Gestionnaire des stages et de scolarité

Ecole Nationale Supérieure de Techniques Avancées (ENSTA); Les Ulis; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

L'Ecole Nationale Supérieure de Techniques Avancées (ENSTA) recherche un Gestionnaire de scolarité pour assurer le suivi administratif des étudiants. Le poste inclut la gestion des stages, des procédures d’inscription, ainsi que l’interface avec les candidats pour répondre à leurs demandes. Les candidats doivent avoir une connaissance du monde de l'enseignement supérieur et des compétences en rédaction administrative, avec une forte capacité à travailler en équipe.

Qualifications

• Connaissance du monde de l'enseignement supérieur.
• Connaissances juridiques relatives au droit du travail et aux stages.
• Capacité à travailler en équipe et accueil du public.

Responsabilités

• Assurer la gestion des procédures administratives relatives aux recrutements et stages.
• Informer les étudiants sur les conditions de réalisation des stages.
• Participer à l'organisation logistique des sélections et admissions.

Connaissances

Rédaction administrative

Gestion de dossiers administratifs

Expression écrite et orale en français

Expression écrite et orale en anglais

Proactivité

Formation

Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2

Outils

Outils de bureautique

Description du poste

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• Fonction publique : Fonction publique de l'État
• Employeur : Ecole Nationale Supérieure de Techniques Avancées (ENSTA)
  ENSTA

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• Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
• Expérience souhaitée Confirmé

Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée

• Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
• Télétravail possible Oui

Missions / Activités principales :

Sous l’autorité du Directeur de la formation, le (la) titulaire du poste sera en charge des missions principales suivantes :

- Assurer la gestion et le suivi des procédures administratives relatives aux recrutements et aux stages ainsi qu’une veille juridique concernant la réglementation sur les stages et sa mise en application à l’École ;
- Préparer les dossiers des étudiants retenus pour des prix de stages ;
- Informer les étudiants sur les conditions de réalisation des stages obligatoires ou facultatifs et en assurer la gestion administrative et l’édition des conventions de stages ;
- Assurer la fiabilité du suivi des inscriptions admissions administratives des étudiants et des inscriptions ainsi que le suivi de la tenue des jurys (admissions, validation diplomation, etc.), assurer l'interface avec les candidats afin de répondre à leurs demandes d'information, traiter administrativement les dossiers de candidatures, participer à l'organisation logistique de la phase de sélection puis d'admission en lien avec les responsables pédagogiques ;
- Assurer le suivi de la satisfaction des encadrants et partager les informations avec la Direction des relations entreprises pour tout ce qui peut être en lien avec la perception des entreprises et l’insertion professionnelle de nos étudiants.

Missions / Activité annexe :

- Contribuer à toute activité du service en fonction des priorités retenues.
- Participer à l’organisation et la mise en oeuvre de l'accueil physique et administratif des étudiants pour la rentrée et organiser les soutenances de stages
- Contribuer à la démarche Qualité, notamment via la rédaction et la mise à jour des procédures, le renseignement et le suivi des indicateurs
- Contribuer à la démarche RSE de l’Ecole dans le cadre de ses missions et de ses activités

Profil recherché

- Connaissance du monde de l’enseignement supérieur
- Connaissances juridiques sur le droit du travail et les stages
- Gestion de dossiers administratifs
- Rédaction administrative
- Expression écrite et orale en français
- Expression écrite et orale en anglais

Savoir-faire :

- Utilisation des outils de bureautique,
- Travail en équipe
- Tenue de planning
- Gestion du courrier
- Accueil du public de visu et téléphonique

Savoir être :

- Proactivité
- Rigueur
- Discrétion
- Disponibilité

- Esprit d’initiative
- Qualités relationnelles

Niveau d'études minimum requis

• Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2

Localisation

Localisation : ensta paris

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Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Qui sommes-nous?

ENSTA est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche sous tutelle du ministère des Armées. L’école a pour mission la formation d’élèves ingénieurs civils et militaires, dont les ingénieurs de l'armement et les ingénieurs des études et techniques de l'armement, ainsi que des cadres et docteurs hautement qualifiés pour les secteurs public et privé, en particulier dans les domaines de la défense et de la sécurité, des transports, de l'énergie, des activités maritimes, du numérique et des technologies de pointe.
ENSTA accompagne par sa recherche, son innovation et son offre de formation la transformation des grands secteurs stratégiques nationaux répondant ainsi aux enjeux de souveraineté nationale. Elle dispose de 6 unités de formation et de recherche (UFR) qui mènent une recherche appliquée en relation étroite avec l’industrie.
ENSTA est membre fondateur de l’Institut Polytechnique de Paris (IP Paris). Dans le cadre d’IP Paris, l’école participe aux activités des centres interdisciplinaires notamment du centre interdisciplinaire d'études pour la Défense et la Sécurité (CIEDS, soutenu par le ministère des armées et l’agence de l’innovation de défense (AID)). Elle est à l’origine de la création du Centre interdisciplinaire Mers & Océans, inauguré en janvier 2025. Des chercheurs de l’école travaillent également en collaboration dans
le cadre d'études portées par les centres Hi-Paris, lauréat en 2024 IA Cluster, E4C ou E4H notamment.

Descriptif du service

Au sein de la direction de la formation (DFR), le bureau de la scolarité assure le suivi administratif de la scolarité des étudiants, notamment des stages, pour les différents cycles de formation :
cycle ingénieur, master, formations spécifiques.
Le/la titulaire du poste sera affecté au sein du Campus Paris Saclay.

Vacant à partir du 18/08/2025

Gestionnaire de scolarité

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