Hôtesse d’accueil - Secrétaire

Détails de l'offre

Famille de métiers: Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s): Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s) Ouvert aux contractuels: Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires. Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail: Temps complet

Rémunération indicative: Rémunération statutaire + Régime indemnitaire + Prime annuelle + CNAS + Part. Employeur santé/prévoyance

Descriptif de l'emploi

La commune de Donzère recherche son hôtesse d’accueil – secrétaire pour rejoindre son équipe. Ce poste implique un accueil physique et téléphonique du public, où vous serez le premier point de contact pour nos usagers. Vous devrez faire preuve d'amabilité, de clarté dans vos communications et adapter votre intervention en fonction des besoins de chacun.

Missions / conditions d'exercice

• Accueil physique et téléphonique du public :
• Accueillir le public avec amabilité
• Prendre des messages et les transmettre au service concerné
• S'exprimer clairement et reformuler les demandes
• Favoriser l'expression de la demande
• Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
• Appliquer les règles de communication et de protocole
• Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
• Mettre en relation des correspondants
• Gérer les situations de stress et réguler les tensions
• Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
• Conserver neutralité et objectivité face aux situations
• S'adapter aux publics de cultures différentes
• Adapter son intervention aux différents publics
• Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité
• Renseignement et orientation du public :
• Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
• Présenter des documents d'information et de communication
• Gérer un planning de réservation de salles et de véhicules
• Orienter vers les personnes et services compétents
• Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
• Aider à rédiger des documents administratifs
• Gestion et affichage d'informations :
• Réaliser des scans et photocopies
• Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services
• Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations
• Gestion administrative des festivités communales, des salles et du matériel en prêt :
• Déclarations en lien avec les festivités communales et gestion des organismes nationaux (GUSO, SACEM, SPRE, assurances)
• Réceptionner, enregistrer et planifier les demandes des salles et du matériel en prêt
• Gestion courrier départ et stock fournitures administratives :
• Enregistrement et gestion du courrier départ
• Commande des fournitures de bureau et gestion du stock

Profils recherchés

• Formation initiale dans les domaines de la gestion administrative, du secrétariat (transmette la copie du/des diplôme(s))
• Capacité à recueillir et à transmettre les informations
• Qualités relationnelles, patience, empathie, sens du service public
• Discrétion, autonomie
• Goût du travail en équipe
• Méthode et rigueur, sens de l’organisation
• Disponibilité, réactivité et dynamisme
• Horaires fixes (travail un samedi par mois par roulement)