Nantes Université recrute un.e secrétaire de direction (CAI/DAJ)

TN France; Nantes; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une université dynamique recherche un.e secrétaire de direction pour rejoindre son équipe à Nantes. Ce poste à mi-temps offre l'opportunité de travailler au cœur des affaires institutionnelles et juridiques, en collaboration avec la direction générale et divers services universitaires. Vous serez responsable de la gestion des agendas, de l'organisation des réunions, et de la rédaction de documents. Si vous êtes organisé.e, communicatif.ve et passionné.e par le monde académique, cette position est faite pour vous. Rejoignez une institution qui valorise l'engagement et l'innovation.

Qualifications

• Expérience en secrétariat de direction dans un environnement institutionnel.
• Compétences en gestion des agendas et organisation de réunions.

Responsabilités

• Assurer la tenue des agendas et organiser les réunions des responsables.
• Gérer les élections et la logistique des instances de gouvernance.

Connaissances

Gestion administrative

Communication

Organisation d'événements

Rédaction de documents

Mise à jour de sites web

Formation

Baccalauréat

Formation en secrétariat

Outils

Logiciel financier

Description du poste

Nantes Université recrute un.e secrétaire de direction (CAI/DAJ), Nantes

Université de Nantes

Le poste de secrétaire de direction est partagé à mi-temps entre la Cellule d’Appui aux affaires institutionnelles (rattachement hiérarchique) comprenant 3 agents et la Direction des Affaires juridiques comprenant 7 agents.
Dans le cadre de vos fonctions, vous serez amené à travailler en étroite collaboration avec la direction générale des services (Directrice, directeurs adjoints), le cabinet de la présidente, les élus et l’ensemble des pôles et services universitaires.

MISSIONS

Vous travaillerez au cœur des instances de Nantes Université, auprès de la Cellule des Affaires Institutionnelles, vous interviendrez en appui de la Directrice sur l’organisation des instances de gouvernance et les élections.
De même, vous travaillerez en appui du Directeur des Affaires Juridiques dont les missions, qui vont du conseil juridique, à la gestion du contentieux, en passant par la gestion des délégations de signature, sont diverses.

ACTIVITES PRINCIPALES

Vos activités en tant que secrétaire de direction, seront diverses :

• Secrétariat de direction des deux services :
• Assurer la tenue des agendas des responsables des services (DAJ et CAI) et organiser les réunions.
• Mettre à jour les pages web des services (DAJ/CAI)
• Passer les commandes courantes et saisir les factures sur le logiciel financier
• Rédiger des documents et mettre en forme des comptes-rendus
• Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
• Transmission des courriers et actes règlementaires
• Tenue et mise à jour des tableaux de bord
• Assurer le classement et l’archivage des dossiers.

• Gestion des instances :
• Publier le calendrier des instances centrales
• Assurer la bonne organisation des instances (rédaction et envoi des convocations ; préparation et diffusion des dossiers ; gestion des procurations etc.)
• Créer et tenir à jour les listes de composition des instances
• Assurer la préparation logistique et matérielle des instances

• Gestion des élections par voie électronique et/ou vote à l’urne :
• Participer à l’organisation des élections pour les instances centrales de gouvernance : préparation des arrêtés, affichages, contrôle des listes électorales, organisation matérielle des élections, opérations de dépouillement, etc.
• Être l’interlocuteur des services universitaires et des composantes pour toute demande d’information

• Gestion des affaires générales (DAJ) :
• Gestion administrative des dossiers d’assurance courants

Consultez le descriptif détaillé du poste ICI

• Date limite de réception des candidatures : 4 avril
• Date de la commission de recrutement : 4 avril
• Date de prise de fonctions souhaitée : Dès que possible