Gestionnaire scolarité / job été h/f

CY CERGY PARIS UNIVERSITE; Palaiseau, Cergy; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une opportunité passionnante au sein d'un établissement d'enseignement supérieur dynamique, où vous jouerez un rôle clé dans la gestion des candidatures et des inscriptions. En tant que membre essentiel de l'équipe, vous serez responsable de l'accueil des étudiants et de l'amélioration des processus administratifs. Ce poste offre une chance unique de contribuer à la transformation d'un campus en pleine évolution, tout en bénéficiant d'un environnement de travail stimulant. Si vous êtes organisé, polyvalent et passionné par le service public, nous vous invitons à postuler pour rejoindre cette aventure enrichissante.

Prestations

52 jours de congés payés par an

Remboursement de 75% des transports en commun

Participation à la complémentaire santé

Qualifications

• Connaissance des techniques d'accueil et service public.
• Maîtrise de la suite Office et outils de communication.
• Capacité à travailler en autonomie et respecter les consignes.

Responsabilités

• Instruire les dossiers de candidature et suivre les inscriptions.
• Améliorer le fonctionnement du service de scolarité.
• Accueillir et informer le public sur les questions de scolarité.

Connaissances

Techniques d'accueil des usagers

Rédaction et expression orale

Recherche et traitement de l'information

Maîtrise de la suite Office

Planification et respect des délais

Formation

Diplôme de niveau équivalent à la catégorie C

Outils

Outils de messagerie

Outils de visioconférence

Description du poste

Placé(e) sous l’autorité de la cheffe de service, l'agent assure des activités en matière de scolarité entre le service et les différents acteurs internes : directions, UFRs, instituts et écoles. Il participe à son échelle à l'atteinte des objectifs des directions Formation et Vie étudiante dans un contexte plus large de transformation en grand établissement, du nouveau contrat de site et des évolutions engagées par la création d'une école universitaire des premiers cycles et le développement d'un campus à l'international

- Instruire les dossiers de candidature et en assurer le suivi en étroite collaboration avec la composante dont il assure la gestion et sous l’autorité fonctionnelle de la responsable du pôle candidatures

- Piloter à son échelle, la gestion d’un portefeuille de dossiers d’étudiants avec la composante/ufr dont il est le référent et effectuer les inscriptions dans Apogée sous l’autorité fonctionnelle de la responsable du pôle inscriptions

- Améliorer le fonctionnement du service de la scolarité et l'accompagner dans les changements

ACTIVITES PRINCIPALES

- Accueillir et informer le public sur les questions liées à la scolarité et particulièrement sur celles liées aux inscriptions administratives

- Participer activement à la préparation des inscriptions administratives ainsi qu’à la rédaction des procédures

- Réaliser les inscriptions administratives dans Apogée

- Assurer le suivi des dossiers d'inscriptions (transferts, remboursements, situations universitaires, annulations, réorientations, certificats de scolarité, CMS, conventions...)

- Effectuer les corrections des anomalies liées aux enquêtes ministérielles (enquêtes 20 et 45) de la composante dont il assure la gestion

- Effectuer les corrections des anomalies de la contribution de vie étudiante et de campus (CVEC)

- Tenir à jour les tableaux de bord et les documents de la composante dont il assure la gestion

- Former les vacataires inscriptions affectés à la composante dont le gestionnaire est le référent et assurer le suivi de leurs activités

- Assurer la suppléance de la régie de recettes

- Assurer la suppléance de la référente pour les cartes multiservices

- Apporter son appui aux différents activités du service autant que nécessaire à la demande du chef de service

COMPETENCES

- Connaissance des techniques d'accueil des usagers du service public

- Maîtrise de la rédaction et de l'expression orale. Capacité à produire des indicateurs

- Savoir rechercher l’information, la vérifier, la traiter et la classer

- Maîtrise de la suite Office et des outils de messagerie et visioconférence

- Savoir planifier son activité et respecter les délais

QUALITES

- Discrétion (accès aux données et informations personnelles des étudiants)

- Avoir le sens du service aux usagerset savoir accueillir les publics de façon bienveillante

- Avoir une écoute adaptée pour prendre en compte les demandes des différents interlocuteurs

- Capacité organisationnelle, sens des responsabilités, rigueur, esprit logique

- Etre capable de travailler en autonomie tout en respectant les consignes hiérarchiques

- Capacité à rendre compte de son activité de manière synthétique et spontanée

- Disponibilité et nécessité d'une grande polyvalence et résistance au stress (accueil d’un public très nombreux et amplitude horaire importante lors des campagnes de candidatures et d’inscriptions).

CONDITIONS DE TRAVAIL

• CDD de 4 mois, ouvert aux contractuels (poste catégorie C)

• Poste à pourvoir dès le 16 juin 2025 jusqu'au 16 octobre 2025

• Basé sur Cergy

• 38h35 hebdomadaires

• 52 jours de congés payés par an

• Remboursement abonnement transports en commun trajet domicile-travail 75%

• Participation employeur à la complémentaire santé à hauteur de 15 € par mois

• Grille de la fonction publique d'état (Catégorie C) : 1500€ net par mois