GESTIONNAIRE EVENEMENTIEL / CHARGE(E) DE PROTOCOLE (H/F)

La Gazette des Communes; Aix-en-Provence; Sur place; EUR 27 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

La ville d'Aix-en-Provence recherche un coordinateur(trice) des événements protocolaires pour organiser et piloter la logistique des manifestations. Vous serez responsable de l'accueil, de la prise de parole en public et de la coordination avec différents services. Doté(e) d'une bonne connaissance des protocoles et d'excellentes compétences en communication, vous travaillerez pour garantir des événements de haute qualité en respectant les traditions républicaines. Un environnement dynamique et enrichissant vous attend au sein d'une administration engagée.

Prestations

Tickets restaurant

Prestations sociales

Télétravail

Qualifications

• Maîtrise des règles protocolaires.
• Capacité à gérer des événements complexes.
• Aisance rédactionnelle et prise de parole en public.

Responsabilités

• Coordonner la logistique des événements protocolaires.
• Assurer le bon déroulement des cérémonies en respectant le protocole.
• Accueillir les invités et gérer les opérations de rangement après les événements.

Connaissances

Communication

Organisation

Gestion de la pression

Outils

Pack Office

Description du poste

Située au cœur de la Provence, au pied de la Sainte Victoire qui culmine à 1011 mètres, Aix-en-Provence présente de nombreux atouts. Ville d’eau, Ville d’art, ville universitaire, elle compte de nombreux atouts naturels et historiques incarnant l’art de vivre en Provence, socle de son attractivité nationale et internationale.

Célèbre pour ses thermes, ses universités, ses écoles d’art, ses 300 jours d’ensoleillement par an, ses 250 fontaines ainsi que ses cafés, ses librairies et ses belles demeures, c’est une ville culturelle, dynamique qui compte une large population d’étudiants.

Rejoindre la Ville d’Aix-en-Provence c’est travailler au sein d’une administration qui compte 2785 agents tout statut confondu travaillant dans une Ville au patrimoine culturel exceptionnel. Elle offre 270 métiers regroupés en 52 directions autour de thématiques diverses : culture, sport, sécurité, architecture, urbanisme, espaces verts, éducation, administration et bien d’autres.

La Ville recrute aussi des apprentis : 30 chaque année formés à des métiers variés

, La direction de l'Événementiel et du Protocole dépend du département Communication, Événementiel et Protocole, lui-même rattaché à la Direction Générale des Services.

Au sein du service Protocole, vous organisez et coordonnez les temps protocolaires des événements et manifestations se déroulant sur le territoire de la Ville d'Aix-en-Provence, ainsi que les cérémonies patriotiques, en lien étroit avec le chef du protocole, et ce dans le respect des règles du protocole républicain.

Activites

Dans le cadre de ses missions, le poste consiste à coordonner et piloter la logistique des événements protocolaires en lien étroit avec les services internes, les partenaires institutionnels ainsi que les différents organisateurs. Une présence sur le terrain est requise le jour des manifestations afin d'en assurer le bon déroulement. La participation à la mise en œuvre des manifestations comprend notamment l'installation du décorum, l'accueil protocolaire des invités, la prise de parole en public en tant que maître de cérémonie ainsi que les opérations de rangement en fin d'événement. Le respect des règles et textes relatifs au protocole constitue également un volet essentiel de la fonction. Une attention particulière est portée à la mise à jour quotidienne et à la fiabilité du fichier institutionnel, dans une logique de veille continue. Enfin, il convient de veiller à l'usage rigoureux et pertinent des outils de suivi et de pilotage de l'activité afin d'assurer une gestion optimale des événements., Vous possédez une bonne connaissance des usages protocolaires ainsi que du décret relatif aux cérémonies publiques. Vous maîtrisez le fonctionnement des collectivités territoriales, de l'environnement institutionnel et des administrations publiques. Vous êtes reconnu pour vos qualités de communication, aussi bien à l'écrit qu'à l'oral, et savez organiser un événement avec rigueur, méthode et sens du détail. Disponible et investi, vous partagez le sens du service, des relations humaines et du travail en équipe. Vous êtes capable d'anticiper les difficultés, de faire face à l'urgence et de mettre en œuvre les règles, normes, procédures et protocoles avec précision. Vous maîtrisez les outils informatiques du pack Office, vous êtes à l'aise dans la prise de parole en public, vous vous adaptez facilement à vos interlocuteurs et vous faites preuve d'aisance rédactionnelle. Vous adoptez la posture adéquate en cas de conflit et savez gérer la pression. Vous êtes titulaire du permis B et, idéalement, vous parlez anglais. Lors des cérémonies, vous acceptez de porter une tenue conforme au protocole et vous êtes disponible en dehors des horaires de bureau afin de garantir la continuité du service.

CONDITIONS D'EMPLOI

Rémunération statutaire + RIFSEEP + CIA + Prime « vacances » + tickets restaurant + prestations sociales, familiales et culturelle.

1 jour de télétravail par semaine selon l'éligibilité des activités et des nécessités de service (à partir de 3 mois d'ancienneté sur le poste)

Adresser votre candidature avant le 08/08/2025 (lettre de motivation + CV + dernier arrêté de situation administrative pour les fonctionnaires) un retour sera fait dans un délai d'un mois après cette date

CONDITIONS D'EMPLOI

Rémunération statutaire + RIFSEEP + CIA + Prime « vacances » + tickets restaurant + prestations sociales, familiales et culturelle.

1 jour de télétravail par semaine selon l'éligibilité des activités et des nécessités de service (à partir de 3 mois d'ancienneté sur le poste)

Adresser votre candidature avant le 08/08/2025 (lettre de motivation + CV + dernier arrêté de situation administrative pour les fonctionnaires) un retour sera fait dans un délai d'un mois après cette date