Gestionnaire hospitalisation

L'Hôpital Nord Franche-Comté; Trévenans; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement de santé moderne en Bourgogne-Franche-Comté recherche un agent administratif pour gérer l'accueil des patients et la création des dossiers administratifs. Vous travaillerez en collaboration avec divers services et serez responsable de la gestion des informations relatives aux patients. Ce poste nécessite un BTS administratif ou une expérience équivalente, ainsi qu'une bonne maîtrise de la bureautique et du vocabulaire médical.

Prestations

Crèche dédiée

CGOS + Amicale du personnel

Self d’entreprise

Association sportive

Ateliers bien-être

Qualifications

• BTS administratif ou expérience professionnelle requise.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques.
• Connaissance des droits des patients et du droit hospitalier.

Responsabilités

• Accueillir les patients et familles et gérer les dossiers administratifs.
• Contrôler et enregistrer les documents nécessaires à la prise en charge.
• Gérer les déclarations d’hospitalisation et suivre la qualité des dossiers.

Connaissances

Bureautique

Vocabulaire médical

Droits des patients

Techniques d’accueil téléphonique

Techniques de communication

Formation

BTS administratif

Description du poste

Qui sommes-nous ?
Né de la fusion de deux établissements et ouvert en 2017, l’Hôpital Nord Franche-Comté est un établissement moderne et récent. L’ensemble des sites est doté d’équipements à la pointe de la technologie qui vous permettront d’exceller dans votre spécialité.

Situé en Franche-Comté, il est proche de la frontière Suisse et de l’Allemagne et est desservi par l’aéroport de Bâle et une gare TGV. Notre établissement propose un environnement de travail ressourçant et verdoyant au sein d’un patrimoine culturel et gastronomique riche.

Nos avantages :
- Crèche dédiée à l’établissement
- CGOS + Amicale du personnel
- Self d’entreprise
- Association sportive
- Évènements festifs
- Ateliers bien-être

En chiffres :
- 4500 professionnels (site de Trévenans et ses annexes)
- 1200 lits et 600 places en EHPAD
- 23 spécialités de médecine et 13 de chirurgie
- 95 000 passages aux urgences
- 125 000 admissions en hospitalisation
- 2800 naissances

La direction des soins :
La direction des soins (DS) a en charge le recrutement du personnel soignant de l’HNFC. Elle organise la répartition équilibrée des ressources en soins au niveau de l’établissement, en se souciant du maintien dans l’emploi, en faisant évoluer les pratiques, et en favorisant l’évolution professionnelle et la mobilité.

L’agent assure l’accueil des patients hospitalisés et de leurs proches pour la création, la mise à jour et le suivi des dossiers administratifs de prise en charge financière.

Il travaille en collaboration avec tous les agents gestionnaires, agents de mouvement, de contentieux et facturation. Il est également en contact téléphonique avec les autres services de l’établissement.

L’objectif du service est de permettre à l’HNFC de recouvrer les frais de santé.

Les activités sont réparties sur 3 postes de travail par roulement selon planning :

Poste admissionniste:

1. Accueil des patients, des familles, des ambulanciers dans le cadre des hospitalisations,

2. Recueil auprès des patients et familles, des informations d’état civil et de couverture sociale. Le recueil des informations d’état civil est pratiqué dans le respect de la procédure d’identitovigilance,

3. Création des dossiers administratifs sur le logicielEvoluance, notamment pour les entrées directes,

4. Enregistrement des débiteurs (assurance maladie obligatoire par stockage CDRi, CMU par vérification CDR, complémentaire, AME,…)

5. Edition de documents à destination des patients et ambulanciers (bulletins de situation ou de sortie) ou services de soins (étiquettes, bracelets d’identification),

6. Numérisation des documents.

1. Editer la liste des dossiers à gérer: état SE01 (journalier) ou état SE01B (de date à date),

2. Supprimer la couverture AMO existante et stocker l’AMO depuis CDRI sauf pour le patient dialysé en rapport avec ALD,

3. Vérifier les droits CMU/AME depuis CDR et numériser l’attestation (fin de droits non visibles sur CDRi),

4. Indiquer la date de fin de droits ALD en commentaire CPAM pour les dossiers de radiothérapie, chimiothérapie -site du MITTAN,

5. Demander les informations relatives aux mutuelles auprès du patient ou de la famille en l’absence de recueil préalable (entrées en urgence par exemple),

6. Demander les prises en charge nécessaires auprès des organismes sociaux et gérer les réponses,

7. Numériser les demandes de chambres particulières,

8. Numériser les demandes d’hospitalisation en secteur privé,

9. Contrôler les informations recueillies,

10. Suivre la qualité de sa gestion de dossiers administratifs, relancer les organismes si nécessaire (état SE44),

11. Gérer les factures rejetées concernant les séjours de l’année en cours. Pour les débiteurs «patient» ou «particulier», arrêter les poursuites auprès de la Direction des finances publiques,

12. Compléter les tableaux de bord de suivi d’activité.

Poste contrôle et relations aux services :

1. Stockage de l’AMO depuis CDRi pour les patients admis par le service d’accueil des urgences et par le service d’Oncologie du site Mittan (état CH017). Transmettre la liste des patients non affiliés à l’équipe MFCE (mouvements / facturation / contentieux / EHPAD),

2. Contrôle de la bonne affectation des dossiers aux gestionnaires (PFS – SE01),

3. Transmission aux services d’hospitalisation des documents nécessaires à la prise en charge des patients (étiquettes, bracelets) dans le délai défini,

4. Enregistrement des naissances sur le registre d’état civil de l’HNFC. Recueillir, auprès des agents de l’Etat civil, les actes de naissance et compléter l’état civil du nouveau-né, préciser l’identité et l’adresse des parents dans Evoluance.

5. Enregistrement des déclarations de décès sur le registre d’état civil de l’HNFC. Accueillir les agents des Pompes Funèbres pour la remise des documents nécessaires aux formalités,

6. Réception des demandes de préadmissions provenant des secrétariats médicaux, classement selon la date d’hospitalisation,

7. Création des dossiers de préadmissions avant l’hospitalisation,

8. Création des dossiers de préadmissions sur liste (hôpital de jour, gastro cabinet de ville, coronaro…) dans le délai défini,

9. Création, sur demande des services d’hospitalisation, des dossiers en admission directe pour les patients qui ne se seraient pas présentés au niveau du guichet (cas très exceptionnels et pour patients déjà connus).

10. Réception des appels téléphoniques des patients pour complément de dossier (N° de tel figurant sur les convocations, courriers type BDA),

11. Traitement des mails (patients, mutuelles,…) parvenant sur la messagerie «admissions formalités hosp»

12. Tel repris à 9h45 par D18

13. Archivage du classeur des prélèvements d’organes et autopsies venant de l’équipe coordinatrice des prélèvements d’organes et de tissus.

Diplômes: BTS administratif ou expérience professionnelle

Connaissances générales :

Bureautique

Vocabulaire médical

Droits des patients

Droit hospitalier

Connaissances détaillées :

Organisation et fonctionnement interne

Techniques d’accueil téléphonique

Techniques de communication

Qualités personnelles exigées / Pré-requis:

Sens du contact

Respect de la confidentialité

Bon esprit d’équipe,

Maitrise de l’outil informatique

Respecter les règles de confidentialité et sécurité des locaux

Respecter les règles de confidentialités du dossier patient