Gestionnaire en scolarité générale (H / F)

INSTITUT UNIVERSITAIRE DE CHAMPOLLION; Albi; Sur place; EUR 28 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Un institut d'enseignement supérieur recherche un agent de scolarité pour assurer un soutien administratif essentiel aux étudiants. Le candidat idéal devra gérer les dossiers, conseiller les étudiants et coordonner les inscriptions. Des compétences en bureautique et une bonne aisance relationnelle sont indispensables. L'environnement de travail est bienveillant et des congés annuels peuvent aller jusqu'à 63 jours.

Prestations

Jusqu'à 63 jours de congés annuels

Horaires adaptables

Participation aux frais de transport

Qualifications

• Sens de l’organisation et rigueur administrative.
• Capacité à travailler en équipe.
• Discrétion et respect des règles de confidentialité.

Responsabilités

• Gérer les dossiers étudiants et conseiller les étudiants.
• Coordonner la campagne des inscriptions administratives.
• Assurer la gestion administrative des inscriptions.

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques

Bonnes capacités rédactionnelles

Aisance relationnelle

Outils

SIES

Apogée

Description du poste

À propos de nous

Etablissement jeune, l’INU CHAMPOLLION s’est imposé en quelques années comme un acteur reconnu de l’enseignement supérieur et de la recherche. Depuis janvier 2023, il est un des membres fondateurs de l'Université de Toulouse. Son modèle attractif conjuguant ancrage territorial et ouverture au monde est construit sur des valeurs fortes : la pluridisciplinarité des formations de la licence au master, la culture de la réussite et de l’innovation en matière de pédagogie, la production et la diffusion de savoirs au travers de la recherche. Sur ses trois campus d’Albi, Castres et Rodez, l’INU CHAMPOLLION offre à ses 4 000 étudiants un cadre d’études privilégié dans un environnement scientifique et intellectuel stimulant. L’objectif est double : favoriser l’accès à un enseignement supérieur de qualité pour le plus grand nombre et créer les conditions de réussite et d’épanouissement pour tous.

Travailler à l'INU Champollion, c'est rejoindre :

• un environnement à taille humaine, vivant et bienveillant ;
• un établissement riche de multiples cultures disciplinaires ;
• une université ouverte sur son territoire et sur le monde ;
• un cadre de vie privilégié au sein de villes moyennes unanimement reconnues pour leur dynamisme et leur attractivité.

Mission

En tant qu’agent de scolarité, vous assurerez un soutien administratif essentiel aux étudiants ainsi qu’à l’équipe pédagogique.

Vous interviendrez dans la gestion administrative des dossiers étudiants, la préparation des documents de scolarité, la gestion des inscriptions et la communication avec les différents acteurs de la vie universitaire.

Les activités attendues

Mission 1 : Réaliser les actes de gestion courante d’une scolarité générale

Informer et conseiller les étudiants

Effectuer le suivi administratif des dossiers étudiants (modifications, renouvellement de carte, réorientation…)

Renseigner les différentes enquêtes ministérielles

Effectuer le traitement des dossiers de bourse, assurer le suivi des mises en paiement, vérifier les données transmises au CROUS

Élaborer et renouveler l’ensemble des documents de scolarité générale

Instruire les dossiers de remboursement et traiter la partie financière dans le logiciel

Mission 2 : Coordonner la campagne des inscriptions administratives

Établir les plannings et arrêter le calendrier des inscriptions

Mettre à jour les dossiers d’inscription et établir les procédures avec les différents services et établissements concernés

Calculer et gérer les commandes de matériel (supports de cartes…)

Mission 3 : Assurer la gestion administrative des inscriptions (campus d’Albi)

Réaliser le recrutement des étudiants vacataires

Organiser la chaine d’inscription (besoins matériel, informatique, locaux..)

Animer la formation des vacataires, les horaires et éventuelles absences

Établir les états d’heures des vacataires étudiants

Procéder ou valider les inscriptions administratives

Éditer les cartes d’étudiants

Mission 4 : Gérer les dossiers sur la plateforme Parcoursup

Paramétrer les données (formations, capacités d’accueil, aménagements, etc…) en lien avec la Direction des formations et les responsables pédagogiques

Suivre les candidatures et identifier les dossiers non conformes

Suivre les différentes phases d’admission

Effectuer les remontées des inscriptions

Saisir le rapport public

Missions secondaires

Participer aux Journées Portes Ouvertes

Éditer les diplômes

Profil

Compétences techniques :

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, etc.).

Connaissance des logiciels de gestion administrative (ex : SIES, Apogée, etc.) est un plus.

Bonnes capacités rédactionnelles.

Compétences comportementales :

Sens de l’organisation et rigueur administrative.

Bonne capacité à travailler en équipe et à collaborer avec plusieurs services.

Aisance relationnelle, écoute et capacité à travailler avec des étudiants.

Discrétion et respect des règles de confidentialité.

Aptitudes personnelles :

Sens de l’accueil et de l’écoute.

Capacité à gérer plusieurs tâches de manière autonome et à respecter les délais.

Bon esprit d'initiative et capacité à anticiper les besoins administratifs.

Pourquoi nous rejoindre ? :

Jusqu’à 63 jours de congés annuels

Horaires adaptables et possibilité de télétravail

Participation aux frais de transport ou forfait mobilité durable

Contribution à votre mutuelle

Accès à des dispositifs de formation continue, afin de développer vos compétences et d'accompagner votre évolution professionnelle

Un cadre de travail agréable

Restauration administrative sur place

CANDIDATURE

La candidature doit être composée d’une lettre de motivation à l’attention de Mme la Directrice de l’INU Champollion et d’un Curriculum Vitae détaillé.

Date limite de candidature : 22 / 08 / 2025

Prise de fonction au 15 septembre 2025