Gestionnaire du courrier et achats (h/f) - Vanves

Communes; Île-de-France; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Un poste de gestionnaire du courrier et des achats est ouvert à la Mairie de Vanves. Ce rôle implique la gestion opérationnelle du courrier et des fournitures, tout en garantissant une collaboration efficace avec divers services. Il est requis de posséder des compétences organisationnelles reconnues et de maîtriser les outils bureautiques. Le candidat retenu évoluera dans un environnement dynamique avec possibilité d'interventions variées.

Prestations

Participation employeur pour la mutuelle et prévoyance

Avantages C.N.A.S

Participation employeur pour restauration

Qualifications

• Bonne capacité d'organisation et autonomie dans le travail.
• Maîtrise courante des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
• Capacité à respecter la confidentialité.

Responsabilités

• Gestion du courrier entrant et sortant, y compris tri, distribution et numérisation.
• Gestion des stocks de fournitures administratives et commandes.
• Suivi des budgets et des livraisons.

Connaissances

Organisation

Autonomie

Rigueur

Sens des initiatives

Discrétion

Maîtrise des outils bureautiques

Description du poste

Gestionnaire du courrier et achats (h/f) - Vanves

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• Fonction publique : Fonction publique Territoriale

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• Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
• Expérience souhaitée Non renseigné

Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée

• Catégorie Catégorie C (employé)
• Management Non renseigné
• Télétravail possible Non renseigné

Mission :
Placé sous la responsabilité du chef de service, il assure le gestion du courrier et la gestion des fournitures administratives et petit matériel (pour la Direction générale).

Activités :

GESTION DU COURRIER
Missions opérationnelles :
* Réceptionner (boîtes aux lettres et La Poste), trier, numériser, enregistrer et distribuer le courrier entrant
* Constituer le parapheur des notes et le suivi des signatures
* Assurer les dépôts et reprises des parapheurs et suivre le circuit en interne
* Dispatcher les abonnements « presse »
* Préparer et affranchir le courrier sortant en optimisant les coûts postaux
* Préparer le bac à courriers pour le départ Poste
* Gérer les recommandés avec accusé de réception (entrant et sortant)
* Gérer la boîte de messagerie « formulaire contact secrétariat général » et assurer la bonne direction des emails reçus
Autres tâches :
* Etre l'interlocuteur privilégié dans les relations avec la Poste et autres fournisseurs liés à la mission du courrier
* Contribuer à l'optimisation des processus existants, ainsi qu'au développement du nouvel outil numérique de gestion du courrier « Maarch »
* Suivre la maintenance des équipements de numérisation et des évolutions des outils dédiés (logiciel courrier, machine à affranchir) et alerter sur les dysfonctionnements,
* Assurer une formalisation de l'organisation de ses missions et la formation de binôme pour permettre son remplacement pendant les périodes d'absence
* Proposer des améliorations des process et sensibiliser aux bonnes pratiques
* Rendre compte de l'activité « courrier » par la présentation de statistiques, de tableaux de bord

ACHATS
Assurer la gestion des achats de fournitures administratives et petit matériel (pour la direction générale) :
* Gérer et suivre les stocks (consommables, fournitures de bureau)
* Passer les commandes nécessaires
* Assurer le suivi des livraisons et la bonne réception des fournitures
* Manutention des fournitures et des ramettes de papier
* Suivre les périodes de commande et les factures
* Préparation des commandes des services et distribution
* Assurer la maintenance de 1er niveau des copieurs multifonctions
* Suivre le budget alloué (courrier et fournitures)
* Rendre compte de l'activité « achats » par la présentation de statistiques, de tableaux de bord

SECRETARIAT GENERAL
Remplacement de l'assistante administrative pendant ses absences


Conditions d'exercice :
* Prise de fonction souhaitée : 1er septembre
* Horaires : 38h hebdomadaires. Ponctuellement horaires décalés pour afflux exceptionnel (élections, invitations protocole)
* Cadre d'emploi : Adjoint administratif
* Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime annuelle
* Avantages sociaux : CNAS, participation employeur mutuelle et prévoyance
* Restauration : participation employeur pour deux modes de restauration possible : accès à un restaurant d'entreprise ou service de livraison de repas sur site.
* Politique active de formation des agents

Profil recherché

Compétences et aptitudes :

* Organisation, autonomie, sens des initiatives, rigueur, ponctualité, discrétion, respect de la confidentialité disponibilité
* Maîtrise courante des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, logiciel Documalis/Maarch, Ciril)
* Sens du travail en équipe
* Bonne forme physique
* Station debout prolongée

Qui sommes-nous?

Ville dynamique de plus de 27000 habitants, facilement accessible en transports en commun, et plaçant la qualité du service aux habitants au centre de ses préoccupations.

Merci d'adresser votre candidature (CV et lettre de motivation) à l'attention de
Monsieur le Maire
Mairie de Vanves
23 rue Mary Besseyre - CS40001
92172 Vanves cedex

ou par mail à : [e-mail]

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif

Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Vacant à partir du 01/09/2025

Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie

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