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Gestionnaire(e) Administratif de laboratoire (H / F)

ESPCI Paris - PSL

Nice

Sur place

EUR 35 000 - 45 000

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Résumé du poste

Une école d'ingénieurs prestigieuse à Paris recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour gérer les contrats de recherche et soutenir les laboratoires. Le candidat idéal a une formation en gestion et une première expérience en laboratoire. La maîtrise des outils bureautiques et une bonne communication sont essentielles. Ce poste offre un cadre collaboratif dans un environnement de recherche dynamique.

Qualifications

  • Première expérience en laboratoire de recherche appréciée.

Responsabilités

  • Gérer et traiter les informations écrites et orales.
  • Informez et accompagnez les interlocuteurs de la structure.
  • Produire des tableaux de bord et en assurer le suivi.

Connaissances

Connaissance du statut de la Fonction Publique
Maîtrise des outils bureautiques
Communication et reporting
Anglais intermédiaire

Formation

Bac à Bac+2 en secrétariat, gestion, comptabilité

Description du poste

Présentation de l’École Supérieure de Physique et de Chimie Industrielles de la Ville de Paris

L’ESPCI Paris – PSL (École Supérieure de Physique et de Chimie Industrielles de la Ville de Paris) est une école d’ingénieurs généraliste qui forme, depuis 1882, des ingénieurs de rupture, adaptables et créatifs, dotés d’un solide bagage théorique et expérimental, conscients des enjeux de la société.

Elle est intégrée à un centre de recherche reconnu internationalement en physique, chimie et biologie (500 publications par an). Elle est connue pour sa capacité à transformer les connaissances issues de la recherche fondamentale en innovations de rupture (2 brevets par mois, 3 start-ups par an).

Distinguée par 6 Prix Nobel, elle accueille 400 élèves-ingénieurs, 530 chercheurs (dont 250 doctorants et 100 post-doctorants) dans 10 unités mixtes de recherche et environ 100 agents des fonctions support de la recherche et de l’enseignement.

Depuis sa création, l’ESPCI n’a cessé de mobiliser ses forces et compétences au service de sujets sociétaux majeurs et de défendre l’importance de la science au service de la société. L’environnement, la solidarité, la santé, l’accès et l’ouverture au savoir sont des enjeux que l’ESPCI s’est engagée à prendre en compte dans son quotidien tout en contribuant à les faire avancer. L’ESPCI défend l’égalité des chances et promeut la diversité sociale. Elle encourage et valorise l’engagement, notamment associatif, de ses étudiants.

Notre établissement fait partie de l'Université Paris Sciences & Lettres. Numéro 1 du classement mondial des jeunes universités publié par le Times Higher Education, PSL figure aussi dans le top 50 des meilleures universités mondiales (Shanghai, Times Higher Education, QS, CWUR).

L’ESPCI est engagée dans un vaste projet de rénovation de son campus parisien qui fera d’elle un des sites scientifiques les plus modernes de Paris.

Rattachement du poste

Le poste est rattaché à la Direction d’Appui à la Recherche.

Composée de 12 personnes incluant sa directrice et son adjointe, la DAR est organisée en plusieurs pôles : contrats de recherche, Europe, DIM MaTerRE, scolarité des doctorants et appui à la gestion (PAG). La DAR s’articule autour de plusieurs grands domaines :

  • Le montage administratif et financier des projets déposés par l’ESPCI en réponse aux appels à projets nationaux et internationaux.

Les missions principales incluent :

  • La gestion administrative et financière des contrats de recherche, de chaires et de mécénats
  • La négociation et le juridique des contrats de recherche
  • Le suivi et la gestion prévisionnelle du budget investissement, fonctionnement et de la masse salariale des contrats de recherche
  • La gestion administrative de la scolarité des doctorants de l’ESPCI et de l’Institut Curie.
  • La participation aux projets de recherche structurants coordonnés au niveau de PSL
  • L’appui à la gestion des contrats au sein des laboratoires
Missions et responsabilités :

Vous serez rattaché(e) à la DAR dans le pôle d’appui à la gestion (PAG) et travaillerez à 50/50 pour deux laboratoires avec un lien fonctionnel étroit avec les gestionnaires de laboratoires dépendant directement. Vous interviendrez en renfort pour assurer le pilotage administratif et financier, en travaillant à l’interface entre les laboratoires et les services de l’administration centrale (DAR, DRH, Direction financière). Votre rôle sera d’assurer la gestion financière de nombreux contrats de recherche en cours, notamment sur le volet engagement juridique, missions et recrutements.

Les missions principales incluent :
  • Gérer et traiter les informations écrites et orales
  • Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure
  • Produire des tableaux de bord et en assurer le suivi
  • Alimenter et actualiser les bases de données
  • Classer, organiser, archiver les documents physiquement et numériquement
  • Proposer et concevoir des outils de gestion administrative
Administration RH :
  • Constituer et instruire les dossiers techniques de recrutement
  • Informer les agents sur les procédures et la réglementation
  • Analyser les textes réglementaires et leur application
  • Rendre compte de l’état d’avancement des dossiers
Gestion financière :
  • Rédiger des actes juridiques concernant les recettes ou dépenses
  • Produire et collecter les données juridiques, comptables et financières
  • Intervenir dans la mise en œuvre de la politique d’achat
  • Gérer et prévenir les actes juridiques avec les tiers
  • Attribuer les crédits budgétaires
Missions transverses :
  • Maîtriser et communiquer sur les procédures administratives
  • Participer à des groupes de travail pour améliorer les outils et procédures
  • Mettre en œuvre la politique d’achat et les appels d’offres
  • Piloter les activités et rendre compte via des tableaux de bord
  • Contribuer à la démarche qualité
  • Répondre aux enquêtes, audits et évaluations
  • Mettre en place des actions de communication internes et externes
  • Coordonner les moyens humains, logistiques et techniques
Profil recherché :

Connaissances et qualités :

  • Savoirs généraux : connaissance du statut de la Fonction Publique, organisation de l’établissement, maîtrise des outils bureautiques, anglais intermédiaire, connaissance en finances publiques ou comptabilité
  • Savoir-faire opérationnel : compréhension des textes réglementaires, organisation, hiérarchisation des tâches, communication et reporting
  • Savoir-être : organisation, travail en équipe, adaptation, confidentialité, responsabilité

Formation et expérience :

  • Bac à Bac+2 en secrétariat, gestion, comptabilité (souhaité)
  • Première expérience en laboratoire de recherche appréciée
Modalités de recrutement :

Catégorie : B

Filière : Administratif

Le poste est à pourvoir :

  • par mutation, détachement ou contrat d’un an

Les candidatures avec RQTH sont encouragées.

Informations complémentaires :

Poste à pourvoir immédiatement, prise de poste le 1er du mois.

Contact :

Lucie EBRAN, Directrice d’Appui à la Recherche

Email : lucie.ebran@espci.fr

Transmettre CV et lettre de motivation à : recrutement@espci.fr et lucie.ebran@espci.fr

Lieu :

10, Rue Vauquelin 75005 Paris, accessible via métro, RER, bus et Vélib’

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