GESTIONNAIRE DES STAGES

INSA Centre-Val de Loire; Blois; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

L'INSA Centre-Val de Loire recherche un gestionnaire des stages chargé de l'administration des stages des étudiants dans un cadre éducatif. Le candidat idéal devra avoir une connaissance des processus de stages, une bonne organisation, et des compétences en communication. Ce rôle implique la gestion des bases de données, des conventions et la veille à la conformité juridique.

Qualifications

• Connaissance des conventions de stage et de la réglementation en vigueur.
• Expérience dans la gestion administrative, idéalement dans un contexte éducatif.
• Compétences en élaboration de tableaux de bord et reporting.

Responsabilités

• Gérer les conventions et le calendrier des stages pour les étudiants paysagistes et ouvriers ingénieurs.
• Assurer la mise à jour de la base de données des stages.
• Participer aux activités et à l'organisation d'événements liés aux stages.

Connaissances

Sens de l'organisation

Capacité à travailler en équipe

Réactivité

Capacité d’analyse fonctionnelle

Utiliser les logiciels spécifiques

Techniques de communication

Outils

Arexis

Description du poste

L’Institut national des sciences appliquées Centre Val de Loire est un établissement public à caractère scientifique culturel et professionnel situé sur deux campus, Bourges et Blois. Il délivre le titre d’ingénieur, d’ingénieur par apprentissage, le diplôme d’Etat de paysagiste et le doctorat.

Le/la gestionnaire des stages assure la gestion administrative des stages des étudiants paysagistes et stages ouvriers ingénieurs, il/elle saisit et met à jour la base de données des stages, transmet les offres de stages aux étudiants. Le/la gestionnaire assure l’utilisation et l’optimisation du logiciel Arexis utilisé pour les stages et l’alternance.

Le poste est rattaché au service des partenariats.

Gestion des stages paysagistes

- Assurer la gestion administrative des stages étudiants paysagistes: gérer les conventions de stage, faire valider en amont les sujets par les équipes pédagogiques, gérer les avenants et les attestations de fin de stage

- Veiller à la conformité juridique des conventions selon la réglementation en vigueur.

- Saisir et mettre à jour la base de données des stages paysagistes,

- Gérer le calendrier des périodes de stage en lien avec l’équipe pédagogique.

- Prospecter et transmettre les offres de stages aux étudiants paysagistes

- Répondre aux questions des enseignants sur les problématiques liées aux stages ENP

- Elaborer des tableaux de bord pour le suivi et le reporting de la gestion des stages

Gestion des stages ouvriers ingénieurs

- Assurer la gestion administrative des stages ouvriers: gérer les conventions de stage, faire valider les sujets, gérer les attestations de fin de stage

- Veiller à la conformité juridique des conventions selon la réglementation en vigueur

- Gérer le calendrier des périodes de stage

- Saisir et mettre à jour la base de données des stages

- Préparer les documents nécessaires pour les jurys

- Elaborer des tableaux de bord pour le suivi et le reporting de la gestion des stages

- Informer les étudiants sur l’ensemble du process

La gestion des stages est effectuée sur le logiciel Arexis. Le gestionnaire doit veiller au déploiement et au suivi de l’outil auprès des étudiants en leur apportant un appui dans la prise en main, en identifiant les éventuels dysfonctionnements, en proposant des adaptations pour le paramétrage du logiciel, en participant aux phases de test lors des évolutions du logiciel.

- Participer aux activités transverses du service et à l'organisation d'évènements

- Environnement et réseaux professionnels

- Techniques d'accueil téléphonique et physique

- Techniques d'élaboration de documents

- Techniques de communication

Savoir-faire opérationnels

- Accueillir et prendre des messages

- Accueillir les populations concernées

- Enregistrer et classer les documents

- Rédiger des rapports ou des documents

- Capacité d’analyse fonctionnelle

- Savoir rendre compte

- Travailler en équipe

- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

- Utiliser avec expertise les outils bureautiques

Savoir-être

- Réactivité

- Sens de l'organisation

- Sens relationnel

- Capacité à faire preuve d'initiative

- Capacité à travailler dans l'urgence (priorités) et à respecter les délais