Gestionnaire(e) Administratif de laboratoire (H / F) (F / H)

ESPCI Paris - PSL; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une école d’ingénieurs renommée à Paris recherche un agent administratif pour informer, accompagner et gérer les données. Le candidat idéal aura une formation Bac à Bac+2 et des connaissances en gestion et organisation. Un mandat d'un an est proposé avec une possibilité de mutation pour les titulaires. Les candidatures de personnes RQTH sont encouragées.

Qualifications

• Expérience en laboratoire de recherche appréciée.
• Application des textes réglementaires requis.
• Sachant organiser ses tâches selon contraintes.

Responsabilités

• Informer et accompagner les interlocuteurs dans leurs démarches.
• Rédiger des actes juridiques liés aux recettes et dépenses.
• Participer à l’amélioration des outils et procédures.

Connaissances

Organisation

Travail en équipe

Adaptabilité

Anglais intermédiaire

Sens de la confidentialité

Formation

Bac à Bac+2 en secrétariat, gestion ou comptabilité

Outils

Outils bureautiques

Logiciels de gestion

Description du poste

Environnement et contexte de travail

Notre établissement fait partie de l'Université PSL. Située au cœur de Paris, elle favorise le dialogue entre tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la création. Classée parmi les 50 premières universités mondiales, elle forme des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective, en lien étroit avec la recherche.

Structure d'accueil

L’ESPCI Paris – PSL (École Supérieure de Physique et de Chimie Industrielles de la Ville de Paris) est une école d’ingénieurs généraliste, créée en 1882, qui forme des ingénieurs innovants, adaptables et créatifs, avec une solide base théorique et expérimentale, sensibles aux enjeux sociétaux.

Elle est intégrée à un centre de recherche reconnu internationalement en physique, chimie et biologie, produisant environ 500 publications par an. Elle se distingue par sa capacité à transformer la recherche fondamentale en innovations de rupture, avec en moyenne 2 brevets et 3 startups créés par an.

Distinguée par 6 Prix Nobel, elle accueille 400 élèves-ingénieurs, 530 chercheurs (dont 250 doctorants et 100 post-doctorants) dans 10 unités de recherche, ainsi qu'environ 100 agents supports de la recherche et de l’enseignement.

Depuis sa création, l’ESPCI s’engage dans des sujets sociétaux majeurs, valorise la science au service de la société, et s’investit dans des enjeux comme l’environnement, la solidarité, la santé, l’accès au savoir et l’ouverture. Elle promeut l’égalité des chances, la diversité sociale et encourage l’engagement associatif de ses étudiants.

Faisant partie de l'Université Paris Sciences & Lettres, elle est classée numéro 1 mondial des jeunes universités par le Times Higher Education et figure dans le top 50 mondial selon Shanghai, QS, Times Higher Education et CWUR.

Elle est en pleine rénovation de son campus parisien, visant à en faire l’un des sites scientifiques les plus modernes de Paris.

Missions

Activités principales

Missions et responsabilités

Administratif :

• Informer et accompagner les interlocuteurs dans leurs démarches
• Produire et suivre des tableaux de bord
• Alimenter et actualiser les bases de données
• Classer, organiser, archiver documents physiques et numériques
• Proposer et concevoir des outils de gestion administrative pour améliorer le fonctionnement

Gestion financière :

• Rédiger des actes juridiques liés aux recettes et dépenses
• Produire et collecter des données juridiques, comptables et financières
• Participer à la politique d’achat
• Gérer et prévenir les actes juridiques avec les tiers
• Attribuer les crédits budgétaires

Missions transverses :

• Maîtriser et communiquer sur les procédures administratives
• Participer à l’amélioration des outils et procédures
• Mettre en œuvre la politique d’achat et les procédures d’appel d’offres
• Réaliser le reporting et contribuer à la démarche qualité
• Répondre aux enquêtes, audits et évaluations
• Mettre en place des actions de communication interne et externe
• Mobiliser et coordonner les moyens humains et matériels

Profil du candidat

Savoirs et compétences attendus

Connaissances :

• Statut de la Fonction Publique et des EPST
• Organisation de l’établissement et des unités
• Outils bureautiques et logiciels de gestion
• Anglais intermédiaire
• Connaissances en finances publiques ou comptabilité

Savoir-faire :

• Application des textes réglementaires
• Hiérarchiser courriers et appels
• Organiser ses tâches selon contraintes et échéances
• Rendre compte de l’avancement des dossiers

Savoir-être :

• Organisation
• Travail en équipe
• Transfert de compétences
• Adaptabilité
• Sens de la confidentialité

Une connaissance du fonctionnement de la fonction publique, notamment territoriale, serait appréciée.

Formation : Bac à Bac+2 en secrétariat, gestion ou comptabilité (sans condition)

Expérience : Une première expérience en laboratoire de recherche serait un plus.

Modalités de recrutement

Catégorie : B

Filière : Administratif

Poste à pourvoir :

• Par mutation pour agents titulaires de la Ville de Paris
• Par détachement pour agents d’autres fonctions publiques
• Par contrat d’un an pour non titulaires

Les candidatures de personnes RQTH sont encouragées. Poste à pourvoir immédiatement.