Meeting Event Coordinator

European School of Haematology; Paris; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une école européenne de renom recherche un coordonnateur de réunions pour organiser des événements scientifiques. Ce poste, en remplacement d'un congé maternité de 6 mois, vous offre l'opportunité de gérer des projets d'envergure tout en collaborant avec des experts internationaux. Vous serez responsable de la logistique, de la coordination des fournisseurs et de la communication avec les participants pour garantir le succès des conférences.

Prestations

5 semaines de congés annuels

Déplacements à l'étranger à prévoir

Qualifications

• 2 ans d'expérience minimum dans la coordination d'événements.
• Expérience dans une association médicale ou ONG est un plus.
• Capacités de communication et rédactionnelles essentielles.

Responsabilités

• Gestion de l'organisation d'événements scientifiques de A à Z.
• Coordination avec les fournisseurs et gestion des budgets.
• Assurer un suivi opérationnel et résoudre les problèmes en temps réel.

Connaissances

Pack Office

Anglais courant

Visio conférence

Formation

Niveau BAC

Description du poste

Meeting coordinator (domaine médical) Description du poste : Niveau : BAC 3 - 2 ans d'expérience minimum Remplacement congé maternité (6 mois) pouvant déboucher sur un CDI Salaire : selon profil 35h / semaine - 5 semaines congés annuel Déplacements à l’étranger à prévoir (Europe) Responsabilités : La responsabilité d’un meeting coordinator consiste à la prise en charge de A à Z de l’organisation d’un ou plusieurs événements scientifiques, sous la supervision de son responsable de service : incluant notamment les tâches suivantes : Assurer la gestion des projets (rétro planning des évènements / conférences, établissement des cahiers des charges et gestion des ressources humaines nécessaires (e.g. photographe, hôtesses)) coordonner toutes les opérations ; Assurer la bonne exécution opérationnelle des évènements / conférences en respectant le cahier des charges et les objectifs fixés ; Être force de proposition pour améliorer le succès de l'événement ; Préparer les budgets et en assurer le respect en collaboration avec le service comptabilité ; Gérer le budget évènements / conférences en négociant au mieux chaque dépense dans le cadre de l’enveloppe budgétaire confiée en collaboration avec le responsable de service ; Identifier, sélectionner, coordonner et négocier avec les prestataires (participer à la recherche de venues (hôtel / centre de congrès etc…))- site visits, en collaboration avec la responsable de service ; Gestion et suivi des contrats fournisseurs, notamment : → contrat hébergement : suivi des deadlines → logistique (suivi avec l’équipe technique A / V) ; Recherche et relance des sponsors et partenaires, et envoi des contrats aux dits partenaires. Et plus spécifiquement : Gestion des TC avec les chairs en vu du développement des programmes scientifiques ; Gestion des TC avec les reviewers pour sélections des abstracts, des bourses ; Gestions de la faculté : voyages, hébergement, collecte des abstracts, mise en forme des abstracts pour le Notebook, disclosure etc… ; Gestions des participants : accompagnement des participants lorsque questions, résultats des bourses, collecte des rapports scientifiques en vue d’être envoyés aux fondations / pharmas ayant délivré des bourses. Préparer les badges (participants, faculty, staff, corporate…) ; Approuver tous les aspects organisationnels avant le jour de l'événement / conférence ; Établir les plannings de présences des intervenants (en interne comme en externe) sur les évènements / conférences, coordonner et gérer les déplacements des collaborateurs ; Déplacement sur le lieu de l’évènement / de la conférence ; Superviser les fournisseurs onsite ; Mise en place de la conférence sur place; S’assurer que l'événement / conférence se déroule correctement et mettre tout en oeuvre pour résoudre les problèmes qui pourraient survenir ; Accueil des conférenciers et des participants ; Planifier un débriefing avec les chairs sur place ou en téléconférence après l'événement; Analyser le succès de l'événement et préparer des rapports ; Seconder les autres meeting coordinateurs en cas d’absences et en tant que binôme sur leurs conférences. En collaboration avec l’unité E-Dissemination / E-Learning : réviser et approuver la communication des évènements / conférences ; élaborer le plan d’actions et de communication en soutien à la stratégie marketing. Préparer les supports de communication (flyers, note book, posters, slides et autres supports), si besoin réalisation des maquettes et suivi avec l’imprimeur jusqu’à l’impression et la livraison ; Compétences : Pack Office Anglais courant Visio conférence (e.g. zoom) Qualités requises : Capacités de communication et capacités rédactionnelles Sens de l'écoute, diplomatie Curiosité intellectuelle Multitâches et capacité à travailler dans des délais serrés Réactif / réactive Organisé (e) Savoir travailler en équipe Expérience dans une association médicale / ONG, et / ou dans l’organisation d’évènements éducatifs : un plus

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