Gestionnaire en RH et Gestion de Proximité (H/F)

Nantes Université; Nantes; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Rejoignez un institut de recherche dynamique à Nantes, où vous serez responsable de l'accueil et de la gestion administrative. Vous jouerez un rôle clé en soutenant le personnel et les stagiaires dans un environnement stimulant. Ce poste offre une occasion unique d'apprendre et de contribuer à la continuité des services administratifs au sein d'une équipe engagée. Si vous êtes motivé, organisé et prêt à relever des défis, cette opportunité est faite pour vous.

Qualifications

• Formation minimum requise : Bac.
• Débutants bienvenus, expérience antérieure appréciée.

Responsabilités

• Accueillir le personnel et les visiteurs dans le respect des règles.
• Gérer les actes administratifs et mettre à jour les bases de données.
• Participer à la gestion des stages et à l'organisation des visites.

Connaissances

Gestion administrative

Accueil physique et téléphonique

Mise à jour de bases de données

Rédaction de procédures

Formation

Bac minimum

Description du poste

Description

RESPONSABILITÉS :

Environnement et contexte de travail

- Localisation : Nantes

- L'Institut des Matériaux de Nantes Jean Rouxel, situé au sein de la faculté des sciences et techniques de Nantes Université, est l'un des principaux centres de recherche en matériaux en France (IMN).

- Il rassemble plus de 220 personnels, titulaires et en CDD, avec un plateau administratif mutualisé de 10 personnes.

- Le bâtiment principal est dans un cadre verdoyant, accessible en transports en commun.

- La personne recrutée exercera ses missions dans un secteur relevant de la protection du potentiel scientifique et technique (PPST). La prise de fonction nécessite une validation par le fonctionnaire sécurité défense du Ministère de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche, conformément à la réglementation.

Missions

1. Accueillir le personnel, stagiaires, lycéen.ne.s et visiteurs.teuses, en respectant les règles du laboratoire ZRR.
2. Préparer et gérer des actes administratifs selon les procédures.
3. Mettre à jour les bases de données, tableaux de bord et participer aux bilans d'activité.
4. Rédiger et actualiser des procédures internes.
5. Contribuer à la continuité du service administratif.

Activités principales

Accueil téléphonique et physique

• Accueillir toutes les personnes, dans un contexte de Zone à Régime Restrictif, en faisant respecter les règles fixées par le fonctionnaire sécurité défense.
• Réceptionner les livraisons et assurer les processus d'envoi de colis en lien avec les services concernés.

Gestion des stages

• Instruire les demandes de stage, les diffuser aux équipes de recherche et répondre aux candidat.e.s.
• Gérer le processus de signature des conventions de stage, en lien avec les établissements d'origine et les équipes internes.
• Préparer la mise en place des éventuelles gratifications.
• Constituer les dossiers d'accueil des stagiaires (fiche d'arrivée, engagement de confidentialité, ouverture de compte informatique...).
• Participer à l'organisation des visites de lycéen.ne.s.

Gestion administrative

• Rédiger des procédures et les diffuser.
• Participer au fonctionnement du collectif administratif pour assurer une continuité de service.

Intégralité de la fiche de poste ici : fiche de poste

Profil recherché

Formation et/ou qualification : Bac minimum

Expériences antérieures : Bienvenues, débutant.e accepté.e

Profil souhaité

Débutant accepté