Gestionnaire des instances (secrétariat des comités et conseils) H/F

Université Gustave Eiffel; Rhône; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

L'Université Gustave Eiffel recrute un Gestionnaire des instances. Ce poste implique la gestion du secrétariat et des réunions au sein des instances universitaires. Le candidat idéal doit avoir de bonnes capacités relationnelles, un sens de l'organisation et une autonomie. Télétravail possible.

Qualifications

• Connaissance de l'organisation de l'enseignement supérieur serait un plus.
• Capacité rédactionnelle de comptes rendus et courriers.
• Prioriser et respecter les délais.

Responsabilités

• Assurer le bon fonctionnement des instances.
• Gérer la communication et la documentation.
• Rédiger et formaliser les décisions.

Connaissances

Qualités relationnelles

Rigueur

Sens de l'organisation

Réactivité

Autonomie

Outils

Outils bureautiques

Description du poste

Gestionnaire des instances (secrétariat des comités et conseils) H/F

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• Fonction publique : Fonction publique de l'État
• Employeur : Université Gustave Eiffel
  Université Gustave Eiffel

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• Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
• Expérience souhaitée Non renseigné

Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée

• Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
• Télétravail possible Oui

Ce poste est rattaché à l’un des services de la direction générale déléguée aux affaires juridiques et institutionnelles (DGd-AJI), qui regroupe 20 agents. Placé sous l’autorité de la directrice générale déléguée adjointe aux affaires juridiques et institutionnelles, l’assistant(e) assure le secrétariat et la gestion de certaines instances de l’Université, notamment les conseils centraux, le comité social d’administration et la formation spécialisée en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail.

Missions principales :

· Assurer le bon fonctionnement des instances : élaborer et actualiser le calendrier ainsi que les rétroplannings, organiser les séances du conseil académique, du conseil d’administration et des instances du dialogue social (comité social d’administration et sa formation spécialisée en santé, sécurité et conditions de travail), ainsi que leurs réunions préparatoires.

· Gérer la communication et la documentation : rédiger et diffuser les ordres du jour, convocations et documents associés aux membres des instances et conseils (mailings, dépôt et gestion électronique de documents) en veillant à leur mise à jour.

· Assurer la logistique des réunions : organiser les séances en présentiel ou en visioconférence (Réservation de salle, du matériel adapté, accueil, gestion des présences, suivi du quorum et des votes, prise de notes) et garantir la disponibilité des dossiers nécessaires.

· Rédiger et formaliser les décisions : rédiger des projets de fiches de synthèse, relevés d’avis, délibérations et procès-verbaux, assurer leur relecture, correction et diffusion.

· Gérer les obligations réglementaires : transmettre les actes au contrôle de légalité, publier les décisions et anticiper les fins de mandat en lien avec les responsables des élections.

· Mettre à jour et suivre les données : actualiser les bases de données, transmettre les indicateurs et assurer l’archivage les documents liés aux séances.

· Participer à l’amélioration continue : contribuer à la démarche qualité de la DGD-AJI par la mise à jour des procédures et l’actualisation des pages intranet.

Compétences attendues

Savoir

Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche ainsi que celui d'un établissement public serait un plus.


Savoir être

Qualités relationnelles, diplomatie
Sens de la confidentialité
Sens de l'organisation et rigueur
Réactivité, disponibilité, autonomie
Adaptabilité au changement


Savoir faire

Prioriser et respecter les délais et échéances
Appliquer la règlementation
Capacité rédactionnelle de comptes rendus et courriers
Bonne maitrise des outils bureautiques et des systèmes

Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV est obligatoire

Personnes à contacter

Le poste implique quelques déplacements, principalement à Marne-la-Vallée, lors des séances organisées en présentiel et une disponibilité lors des séances en coordination au sein de l’équipe. Télétravail possible jusqu’à deux jours.

Vacant à partir du 04/11/2024

Assistante / Assistant juridique

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