Gestionnaire des emplois du temps et de la réservation des salles (H/F)

Nantes Université; Nantes; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Nantes Université recrute un(e) gestionnaire des emplois du temps pour la Faculté des Langues et Cultures Étrangères. Vous serez responsable de la centralisation des besoins, de la conception des emplois du temps et de la réservation des salles, tout en interagissant avec les enseignants. Une bonne maîtrise des outils bureautiques et une formation en secrétariat sont requises.

Qualifications

• Expériences antérieures en gestion administrative bienvenues.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques exigée, connaissance de CELCAT appréciée.
• Connaissance du fonctionnement de l'enseignement supérieur requise.

Responsabilités

• Centralisation des besoins et conception des emplois du temps.
• Mise à jour des emplois du temps et réservation des salles tout au long de l'année.
• Vérification des heures saisies pour le paiement des enseignants vacataires.

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques

Sens du travail en équipe

Rigueur et capacité d'anticipation

Capacité d'adaptation

Formation

Formation en secrétariat ou gestion administrative

Outils

CELCAT

Description du poste

Description

RESPONSABILITÉS :

Environnement et contexte de travail

Localisation : Nantes – Campus Tertre. Le poste est rattaché à la Faculté des Langues et Cultures Étrangères (FLCE) intégrée au pôle Humanités de Nantes Université. Avec un effectif de 100 enseignants et enseignants-chercheurs, 90 chargés d'enseignement vacataires et 20 lecteurs de langue étrangère, la FLCE forme chaque année près de 3 000 étudiants répartis sur les sites de Nantes et La Roche-sur-Yon. L'équipe administrative est composée de 15 personnes, dont 8 chargées du secrétariat des filières LEA (Langues Étrangères Appliquées) et LLCEr (Langues et Civilisations Étrangères). Vous serez placé.e sous la responsabilité de la secrétaire générale de la Faculté au sein du bureau de coordination des filières. Le poste est en interaction avec les secrétariats, les enseignants, enseignants-chercheurs et la gestionnaire responsable des réservations des salles du pôle Humanités.

Missions

Vous serez chargé·e de la centralisation des besoins, de la conception et de la saisie des emplois du temps de la Faculté ainsi que de la réservation des salles correspondantes. Le poste est en lien avec les enseignants et les secrétariats des deux filières de la Faculté (LEA et LLCEr) et d'autres composantes pour les formations mutualisées (master MEEF, masters CCS, licence Parcours Europe, ...). Les emplois du temps, élément clé pour les étudiants et les enseignants, sont au cœur du fonctionnement de la Faculté.

Activités principales

1. Elaborer les emplois du temps dans le logiciel CELCAT
2. Mettre à jour les emplois du temps (absences, rattrapage, etc.) et la réservation des salles tout au long de l'année universitaire
3. Vérifier les heures saisies pour la mise en paiement des enseignants vacataires
4. Vérifier le service des enseignants titulaires
5. Participer à l'élaboration de procédures de collecte des informations, être force de proposition en vue de l'amélioration de l'élaboration des EDT

Conditions particulières d'exercice

Amplitude horaire importante en mai-juin et en décembre-janvier (préparation des EDT) et aux périodes de rentrée universitaire (septembre et janvier).

Profil recherché

• Formation et/ou qualification : secrétariat, gestion administrative
• Bonne maîtrise des outils bureautiques ; la connaissance du logiciel Celcat serait un plus
• Connaissance de l'enseignement supérieur et du système LMD
• Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste
• Connaissance de l'enseignement supérieur et du système LMD
• Poste ouvert aux agents susceptibles de se prévaloir d'une priorité légale conformément aux dispositions de l'article L.512-19 du Code Général de la Fonction Publique (sur présentation d'un justificatif).

Compétences et connaissances requises

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :

• Connaissance du fonctionnement de l'enseignement supérieur
• Sens du travail en équipe

Savoir-faire opérationnels :

• Sens de l'organisation, rigueur et capacité d'anticipation
• Savoir travailler en équipe, partager l'information
• Savoir rendre compte
• Être à l'aise avec les outils informatiques (dont tableur)
• Avoir une vision globale et transversale sur les formations
• Anticiper les difficultés et être force de proposition

Savoir-être :

• Savoir travailler en équipe et partager l'information
• Capacité d'adaptation et autonomie
• Savoir réagir dans l'urgence en périodes de pic d'activité