Gestionnaire du projet Sphinx F / H

Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Ile-de-France et en régions.

Le projet SPHINX (Sciences du Patrimoine : Héritage, Innovation, enjeu), porté par Sorbonne Université, fédère des institutions académiques, culturelles et économiques de premier plan, disposant d'expertises et de collections exceptionnelles des temps géologiques au présent. Il mobilise des compétences académiques de pointe (environ 500 chercheurs et enseignants-chercheurs allant des langues rares à l’archéologie, de la philosophie à l’histoire de l’art), et une pratique consolidée en matière de valorisation au bénéfice des décideurs et du grand public.

Avec l’ambition de constituer un pôle d’expertise européen, pour aborder les patrimoines sur le temps long et à toutes les échelles, SPHINX soutiendra la structuration de programmes interdisciplinaires répondant à trois enjeux majeurs :

1. La fabrique du patrimoine.
2. Les patrimoines empêchés.
3. Le patrimoine réapproprié.

Le projet SPHINX se positionne au cœur de la dynamique scientifique portée par l’Observatoire des patrimoines (OPUS) créé en 2016 par l’Alliance Sorbonne Université, tout en permettant un changement d’échelle majeur.

La Cellule de soutien aux structures de l’Alliance Sorbonne Université est constituée de deux Pôles, le Pôle de suivi des PIA et le Pôle d’appui aux structures de l’Alliance Sorbonne Université dont fait partie OPUS. Le Pôle de suivi des PIA compte actuellement 3 postes de chefs de projet pour les projets.

Localisation :

Fonctions : Gestionnaire du projet Sphinx

Catégorie : B

Corps : Technicien de recherche et de formation

CDD de 5 ans.

Activités principales :

• Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière.
• Participer à la gestion administrative et financière en appliquant les procédures dédiées.
• Gérer les commandes d’achats : devis, bons de commandes, vérifications…
• Organiser les déplacements et les missions : réservation de transport et d’hébergement, édition des ordres de mission, états de frais…
• Préparer les conventions de financements / reversements et suivre leurs échéances.
• Assurer un suivi régulier des budgets en remplissant des tableaux de bords : taux d’exécution, prévisions de dépenses…
• Gérer les commandes de ventes.

Vous serez également amené.e à réaliser les tâches suivantes :

• Préparer les courriers et les documents, suivre le circuit des visas et des signatures.
• Participer à la diffusion de l’information concernant le projet en interne et en externe.
• Assurer l’interface avec les autres services administratifs.
• Archiver des documents.

Connaissances transversales requises :

• Connaissance générale des techniques de gestion financière et de la comptabilité publique.
• Utilisation des techniques de classement et d’archivage.

Savoir-faire requis :

• Capacité à concevoir une organisation des dossiers, savoir trier et classer les informations.
• Capacité à interagir avec des interlocuteurs variés (chercheurs, étudiants, fournisseurs…).
• Capacité à hiérarchiser et à prioriser les demandes.

Savoir-faire :

• Maîtrise et utilisation des logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint).
• Utilisation du logiciel SIFAC ou SAP.
• Utilisation des outils de communication (messagerie, agenda électronique).

Savoir-faire transversaux :

• Informer et rendre compte à sa hiérarchie.
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer.
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes.
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée.

Savoir être :

• Autonomie, méthode et rigueur.
• Sens de l’organisation et de la coordination.
• Aptitude à travailler en équipe.
• Disponibilité, discrétion et confidentialité.
• Sens du contact et des relations humaines.
• Polyvalence et capacité d’adaptation.