Gestionnaire du bureau scolarité (H/F)

Description

Le gestionnaire de scolarité réalise les actes de gestion (principalement au travers du logiciel PEGASE) dans le respect de la réglementation en vigueur et en application des procédures de l'établissement, sous l'autorité de la cheffe de bureau de scolarité. Le bureau de la scolarité est intégré au Pôle Formation et Vie Etudiante de l'Université, sur le site du Mont Houy.

Activités et tâches :

• Informe et conseille les étudiants en vue de leur inscription administrative
• Répondre à l'assistance en ligne (courriel / Chatbot)
• Accueillir et informer au guichet
• Accueillir et informer au téléphone
• Gère les actes liés à la scolarité
• Editer les attestations de réussite
• Editer les diplômes
• Editer les certificats de scolarité
• Gérer les dérogations (cycle licence)
• Editer les Cartes Multi-Services
• Informer sur les candidatures
• Corriger en masse les incohérences dans l'outil PEGASE (inscriptions et/ou résultats)
• Contrôle les documents administratifs propres à la scolarité
• Vérifier les Procès-Verbaux justifiant l'édition des diplômes
• Vérifier les éléments constitutifs de l'inscription administrative
• Participe au paramétrage du logiciel de gestion de la scolarité PEGASE
• Les Pièces Justificatives nécessaires à l'inscription
• Les montants de droits d'inscription et les motifs d'exonération
• Les calendriers
• L'offre de formation
• Le maquettage des diplômes

Compétences requises :

• Connaissance des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, courriel, diaporama)
• Savoir rendre compte à sa hiérarchie
• Aptitudes relationnelles dans l'environnement professionnel (savoir allier rigueur et souplesse)
• Savoir conseiller et orienter les usagers (étudiants, stagiaires de la formation continue, apprentis, apprenants étrangers)
• Sens du service public et respect des règles de déontologie de la fonction publique
• Discrétion, neutralité
• Autonomie dans le travail
• Ponctualité
• Sens de l'accueil
• Être volontaire, entreprenant
• Capacité à travailler en équipe et en transversalité
• Capacité d'adaptation
• Sens de l'écoute et du dialogue
• Être diplomate, conciliant
• Être capable de respecter des consignes, d'appliquer des procédures
• Fiabilité, vigilance, capacité d'attention

PROFIL SOUHAITÉ

Expérience

• Débutant accepté

Savoirs et savoir-faire

• Législation sociale
• Actualiser des processus, des méthodes et outils de gestion
• Concevoir des supports de suivi et de gestion
• Réaliser des déclarations réglementaires