Hôtesse d'Accueil (h/f)

cdg69; Île-de-France; Sur place; EUR 26 000 - 33 000; Plein temps

Résumé du poste

Une mairie de Seine-Saint-Denis recherche une hôtesse d'accueil (H/F) pour la gestion des demandes des usagers et l'accueil lors de cérémonies. Ce poste à temps complet requiert rigueur, autonomie et un sens aigu du service public. Une bonne connaissance de l'organisation municipale et une maîtrise des outils informatiques sont essentielles.

Qualifications

• Expérience d'accueil souhaitée.
• Capacité à identifier et recueillir des informations.
• Intérêt pour les projets de la Mairie.

Responsabilités

• Accueillir les usagers et identifier leurs demandes.
• Assurer la tenue du standard de la Mairie en backoffice.
• Participer à des cérémonies et réceptions.

Connaissances

Comprendre

Bonne présentation

Rigueur

Autonomie

Confidentialité

Sens du service public

Maîtrise des outils informatiques

Outils

Arpège

Standard

Description du poste

Hôtesse d'Accueil (h/f), Seine-Saint-Denis

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Adjoint administratif, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint adm. principal de 1ère classe

Ouvert aux contractuels : Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires. Un contractuel peut être recruté pour les besoins des services ou en raison de la nature des fonctions, lorsqu'aucune candidature de fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail : Temps complet

Télétravail : Non

Management : Non

Expérience souhaitée : Confirmé

Descriptif de l'emploi

En alternance avec la tenue du standard en Backoffice ou en même temps (en cas d’absence de votre binôme), vous assurez la tenue de l’accueil central de la Mairie.

Missions / conditions d'exercice

• Accueillir les usagers et identifier leur(s) demande(s),
• Renseigner les personnes et les orienter ou les accompagner vers l’interlocuteur, le service ou le lieu demandé,
• Réception des réponses aux appels d’offres et remise de récépissés de dépôt,
• Contrôler l’accès et la circulation des personnes au sein de la Mairie,
• Donner les formulaires à remplir et les listes de documents en lien avec une demande précise (inscriptions scolaires, activités périscolaires, demande de passeport…),
• Ouverture et tri du courrier du service Accueil Population,
• Délivrance des tickets pour l’accès aux différents guichets,
• Aide ponctuelle à d’autres services pour la mise sous plis de documents,
• Traitement des demandes d’actes d’état civil (saisie dans l’application métier, édition et envoi),
• Saisie des dossiers CNI/Passeports dans l’application métier,
• Alerter la responsable en cas d’attente prolongée des usagers sans motif apparent.

MISSIONS RELATIVES À L’ACCUEIL TÉLÉPHONIQUE : En alternance avec l’accueil physique ou en même temps (en cas d’absence de votre binôme), vous assurez la tenue du standard de la Mairie en backoffice.

• Réceptionner les appels téléphoniques et les orienter vers les interlocuteurs demandés ou prendre des messages,
• Identifier les demandes en posant les questions pertinentes.

MISSIONS RELATIVES AUX CÉRÉMONIES ET RÉCEPTIONS : Ponctuellement, vous pouvez être amené(e) à participer à des cérémonies et réceptions organisées par le service des « Relations Publiques » ou par le service « Élections ».

• Accueil des participants,
• Appel au micro des personnes concernées par la remise d’une médaille, d’un document ou autres…
• Aide au service lors de certaines réceptions.

RELATIONS FONCTIONNELLES :

• Relation directe et permanente avec les usagers,
• Collègues de la direction de l’Accueil Population et de l’ensemble des autres services municipaux,
• Élus

Profils recherchés

QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES :

• Comprendre, identifier, recueillir des informations,
• Bonne présentation et ouverture d’esprit,
• Savoir poser les bonnes questions pour orienter au mieux,
• Rigueur, autonomie, efficacité, neutralité, devoir de confidentialité, sens aigu du service public,
• Très bonne connaissance de l’organisation de la Mairie et des missions attribuées aux différents services,
• Bonne connaissance de la ville,
• Intérêt permanent porté aux évolutions, changements et projets mis en place par la Mairie,
• Maîtrise des outils informatiques et des logiciels métiers (Arpège, standard),
• Adaptabilité lors des amplitudes de travail ponctuelles (scrutins électoraux, période des vœux),
• Assurer par roulement les permanences le samedi matin.