[IFPS] Gestionnaire administratif - Accueil

CH Guillaume Regnier; Rennes; Sur place; EUR 24 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution sanitaire à Rennes recherche un Gestionnaire administratif pour assurer l'accueil des usagers et la gestion des communications. Le candidat idéal doit avoir un diplôme en gestion administrative et une expérience dans l'accueil. Workplace is on-site only; flexible hours and a collaborative team environment are offered.

Qualifications

• Expérience professionnelle dans les domaines de l’accueil et de la gestion administrative.
• Connaissances des techniques d’accueil physique et téléphonique.
• Capacité à gérer ses émotions et son stress.

Responsabilités

• Assurer un accueil de qualité en orientant les usagers.
• Répondre aux appels téléphoniques et aux demandes du public.
• Participer à la démarche Qualité et à diverses réunions.

Connaissances

Accueil et diplomatie

Maîtrise de la langue

Utilisation d'outils bureautiques

Organisation

Capacité à travailler en équipe

Formation

Diplôme dans les domaines de la gestion administrative (niveau bac)

Outils

Word

Excel

Power Point

Description du poste

[IFPS] Gestionnaire administratif - Accueil, Rennes

Rennes, France

À propos de nous

Exercer au CHGuillaumeRégnier, c'est rejoindre une équipe de plus de 2700 professionnels composée de professionnels paramédicaux, de médecins, de professionnels administratifs, techniques et logistiques.

Aujourd'hui, le CHGR assure des missions de prévention, de diagnostic, de soins, de réadaptation, de réinsertion sociale, de recherche et d'enseignement. C'est 862 places sanitaires et médico-sociales et 734 lits d'hospitalisation complète, plus de 29000 usagers accompagnés et pris en charge sur le territoire Haute Bretagne.
Il occupe une place spécifique dans l'offre territoriale de soins, avec une offre de recours importante et une valence hospitalo-universitaire forte.

Le CHGR, en cohérence avec la politique de l'Agence Régionale de Santé (ARS), est au cœur des démarches partenariales sur son territoire avec les acteurs sanitaires, sociaux et médico-sociaux afin de prévenir et de limiter les ruptures de parcours des usagers. Le développement des alternatives à l'hospitalisation temps plein est inscrit dans ses orientations stratégiques et est un axe majeur.

Mission

MISSIONS GÉNÉRALES DU POSTE

L’agent administratif d’accueil assure deux missions principales:

- Recevoir, renseigner et orienter les usagers vers l'interlocuteur ou le service recherché.

- Répondre aux différents appels téléphoniques, renseigner le public et/ou orienter les appels téléphoniques en fonction de leur nature.

Missions communes

- Accueil des personnes (apprenants, intervenants, visiteurs,…)

- Accompagnement ou recherche des interlocuteurs dans les locaux,

- Information et conseil à des tiers (apprenants, intervenants, visiteurs,…) dans son domaine d'activité, en accueil physique et/ou téléphonique en respectant le secret professionnel

- Recueil/collecte de données ou informations spécifiques à son domaine d'activité

- Remise de badges, laissez- passer, dossier d'accueil, plans d'accès,....

- Réception et tri du courrier, distribution aux services ou personnes concernés

- Participation aux réunions de secrétariat, réunions institutionnelles, et autres événements institutionnels

- Encadrement ponctuel de stagiaires administratifs par délégation du responsable administratif et logistique

- Participation à la démarche Qualité

Missions spécifiques

Gestion en appui sur des dossiers spécifiques selon la répartition entre les 4 gestionnaires et l’intendance, en fonction de l’organisation de travail établie par le responsable administratif et logistique.

ACTIVITÉS PROFESSIONNELLES

Dans le cadre du projet pédagogique de l’Institut, l’agent administratif d’accueil est chargé d’assurer la qualité d’accueil en collaboration avec l’équipe administrative, pédagogique et l’intendance. Il rend compte de son activité au responsable administratif et logistique.

Profil

APTITUDES - COMPÉTENCES

SAVOIRS :

- Maîtrise de la langue : orthographe, vocabulaire, syntaxe

- Techniques d’accueil physique et téléphonique

- Connaissances à acquérir dans le champ législatif règlementant les formations dispensées par l’IFPS.

- Connaissance de la démarche Qualité et/ou de la certification.

SAVOIR FAIRE :

- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics

-Utiliser les outils et logiciels de bureautique (Word, Excel, Power Point, internet)

- Rédiger et mettre en forme un document : courrier, compte-rendu, dossier…

- Organiser et prioriser ses activités

- S’inscrire dans la démarche Qualité de l’IFPS: modèles, procédures et méthode de classement

- Rendre compte à sa hiérarchie en fonction des priorités

- Respecter la confidentialité liée à la connaissance des dossiers

- Favoriser la circulation de l’information en collaboration avec ses collègues et l’équipe pédagogique

- Identifier/analyser des situations d'urgence spécifiques à son domaine de compétence et définir les actions

APTITUDES :

- Relationnelles : accueil et diplomatie

- Organisationnelles : anticipation, rigueur méthodologique et rapidité dans l’exécution des tâches

- Adaptabilité à l’imprévu et aux priorités

- Esprit d’équipe et d’entraide

- Capacités à apprendre et à développer de nouvelles compétences

- Capacité à renseigner des personnes au regard de son métier

- Aptitude à s'exprimer en face-à-face auprès d'une ou plusieurs personnes ou en public

- Gérer ses émotions, son stress

CONDITIONS A REMPLIR

- Qualification : diplôme dans les domaines de la gestion administrative (niveau bac)

- Expériences professionnelles dans les domaines de l’accueil et de la gestion administrative

LIEN HIERARCHIQUE

L’agent administratif d’accueil exerce sa fonction sous l’autorité et la responsabilité de l’adjoint des cadres responsable administratif et logistique et du Directeur de l’IFPS

LIEN FONCTIONNEL

Coordination avec ses collègues gestionnaires administratifs de promotion, les formateurs, les responsables pédagogiques, l’intendance, la documentation et la cellule d’appui numerique.

CONDITIONS D’EXERCICE

- 7h30 + 45 minutes de pause repas par jour de travail effectif, modulable selon les activités de l’IFPS

- Créneau horaires à déterminer : 8h15 -16h30 / 8h30-16h45 / 8h45-17h00 / 9h00 - 17h15

- Le poste n’est pas ouvert au télétravail, du fait de sa specificité d’accueil physique