Gestionnaire enseignement - accueil unique enfance (H/F)

Mairie de Montrouge; Montrouge; On-site; EUR 24,000 - 32,000; Full time

Benefits offered by this job

Transport remboursé

Contrat CDD 1 an

Rémunération indemnitaire

Job summary

La Ville de Montrouge recherche un Gestionnaire enseignement / accueil unique enfance pour assurer l’accueil du public et le secrétariat au sein de la Direction de l’éducation et de la jeunesse.

Vous suivrez les dossiers des familles, gérerez les inscriptions et assurerez les tâches administratives liées à la facturation et aux dérogations scolaires, en collaboration avec l’équipe et le guichet unique.

Qualifications

• Connaissance des activités liées à l’éducation
• Connaissance des bases du Code de l’Éducation, du droit de la famille et des réglementations en vigueur concernant l’accueil des enfants
• Secrétariat administratif
• Organisation et rigueur
• Ponctualité
• Appétence pour le travail en équipe
• Connaissances de base en secrétariat
• Aisance avec l'outil informatique, aisance relationnelle
• Maîtrise de la langue française, écrite et parlée
• Savoir accueillir le public, gérer les situations de stress et les publics difficiles
• Utilisation des outils bureautiques (outils Outlook)
• Savoirs-êtres: réactivité, capacité à s'adapter, maîtrise de soi, sens de l'organisation, savoir rendre compte, amabilité, écoute, diplomatie
• Discrétion professionnelle
• Être dynamique et motivé pour le service public montrougien

Responsibilities

• Assurer l'accueil et le secrétariat du centre éducatif et jeunesse
• Informer les familles sur les inscriptions scolaires et périscolaires
• Traiter les demandes via les logiciels de gestion et par courriel
• Gérer les dossiers sur le logiciel famille et suivre le quotient familial
• Rédiger les attestations et courriers administratifs
• Réaliser les inscriptions et assurer le Guichet Unique selon le planning

Skills

Connaissances éducation

Code de l'Éducation

Secrétariat administratif

Organisation et rigueur

Ponctualité

Travail en équipe

Maîtrise du français

Informatique Outlook

Accueil du public

Gestion du stress

Job description

Lieu 92120 MONTROUGE France

Type du poste Contrat à Durée Déterminée

Entreprise

Aux portes de Paris, Montrouge, territoire historique d’Ile-de-France, bénéficie d’un emplacement privilégié dans le département des Hauts-de-Seine et d’un accès facilité par les transports en commun. La municipalité et ses 1 000 agents mettent à la disposition de ses presque 50 000 habitants toutes leurs compétences afin de répondre au fort développement humain du territoire

La Ville recrute :

Un (e ) Gestionnaire enseignement / accueil unique enfance (H/F)

Au sein d'une équipe de 4 agents et placé sous la hiérarchie de la directrice adjointe en charge des affaires scolaires, vous devrez assurer l'ensemble des tâches administratives et de secrétariat, liées aux activités de la Direction de l'éducation et de la jeunesse. Vous participerez au service du Guichet Unique du centre administratif et accueillerez les usagers.

Secrétariat et back office

• Assurer l'accueil téléphonique tout public
• Informer les familles sur les différentes inscriptions : scolaires, périscolaires et extrascolaires, séjours, cours adultes…
• Traiter les demandes via les logiciels de gestion et par courriel
• Gérer et suivre les dossiers sur le logiciel famille
• Suivre le dossier individuel de l'enfant et effectuer les mises à jour
• Effectuer le calcul du quotient familial et participation à la facturation des familles (suivi des pointages)
• Traiter les demandes d’inscription tous secteurs confondus
• Rédiger les attestations de frais d’accueil, de prise en charge restauration, de subventions ville
• Rédiger des courriers en direction des administrés (accusé réception, réponse inscription…)
• Elaborer différents tableaux de bords.
• Effectuer les tâches de mise sous pli, mailing, archivage.

Dérogation scolaire

En binôme avec le référent du dossier, effectuer les tâches administratives liées à la gestion des demandes de dérogations

Gérer avec ses collègues, les demandes de dérogation scolaire : interne à la Ville et hors commune

Renseigner le tableau de synthèse

Préparer les dossiers pour le passage en commission des dérogations

Rédiger les courriers d'avis en direction des familles

Avec les autres agents du service :

Réceptionner et traiter les demandes de PAI alimentaires et médicamenteux des enfants scolarisés dans les établissements scolaires publics

Assurer le circuit de transmission : signature, diffusion école et périscolaire

Renseigner le tableau de bords de suivi

SEJOURS / INSCRIPTIONS PERI ET EXTRASCOLAIRES

Avec les autres agents du service :

Vérifier les dossiers et effectuer les inscriptions, faire le lien avec le responsable

Editer et transmettre les listings, assurer le suivi des pointages

Guichet unique

Assurer en lien avec les agents de la Petite Enfance, l'accueil au Guichet unique selon le planning avec ses collègues de la direction

Assurer la nocturne du jeudi soir selon le planning

Renseigner les usagers sur le fonctionnement des directions Education/Jeunesse, Petite Enfance et des partenaires (PMI, CAF, associations…), les tarifs…

Effectuer les inscriptions toutes activités confondues

Régie unique enfance – sous la responsabilité du régisseur de recettes

Assurer les tâches de régisseur mandataire de la Régie Unique enfance

Procéder aux encaissements physiques des factures : Petite enfance, Education/Jeunesse, Cours adultes

Assurer l'émission des reçus de paiement

Suivre les contestations avec la vérification des pointages

Profil recherché

Les compétences générales:

• Connaissances des activités liées à l’éducation
• Connaissance des bases du Code de l’Education, du droit de la famille et des réglementations en vigueur concernant l’accueil des enfants
• Secrétariat administratif
• Organisation et rigueur
• Ponctualité
• Appétence pour le travail en équipe

Connaissances de base en secrétariat

Aisance avec l'outil informatique, aisance relationnelle

Maîtrise de la langue française, écrite et parlée

Savoir accueillir le public, gérer les situations de stress et els publics difficiles

Utilisation des outils bureautiques (envoi de mails par outlook)

Savoirs-êtres

réactivité, capacité à s'adapter

Maîtrise de soi

sens de l'organisation

savoir rendre compte

amabilité, sens de l'écoute, diplomatie

Discrétion professionnelle

Personne dynamique avec l'envie d'apprendre

Être garant de l'image du service public montrougien

Du lundi au vendredi de 8h30 à 17h30 (1h30 de pause déjeuner)

• Travail en open-space

Permanences les jeudis de 17h30 à 19h30 par roulement (1 jeudi par mois)

• Candidature :Ouvert
• Ouverture : Titulaire à défaut Contractuel
• Prise de poste :Dès que possible / selon les délais de préavis
• Avantages : Recrutement par voie contractuelle. CDD de 1 an - Remboursement du titre de transport à hauteur de 75%. régime indemnitaire
• Les modalités de candidature : CV accompagnée d’une lettre de motivation à l'attention de Monsieur le Maire via le site de la ville
• Les modalités d’accès :une demande d’extrait de casier judiciaire sera réalisée par la collectivitéainsi qu’une visite d’aptitude à l'embauche