Gestionnaire des Assemblées et Secrétariat Général

Gestionnaire des Assemblées et Secrétariat Général, Haute-Garonne

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Sous l'autorité hiérarchique de la Responsable de service, vous avez pour mission principale la préparation et le suivi des instances de la collectivité (Conseils, Bureaux, Commissions). Vous aurez également pour mission le suivi des opérations foncières sur le territoire communal, l’administration et le suivi des actes règlementaires et la tenue des registres des actes du service « assemblées ». Des missions de secrétariat général pourront être confiées ponctuellement pour la Direction Générale des Services. Vous travaillez de façon générale en relation avec l'ensemble des services. Missions / conditions d'exercice - Préparation et suivi des instances de la collectivité,
- Suivi des opérations foncières (sur le territoire communal),
- Gestion des actes administratifs règlementaires,
- Tenue des registres,
- Missions ponctuelles de secrétariat général.
*En fonction du profil les missions peuvent être amenées à évoluer.

* Gestionnaire des assemblées :

- Gestion des instances :
Conseils :
* Etablir et suivre l'ordre du jour provisoire ,
* Recenser, contrôler, corriger et mettre en forme les projets d’actes,
* Mise en forme des notes de synthèse,
* Envoi des documents préparatoires et préparation des dossiers de séances (participants, Maire, direction…),
* Gestion des convocations, des présences et des pouvoirs,
* Préparation de la salle de réunion (jour J),
* Gestion des actes à traiter post séance,
* Préparation des délibérations ,
* Traitement des délibérations (publication, envoi au contrôle de légalité, retour aux services émetteurs),
* Retranscrire le débat des séances pour établir le procès-verbal de la séance,
* Garantir les procès-verbaux des séances de la réalisation à la diffusion,
* Tenir les registres,
* Archiver les dossiers des instances.

Bureaux et Commissions :
* Etablir et suivre l'ordre du jour provisoire ,
* Recenser, contrôler, corriger et mettre en forme les documents,
* Envoi des documents préparatoires et préparation des dossiers de séances (participants, Maire, direction…),
* Gestion des convocations et des présences,
* Préparation de la salle de réunion (jour J),
* post séance : suivi suite à donner.

Gestion des registres des décisions du Maire :
* Collecter les décisions produites par tous les services,
* Vérifier leur conformité,
* Etablir le sommaire des registres,
* Préparer les registres pour reliure,
* Produire le compte rendu des décisions .

* Secrétariat de Direction :

Suivi des opérations foncières :
* Suivi des cessions (sur le territoire communal),
* Relations avec les interlocuteurs (notaire, acquéreur, service technique, ENEDIS….),
* Centralisation des informations et tenue des dossiers en cours,
* Suivi des procédures de proposition et validation des projets,
* Organisation, tenue et suivi des enquêtes publiques,
* Tenue et archivage des dossiers.

Missions ponctuelles :
Des missions peuvent être ponctuellement accordées pour d’autres services ou pour la Direction. (Envoi au contrôle de légalité d’un acte, rédaction d’un courrier, préparation d’une réunion exceptionnelle, aide administrative à la préparation de projet avec d’autres services, suivi d’une concertation publique…).

Continuité du service :
* Assurer les fonctions dévolues aux autres agents de l'équipe afin d'assurer la continuité de service.

* CONDITIONS D'EXERCICE :
- Travail en bureau
- Horaires réguliers, avec amplitude variable en fonction des obligations de service public,
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité,
- Disponibilité,
- Travail en autonomie,
- Nécessité de service : Présence indispensable sur certaines périodes de l’année (délais règlementaires à respecter) en cohérence avec les effectifs présents. Profils recherchés - Fonction Publique Territoriale, catégorie C, cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux
- Formation en assistanat de direction ou équivalent,
- Connaissances en droit public, notamment en droit administratif,
- Connaissance du statut de la fonction publique territoriale,
- Très bonne maîtrise de l'environnement territorial,
- Disponibilité et sens du service public,
- Expérience sur poste similaire en collectivité territoriale fortement souhaitée
- Niveau d’étude : BAC.

* Savoir-faire :
- Savoir organiser et planifier son travail,
- Savoir respecter des délais,
- Maîtrise de l'écrit administratif, de la rédaction et de la mise en forme des documents,
- Connaissance de l'environnement et du cadre juridique liés au fonctionnement des collectivités territoriales,
- Capacité à rendre compte de l'activité,
- Aptitude à travailler en autonomie et à faire preuve d'initiative, en concertation avec la hiérarchie,
- Capacité à restituer l'information,
- Maîtrise indispensable des outils bureautiques (suite Office), aisance numérique, et appétence pour les nouvelles technologies, progiciels et organisations de travail digitales
- Qualités rédactionnelles confirmées,
- Maîtrise de la grammaire et l'orthographe française.

* Savoir-être attendu :
- Discrétion professionnelle et obligation de réserve professionnelle,
- Sens du travail en équipe,
- Sens de l'organisation, rigueur, réactivité, capacité à prioriser et à gérer l'urgence et les pics d'activités en fonction des nécessités de service,
- Capacité d'analyse, d’anticipation et de concentration,
- Qualités relationnelles et d'écoute, capacité à adapter son discours en fonction de l'interlocuteur,
- Qualités relationnelles et sens du dialogue,
- Gestion du stress.

* REMUNERATION STATUTAIRE + REGIME INDEMNITIAIRE + PRIME ANNUELLE,
* Possibilité de travailler 37h30 par semaine, générant 15 jours de RTT en plus des 5 semaines de congés annuels, ainsi que des congés de fractionnement,
* Aménagement du temps de travail possible sur jours,
* Remboursement des frais de transport en commun domicile - travail : 75% de l'abonnement,
* Comité d'entreprise : CNAS -ouvrant droit aux chèques vacances et CESU, réductions centre de vacances, avantages billetteries cinéma - parcs - spectacles, prestation noël, garde d'enfants...,
* Participation prévoyance pour 15 € (selon modalités du contrat).