Gestionnaire évenementiel (réf. DPLGE) (H/F)

DescriptionAu sein du Service Événementiel et Promotion des Espaces (SEP) de la Direction Patrimoine et Logistique (DP&L) de Sorbonne Université. Localisation : Campus Pierre & Marie Curie - Centre International de Conférences Sorbonne Université 4, place Jussieu - 75005 Paris ET Campus des Cordeliers 15, rue de l'Ecole de Médecine - 75006 Paris Fonctions : Gestionnaire Évènementiel Catégorie : B Corps : TECH BAP : Gestion et Pilotage (J) - J4C42 - Technicien en gestion administrative CDD de 4 mois (remplacement de congé maternité). A pourvoir à compter du 01 septembre 2025. Mission : Sous l'autorité du/de la Responsable Développement Commercial du SEP, le/la gestionnaire événementiel contribue au développement commercial de l'activité du SEP. Il/Elle assure le suivi administratif et commercial des dossiers, en relation directe avec les clients internes et externes, et en étroite collaboration avec la cellule « Exploitation » du SEP, le cellule « Gestion de projet événementiel » et les équipes logistiques et techniques des sites concernés. Activités principales : - Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur sur les espaces et leur disponibilité et les prestations offertes par le SEP - Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe - Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers): visite de repérages, accueil des organisateurs, rendez-vous commerciaux. - Instruire les dossiers de réservation d'espace en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière (réception et traitement des demandes de réservation, gestion des devis, conventions, et autorisation spécifiques, réception des documents, etc.) - Gérer le(s) planning(s) de réservation des espaces et contrôler les échéances - Participer à la gestion administrative et financière en appliquant les procédures dédiées (création des brouillons de facture, suivi des recettes, relance, création de comptes clients, dépôts des dossiers en facturation) - Organiser, alimenter, mettre à jour la base de données clients relatives à l'activité événementielle - Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif et financier - Soutenir le/le Responsable Développement commercial dans la stratégie de promotion et de valorisation des espaces gérés et exploités par le SEP Encadrement : NON Conditions particulières d'exercice: - Le poste peut entraîner des contraintes horaires en fonction des événements, avec une présence le soir (19h-22h30), le week-end (samedi et très rarement le dimanche) et les jours fériés. Il peut également entraîner des contraintes sur la prise de congés, liées au planning des événements. Diplôme demandé : Baccalauréat minimum, BAC +2 souhaité Domaine de formation : secrétariat, gestion administrative, assistanat commercial

PROFIL SOUHAITÉ

Expérience

• Débutant accepté
  
  

Savoirs et savoir-faire

• Classer des documents
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
• Utiliser les outils numériques
• Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
• Connaissance de SIFAC / SAP
• Connaissance logiciels métiers GPS ou Ungerboeck
• Mettre en œuvre une démarche qualité
• Culture internet
• Techniques de communication
• Langue anglaise : A1 à A2
• Environnement et réseaux professionnels
• Savoir gérer son activité dans un calendrier
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
  
  

Savoir-être professionnels

• Faire preuve de rigueur et de précision
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Travailler en équipe
  
  

Formations

• Bac ou équivalent
  
  

Source: France Travail (https://www.francetravail.fr/)