[HCL / INSTITUTS DE FORMATION]Secrétaire IFSI Esquirol

L'institut de formation aux carrières de santé secteur Est comprend :

• l'Institut de Formation d’Ambulanciers,
• l'Institut de Formation de Manipulateurs d’Electroradiologie Médicale,
• l'Institut de Formation en Soins Infirmiers,
• l'Institut de Formation d’Aides-Soignants,
• le Centre de Documentation

L’institut de Formation en Soins Infirmiers Esquirol est situé 3-5 avenue Esquirol - Lyon 3.

Il assure la formation d’étudiants infirmiers sur 3 ans.

• Capacité d’accueil: 180 étudiants infirmiers par promotion.
• Ressources humaines: 26 ETP formateurs et 4,75 ETP secrétaires.

Sous la responsabilité de la directrice et des Cadres Supérieurs de Santé, la secrétaire participe à la gestion administrative, financière et pédagogique des instituts de formation en soins infirmiers ainsi qu’à l’accueil et à l’information des étudiants.

Missions et activités :

• Participation à la gestion administrative de l’IFSI, en collaboration avec l’équipe de secrétaires.
• Gestion des dossiers de prise en charge financière de la formation infirmière sous la responsabilité de la directrice et en lien avec la responsable de la Régie.
• Participation à la mise en œuvre du dispositif de formation: évaluation, gestion de stage, certification, suivi du présentéisme des étudiants.
• Participation à la mise en œuvre de la démarche qualité, gestion des risques au travers de la saisie et du suivi d’indicateurs.
• Participation à l’organisation des instances de la gouvernance de l’IFSI en lien avec la directrice et la secrétaire de direction.
• Gestion des modalités d’admission en IFSI en lien avec la directrice et le cadre supérieur.
• Participation aux réunions institutionnelles à la demande de la direction.
• Participation au roulement des permanences téléphoniques et physiques des secrétariats d’accueil.

Compétences et qualités requises :

• Organisation et anticipation.
• Discernement.
• Collaboration, sens de l’équipe.
• Adaptation.
• Intérêt pour la pédagogie.
• Maitrise de l’orthographe et de la syntaxe.
• Compétences relationnelles.
• Fiabilité.
• Rigueur.
• Discrétion.

Pré requis :

• Maîtrise informatique Word, Excel, PowerPoint.
• Maitrise du logiciel Outlook.
• Niveau de maitrise informatique: confirmé.
• Connaissance du logiciel WIN souhaitée.

Diplômes et/ou qualifications requises :

• BTS Gestion Administrative.

Conditions de travail :

• Temps plein.
• Permanence téléphonique à assurer à tour de rôle au sein de l’équipe du secrétariat.
• Repos fixes avec une variabilité ponctuelle en fonction d’évènements institutionnels particuliers (concours, forums…).
• Possibilité de télétravail.
• Congés et RTT priorisés sur les congés scolaires des étudiants et accordés selon les nécessités de service.

Pour les professionnels titulaires de la fonction publique, le poste est à pourvoir par voie de mobilité interne, mutation ou détachement.

Pour les professionnels non-titulaires, le poste est à pourvoir en CDD avec possibilité de mise en stage rapide afin d’accéder au statut de la fonction publique.