
• Suivi et résolution des litiges avec nos prestataires
• Gestion de nos coûts de licences
• Office Management - Gestion du stock de fournitures et anticipation des besoins
• Suivi du matériel entreprise (attributions, renouvellements, réparations)
• Organisation logistique des déménagements, commandes, réception de matériel
• Amélioration continue des outils et documentation interne / process (template, procédure etc.)
• Support RH & People Ops - Rédaction et envoi des contrats RH (CDI, freelances, stagiaires)
• Préparation logistique et administrative des onboardings (accès, matériels, infos clés)
• Mise à jour des documents RH et support au suivi administratif des collaborateurs.
• Réalisation des changements de statut / autorisation de travail

Qualifications

• Rigueur, autonomie et sens du détail
• Aisance à interagir avec différents interlocuteurs (internes et externes)
• Capacité à structurer, organiser et améliorer les process existants
• Esprit d'initiative : tu identifies ce qui manque et tu proposes
• Bonne maîtrise d'Excel