Gestionnaire Scolarité examens référent alternance

Université d'Angers; Angers; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

L'Université d'Angers recherche un gestionnaire administratif pour les Masters en apprentissage et formation initiale. Le candidat sera responsable de la contractualisation, des inscriptions, et du suivi des étudiants. Ce poste en CDD de 36 mois offre une rémunération brute mensuelle entre 1836€ et 1850€, avec une date de démarrage souhaitée fin août/début septembre 2025.

Qualifications

• Diplôme minimum requis: BAC.
• Maîtrise des logiciels de gestion administrative.
• Capacité à gérer les demandes d'information.

Responsabilités

• Assurer la gestion administrative des Masters en apprentissage et formation initiale.
• Contrôler l'assiduité des apprentis et gérer les inscriptions.
• Participer aux examens et gérer les absences.

Connaissances

Gestion administrative

Communication

Organisation

Formation

BAC

Outils

Apogée

Yparéo

Arexis

Avenioweb

Description du poste

Assurer la gestion administrative des Masters en apprentissage (3 M2 et 2 M1) :

• La contractualisation: réception de la promesse embauche signée par l’entreprise, relations Entreprise (informations sur la règlementation, dates d’exécution de contrat, rémunération, calendrier...), envoyer du lien vers le formulaire en ligne permettant de définir les futures missions de l’apprenti, transmettre le formulaire complété au responsable de formation pour validation des missions, transmettre le CERFA modifiable pré-rempli à l’entreprise, ainsi que la notice du CERFA, le guide employeur de l’année en cours et le calendrier de la formation concernée, envoyer le lien Net Yparéo à l’apprenti pour pré-inscription sur Yparéo, transmettre le CERFA signé par l’entreprise et l’apprenti au CFA pour enregistrement et édition de la convention de formation, en mettant en copie la référente alternance concernée, enregistrer le CERFA signé, déposer sur Cloud CFA du fichier des apprentis admis et dont les missions ont été validées pour enregistrement des contrats sur Yparéo.

• Inscriptions administratives des apprentis: réaliser les inscriptions administratives des étudiants suite à leur recrutement via la plateforme Mon Master pour les apprentis en Master 1.

• Contrôle de l’assiduité des apprentis: éditer chaque semaine les feuilles d’émargement pour chacune des formations, saisir les absences sur le module d’absence sur l’ENT et le logiciel Yparéo, éditer les relevés d’absence mensuels, transmettre les relevés d’absence mensuels aux employeurs.

• Suivi de l’alternance: paramétrer la plateforme Arexis à la mi-juin, mettre en ligne des documents du LEA (Livret électronique de l’Alternant), paramétrer les délais de remplissage des fiches de chaque LEA, importer en début d’année universitaire les données des apprentis admis et les fiches missions validées par les responsables de formation, puis au fur et à mesure que les fiches missions sont validées, affecter les tuteurs enseignants de chaque apprenti, gérer les problèmes de connexion entre les 3 parties, s’assurer que les LEA soient opérationnels pour leur lancement. Réaliser des exports et 1 synthèse des LEA afin d’en assurer le suivi tout au long de l’année universitaire

• Rupture du contrat d’apprentissage: transmettre les 3 formulaires complétés par l’apprenti et l’entreprise auprès du CFA pour enregistrement de la rupture sur Yparéo, mettre en place le statut stagiaire de la formation professionnelle (SFP) qui leur permet d’avoir une couverture sociale, saisir la rupture sur Arexis afin de clore le LEA, télécharger le LEA cloturé pour archivage.

Assurer la gestion administrative des Masters en formation initiale (2 M1 et 1 M2):

• Assurer le recrutement des futurs étudiants: réceptionner les dossiers de candidature, établir un planning des entretiens de recrutement, en collaboration avec les responsables des formations. Réserver les salles, convoquer les candidats et informer les candidats, vérifier et suivre les dossiers de candidatures des candidats.

• Saisir et mettre à jour les données dans l’application Apogée: réaliser les inscriptions administratives, saisir les informations dans le logiciel apogée et éditer la carte étudiant, accueillir, informer, orienter et renseigner les étudiants de la Faculté: en présentiel, par téléphone et par courrier électronique.

• Assurer les examens des formations dédiées: appliquer la réglementation imposée dans le domaine d’activité connaître les Modalités de contrôle des connaissances, gérer les absences sur l’ENT et le FUA, gérer les épreuves des formations dédiées: collecter les sujets et les dupliquer, préparer le matériel nécessaire aux épreuves, éditer les PV de salle et les listes d’émargement, convoquer les surveillants et les étudiants, éditer les relevés de notes, procéder à l’affichage web des relevés de notes pour téléchargement par les étudiants et affichage papier, réinscriptions ou inscriptions en année supérieure, éditer les attestations de réussite (sur demande), éditer les diplômes.

Activités annexes :

• Rechercher dans les archives suivant les demandes particulières d’anciens étudiants

• Renseigner les étudiants et les aider dans leurs démarches administratives et pédagogiques en présentiel, par téléphone

• Répondre par mail aux diverses demandes des étudiants et des enseignants

• Participer aux évènements UA et de l’ESTHUA: JPO, rentrée solennelle, cérémonie de remise des diplômes.

• Archiver des documents N-1 via le logiciel Avenioweb

• Informer et rendre compte au responsable du service Licence

Savoirs :

• Connaissance du fonctionnement de l’université

• Connaissance de la réglementation afférente à la scolarité.

• Connaissance des formations proposées par la composante

Savoir-faire :

• Maîtriser les logiciels Apogée Modules IA/IP, CELCAT (consultation), Arexis, Yparéo, Avenioweb, Amétys et les principaux outils bureautiques (traitement de texte, tableau, logiciel de messagerie, navigateur, webcam).

• Maîtriser les techniques de gestion administrative et de secrétariat

• Savoir analyser et gérer les demandes d’information(écoute, reformulation, compréhension)

• Être méthodique dans l’organisation de son travail et savoir hiérarchiser les tâches

• Savoir suivre les procédures et appliquer la réglementation

• Savoir rechercher l’information

Savoir-être :

• Savoir communiquer et s’adapter à son interlocuteur (enseignants, étudiants, collègues).

• Avoir le sens de l’accueil et du service public.

• Être discret, gérer la confidentialité des informations et des données.

• Savoir travailler en équipe

• Être disponible, savoir réagir à des situations données

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Poste ouvert aux contractuels uniquement et en mobilité interne

Catégorie/corps: B

Diplôme minimum requis : BAC

Type de contrat:CDD Durée du contrat: 36 mois, jusqu'au 31/08/2028

Date de démarrage souhaitée : Fin août/Début septembre 2025

Rémunération brute mensuelle: Entre 1836€ et 1850€ (selon grille et expériences)

Quotité de travail: 100%

Date limite de candidature : 15/06/2025

Modalités de recrutement: CV et lettre de motivation obligatoires. Nous ne pourrons pas étudier votre candidature si nous n'avons pas ces deux documents.