Gestionnaires administratif et scolarité (F/H)

Lamacompta; Montpellier; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

L'Université de Montpellier recrute des gestionnaires administratifs pour assurer la gestion administrative et répondre aux besoins d'organisation. Ce rôle implique des activités variées, allant de l'accueil des usagers à la gestion de documents, tout en bénéficiant d'une riche gamme d'avantages comme le télétravail et le soutien à la parentalité.

Prestations

Développement des compétences

Congés et télétravail

Activités sportives et culturelles

Soutien à la parentalité

Qualifications

• Connaissance des techniques de gestion administrative et secrétariat.
• Compétences avancées sur Office (Word, Excel).
• Excellentes compétences en communication orale et écrite.

Responsabilités

• Accueillir et orienter les usagers (étudiants, enseignants, etc.).
• Saisir et mettre à jour des bases de données.
• Organiser administrativement les examens et les réunions.

Connaissances

Gestion administrative

Communication

Organisation

Utilisation de la suite Office

Outils

Move'on

Apogée

Description du poste

Description

RESPONSABILITÉS : L'objectif de ce recrutement est, dans un premier temps, de constituer un vivier de candidats qui sera transmis aux différentes structures de l'Université ayant des besoins de recrutement. Cette offre décrit les activités principales attendues pour les postes à pourvoir. En intégrant ce vivier, le/la candidat(e) pourra être contacté(e) par les différentes structures pour un entretien.

Mission principale :

Réaliser des opérations de gestion administrative dans le domaine d'activité de la structure d'affectation.

Activités :

Les gestionnaires administratifs ou de scolarité réalisent tout ou partie des activités suivantes, selon leur affectation :

• Accueillir, informer et orienter les usagers (étudiants, enseignants, visiteurs, personnels administratifs, chercheurs...)
• Saisir, mettre en forme, reproduire et diffuser des documents divers (administratifs, pédagogiques, courriers, rapports, bilans, comptes-rendus...)
• Créer des documents d'information, alimenter des pages web, etc.
• Assurer des tâches de secrétariat courantes (gestion d'agendas, boîtes mails, organisation des déplacements...)
• Retranscrire des informations orales à l'écrit
• Appliquer la réglementation dans son domaine d'activité
• Saisir et mettre à jour des bases de données et tableaux de bord
• Participer à l'organisation de réunions, séminaires, rencontres.

Activités spécifiques aux gestionnaires de scolarité :

• Gérer les inscriptions administratives et/ou pédagogiques sur le logiciel interne APOGEE
• Délivrer des documents administratifs (relevés de notes, attestations, etc.)
• Instruire les demandes d'équivalences, validations, transferts
• Suivre les conventions de stage
• Organiser administrativement les examens (reprographie, anonymat, surveillance...)

PROFIL RECHERCHÉ :

Savoir :

• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
• Connaissance du fonctionnement des établissements de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche
• Notions sur le fonctionnement institutionnel de l'Université

Savoir-faire :

• Utiliser des fonctionnalités avancées d'une messagerie et de la suite Office (Word, Excel)
• Maîtriser des applications internes (Move'on, Apogée, etc.)
• Utiliser des outils collaboratifs à distance
• Rédiger des documents de travail

Savoir-être :

• Gérer la confidentialité
• Avoir de bonnes capacités d'organisation, de rigueur et de méthode
• Excellentes compétences en communication orale et écrite

Pourquoi nous rejoindre ?

Rejoindre l'Université de Montpellier, c'est bénéficier de nombreux avantages : dispositifs de développement des compétences, congés, télétravail, restauration, aides sociales, activités sportives et culturelles, soutien à la parentalité, etc.