Gestionnaire des applications de scolarité

La Gazette des Communes; Saint-Denis; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution académique recherche un spécialiste pour la gestion des applications de scolarité. Le candidat sera chargé de maintenir et d'améliorer les outils numériques, d'assurer l'assistance aux utilisateurs et de travailler en étroite collaboration avec divers services. La rigueur, l'autonomie et une bonne maîtrise des outils informatiques sont essentielles pour ce rôle. Des horaires décalés peuvent être requis durant les périodes d'inscription.

Qualifications

• Bonne maîtrise des outils bureautiques, surtout Excel.
• Connaissance de l'application Apogée et des procédures d'admission.
• Capacité à gérer des situations d'urgence et à travailler en équipe.

Responsabilités

• Paramétrer et tester les applications de scolarité.
• Assister les usagers lors des inscriptions administratives.
• Concevoir des guides et assurer la formation des utilisateurs.

Connaissances

Assistance utilisateurs

Autonomie

Communication

Gestion des urgences

Conception de procédures

Formation

Formation en informatique ou équivalent

Outils

Excel

Apogée

Description du poste

L’université Paris 8 est un pôle d’enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités.

Quelques Chiffres

• 23 935 étudiants.
• Une offre de formation répartie en 5 domaines disciplinaires : Arts, Droit Economie Gestion, Lettres et Langues, Sciences et techniques, favorisant des articulations entre disciplines et des transversalités.
• 11 UFR, 5 instituts dont 2 IUT, un IED, l’Institut des Etudes Européennes et l’Institut Français de Géopolitique.
• 4 sites et des locaux sur le Campus Condorcet, 18 bâtiments, 105 000 m² SHOB.
• 36 licences (dont 11 professionnelles), 40 Masters, 8 DUT, de nombreux diplômes d’université, 80 doctorats.
• 4 écoles doctorales, 33 unités de recherche dont 9 UMR, environ 170 thèses de doctorat soutenues tous les ans.
• 870 personnels enseignants et 711 personnels de bibliothèques, administratifs et techniques.

Effectuer le paramétrage des applications de scolarité (Admission Post-Bac, Candidatures Paris 8, API, Assistance étudiants P8, Admission/Inscription, ApoWeb, RéinsWeb, PJ-Web, Rendez-vous, PEPSISE...).

Faire des tests avant la mise en service des applications de scolarité et en cas de mises à jour ou d'évolution majeure.

Participer au déploiement des nouveaux outils dans les composantes et/ou services concernés avec l'appui des différents acteurs (Directeurs de la scolarité, Responsable de la cellule Applications de la scolarité, utilisateurs, DSI,...).

Veiller au respect des calendriers et des délais fixés pour l'installation des nouveaux outils et pour l'ouverture des applications lors de chaque campagne d'admission et d'inscription.

Suivre et mettre à jour régulièrement les données saisies dans les applications.

Contrôler la qualité et la cohérence des données saisies dans les applications.

Participer à la formation des utilisateurs (Formation en groupe, et si besoin, formation individuelle).

Concevoir des guides à destination des utilisateurs et des usagers.

Assurer l'assistance des utilisateurs internes à l'université. Se déplacer éventuellement dans les composantes ou les services.

Participer à la veille technique et réglementaire.

Participer à des réunions périodiques avec l'équipe et les responsables hiérarchiques.

Venir en appui aux différentes équipes de la Direction de la scolarité pour préparer la campagne d'inscription administrative (Paramétrage et tests des applications ApoWeb, RéinsWeb, Service numérique pour le dépôt des pièces justificatives en ligne, application Rendez-vous...).

Assister les usagers pour l'utilisation des applications, notamment lors des phases d'admission. Accueillir, répondre aux questions des usagers par téléphone ou via l'application Assistance étudiants P8.

Assister les étudiants rencontrant des difficultés techniques lors de leur inscription administrative en ligne. Présence dans la salle informatique au bâtiment C lors de la campagne d'inscription en juillet, septembre et octobre (Présence à tour de rôle avec les autres collègues de la cellule Applications de scolarité).

Venir en appui aux Bureau des inscriptions pour corriger les anomalies d'inscription administrative remontées par l'application PEPSISE.

Mettre à jour le site internet de Paris 8 au niveau des pages dédiées à la scolarité des étudiants.

Connaissance des différentes procédures d'admission et d'inscription en vigueur à Paris 8.

Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'université, des différents services et tout particulièrement des composantes.

Connaissance des règles de scolarité en vigueur à Paris 8.

Connaissance de l'application Apogée et de son fonctionnement, principalement dans le domaine lié aux inscriptions administratives. Cette compétence peut être acquise par des formations internes.

Maîtrise des outils bureautiques (Pratique avancée d'Excel).

Adaptation à tous les niveaux de compétences des utilisateurs et transmission des connaissances.

Savoir concevoir des procédures et des systèmes adaptés aux besoins.

Maîtrise de la réglementation.

Savoir faire preuve d'autonomie et capacité à travailler en équipe.

Capacité à communiquer et conduire une relation avec les différents services et composantes.

Savoir gérer les urgences et hiérarchiser les priorités.

Faire preuve de capacités d'initiative et d'adaptation.

Faire preuve de rigueur et de méthode.

Savoir rendre compte de l'état d'avancement des activités.

Contrainte Spécifique

Horaires décalés en période d'inscription en juillet et septembre, et éventuellement, fort accroissement d'activité durant cette période.

Important

Il n'est pas nécessaire d'être informaticien pour occuper ce poste. Il faut surtout être à l'aise avec l'utilisation des logiciels et applications informatiques.

Il est principalement demandé d'effectuer un paramétrage fonctionnel des outils informatiques.