[HCL / DRHF]Agent d'accueil (H/F)_ service de médecine statutaire

HOSPICES CIVILS DE LYON; Brignais; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Les HOSPICES CIVILS DE LYON recrutent un adjoint administratif pour le Service de Médecine Statutaire, chargé de la gestion des dossiers médicaux et d'accueillir les agents. Ce poste à plein temps exige une connaissance de l'environnement hospitalier, des compétences relationnelles, et une maîtrise des outils bureautiques. Il inclut des missions variées, telles que le suivi des visites médicales et l'organisation des dossiers. Ce rôle est essentiel pour le bon fonctionnement du service et l'assistance des médecins et agents.

Prestations

15 jours de RTT annuellement

28 jours de congés annuels

Qualifications

• Connaissance de l’environnement hospitalier et de l’institution HCL.
• Qualités relationnelles et sens de l’accueil.
• Maîtrise des outils bureautiques standards.

Responsabilités

• Accueil téléphonique et orientation des agents.
• Gestion des visites d’aptitude et de contrôle.
• Numérisation des documents et création de dossiers médicaux.

Connaissances

Connaissance de l’environnement hospitalier

Qualités relationnelles

Maîtrise des outils bureautiques

Capacité d’organisation

Rigueur

Adaptabilité

Outils

Word

Excel

Outlook

Description du poste

Le Service de Médecine Statutaire (SMS) est rattaché à la Direction des Ressources Humaines et de la Formation (DRHF). Il est localisé sur le site du Centre Hospitalier Lyon-Sud, à St Genis Laval, secteur Ste Eugénie.

Ce service sera amené à déménager mais la date est encore incertaine.

CARACTERISTIQUES GENERALES DU SERVICE

Le Service de Médecine Statutaire (SMS) gère les dossiers médico-administratifs de l’ensemble du personnel non médical des HCL (18 000 agents).

Dans ce cadre, le SMS est chargé de tous les examens qui requièrent, de façon réglementaire, l’avis d’un médecin conseil agréé, soit :

• Les avis d’aptitude à la Fonction Publique lors des visites de recrutement, mise en stage, titularisation, entrée aux écoles, prolongation d’activité ;

• Le contrôle médical ;

• L’attribution de Congés de Longue Maladie (CLM), Congés de Longue Durée (CLD), Congés de Grave Maladie (CGM), disponibilités pour raisons médicales, retraites pour invalidité ;

• L’imputabilité et la réparation des accidents de service et maladies professionnelles, en application de la législation relative au Congé d’Invalidité Temporaire Imputable au Service ;

L’équipe du SMS, est constituée de :

• 4 médecins conseils agréés, généralistes

• 1 médecin psychiatre

• 1 psychologue

• 2 IDE

• 6 administratifs (secrétaires médicales et adjoints administratifs)

• 1 cadre chargée de mission RH et de gestion administrative

DEFINITION GENERALE DE LA FONCTION

L’Adjoint administratif :

• Est placé sous l’autorité hiérarchique et fonctionnelle du Médecin chef de service et du Cadre administratif du service.

• Contribue, par la continuité d’une présence physique et téléphonique et par la transmission des informations, au bon fonctionnement du service.

PRINCIPALES MISSIONS

Accueil téléphonique du service

Accueil et orientation des agents lors de leurs visites médicales

Réception et distribution du courrier

Gestion du courrier au départ

Numérisation des documents reçus

Création des dossiers médicaux informatisés des agents

Gestion des visites d’aptitude et de contrôle (contacts avec les bureaux du personnel, prise de rendez-vous, édition et numérisation des documents nécessaires, suivi des visites en cours, relations avec les archives centrales)

Envoi des conclusions aux bureaux du personnel et archivage dans dossier informatique de l’agent

Les activités et tâches relatives au poste peuvent être amenées à évoluer selon l’organisation et les besoins du service et un projet de migration informatique est en cours auquel l’adjoint administratif sera appelé à se mobiliser

PRINCIPAUX INTERLOCUTEURS

Médecins conseils agréés du service

Bureaux du personnel de tous les établissements HCL

DRHF

Agents des HCL ou d’autres fonctions publiques

Autres structures externes aux HCL

COMPETENCES ET QUALIFICATIONS REQUISES

Connaissance de l’environnement hospitalier et de l’institution HCL

Qualités relationnelles et sens de l’accueil

Aptitude à la polyvalence et au travail en équipe

Maîtrise des outils bureautiques standards : Word, Excel, Outlook, internet...

Compétences informatiques souhaitées ou à développer avec formation sur le logiciel métier CHIMSMS

Capacité d’organisation, de transmission et de gestion des priorités

Implication dans la réflexion et mise en oeuvre de l’évolution des pratiques

Rigueur dans le traitement des demandes et gestion des dossiers.

Adaptabilité et disponibilité

Auto-évaluation constructive

CONDITIONS DE TRAVAIL

Poste à temps plein, 37 h 30 par semaine, classé à repos fixes et soumis au pointage

15 jours de RTT annuellement et 28 CA

Horaires à déterminer en accord avec le binôme sur une amplitude horaire : 7h30h-17h30, à adapter lors des périodes de congés

Ce profil de poste peut être sujet à modification en fonction de l’évolution des organisations de travail et des activités.

• Pour les professionnels titulaires de la fonction publique, le poste est à pourvoir par voie de mobilité interne, mutation ou détachement.

• Pour les professionnels non-titulaires, le poste est à pourvoir en CDD avec possibilité de mise en stage rapide afin d’accéder au statut de la fonction publique.