Gestionnaire de scolarité H/F

Université Jean Moulin Lyon 3; Paris; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université reconnue recherche un Gestionnaire de scolarité pour rejoindre l'iaelyon School of Management à Lyon. Ce poste implique l'accueil des étudiants, la gestion des dossiers académiques et le soutien logistique pour le bon fonctionnement des formations. Elle exige un Bac minimum et de bonnes compétences en organisation et gestion des priorités. Un accompagnement professionnel et de nombreux avantages sociaux sont offerts.

Prestations

51 jours ouvrés de congés par an

Télétravail jusqu'à 2,5 jours par semaine

Restauration sur place

Emplacement de parking gratuit

Participation aux abonnements de transport en commun

Activités sportives et culturelles

Aide périscolaire

Qualifications

• Expérience souhaitée dans le milieu de l'enseignement supérieur.
• Capacité à gérer les priorités.
• Flexibilité et capacité d'adaptation au rôle.

Responsabilités

• Accueil et orientation des étudiants et partenaires.
• Gestion des dossiers étudiants de l'inscription à la remise des diplômes.
• Mise à jour des bases de données de gestion.

Connaissances

Rigueur

Réactivité

Capacité d'écoute

Travail en équipe

Sens de l'organisation

Bonne capacité rédactionnelle

Intérêt pour l'environnement académique

Formation

Bac minimum

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Scolins/GDM/GDS

Description du poste

Gestionnaire de scolarité H/F, 8th arrondissement of Lyon

Université Jean Moulin Lyon 3

Située au coeur de Lyon et de Bourg-en-Bresse, l’Université Jean Moulin offre un espace d’apprentissage et de recherche centré sur les sciences humaines et sociales. Avec 7 écoles doctorales et 19 unités de recherche, elle développe une recherche interdisciplinaire, en lien avec les grandes questions de société.

Membre de l’Université de Lyon, elle accueille près de 28 000 étudiants et propose un large éventail de formations du BUT au doctorat dans un cadre d’études de qualité. Ouverte sur l’Europe et sur le monde, l’Université Jean Moulin développe des actions de coopération pédagogique et scientifique sur les 5 continents. Favoriser l’égalité des chances en respectant les différences constitue son ambition première, convaincue que la diversité et les spécificités sont une richesse et que chacun d’entre nous est défini par ses différences. Pleinement engagées auprès de leurs partenaires socio-économiques, les équipes de l’Université Jean Moulin mettent tout en oeuvre pour contribuer à la réussite des étudiants et à leur insertion professionnelle.

Contexte et missions principales :

Fondé en 1956, iaelyon School of Management est une école interne de l’Université Jean Moulin Lyon3.

Plus important IAE de France par la taille de ses communautés étudiantes et académiques, l’iaelyon est, avec plus de 7200 étudiants, l'un des tout premiers pôles universitaires français de formation et de recherche en gestion et management. C’est également l'un des plus internationalisés et professionnalisés.

La mission des services de scolarité est la gestion des formations professionnelles et/ou initiales.

Les étudiants de ces formations peuvent provenir de la formation initiale ou relever de la formation continue.

La responsabilité des gestionnaires administratifs est importante : ils véhiculent l’image de l’iaelyon ainsi que celle de l’université vis-à-vis de nos partenaires extérieurs.

Votre mission

Accueil/lnformation

o Accueillir, informer et orienter les étudiants, le public, les intervenants, les professionnels et les partenaires

Gestion de scolarité

o Gérer les dossiers des étudiants de leur inscription pédagogique à la remise de diplômes

o Elaborer et assurer le suivi des plannings, des cours et des examens, réserver le matériel spécifique et résoudre les dysfonctionnements

o Gérer les assiduités et les attestations mensuelles de présence

o Gérer les heures d'enseignement sur applicatif spécifique

o Contribuer à la mise en œuvre des campagnes de candidatures et au recrutement des futurs étudiants

o Organiser et participer aux réunions et comités de gestion des diplômes

o Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion, saisir les éléments pour l’établissement des documents statistiques

o Classer et archiver des documents

o Contribuer à la gestion des contrats d'alternance et de formation continue

Soutien logistique et communication

o Participer aux audits (Qualicert, Equis, AACSB, …) : fournir les éléments demandés par la Direction Qualité, Accréditations, Projets concernant la scolarité du diplôme auditionné et participer à l’audit.

o Collaborer ponctuellement avec les autres membres de l'iaelyon pour l'organisation et la surveillance des différents tests Score IAE Message obligatoires.

o Gérer les commandes et réservations auprès des prestataires et fournisseurs

o Gérer les ordres de mission pour les frais de déplacement et sorties pédagogiques

o Contribuer à l'organisation et au suivi administratif des séminaires de formation et évènements de promotion des formations de l’école

o Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur

o Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure

Écosystème de travail

Au sein de l'iaelyon au Service de scolarité, vous serez amené(e) à travailler sous la supervision directe du Responsable de scolarité et de Directrice Administrative et Financière.

Vous collaborerez également de façon étroite avec les autres services de l’école et de l'Université Jean Moulin Lyon 3.

Compétences opérationnelles et comportementales :

Rigueur, réactivité et flexibilité

Capacité d'écoute et de prise en compte des demandes des différents interlocuteurs

Capacité à travailler en équipe

Sens de l'organisation et capacité de gestion des priorités

Bonne capacité rédactionnelle

Intérêt pour l'environnement académique

Diplôme(s) souhaité(s) : Minimum Bac

Expérience souhaitée : Une expérience équivalente sur les missions et/ou une expérience dans le milieu de l'enseignement supérieur et de la recherche seraient appréciées

Connaissance et outils :

Outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, etc.) Scolins/GDM/GDS

Diplôme(s) souhaité(s) : De niveau BAC minimum

Expérience souhaitée : Une expérience équivalente sur les missions et/ou une expérience dans le milieu de l'enseignement supérieur et de la recherche seraient appréciées

Service recruteur : iaelyon

Localisation du poste : iaelyon School of Management - 6 Cours Albert Thomas 69008 LYON

Temps de travail hebdomadaire : 37h05

Contrat et durée : CDD 12 mois renouvelable

Filière / Grade : Catégorie B

Rémunération mensuelle brute : 1929€ + prime annuelle

Le poste est ouvert aux personnels contractuels

Pourquoi travailler à l'université Jean Moulin Lyon 3 ?

• 51 jours ouvrés de congés par an
• Télétravail jusqu’à 2,5 jours par semaine en fonction des nécessités de service possible après 6 mois
d’ancienneté (avec indemnités à hauteur de 2,88 euros par jour télétravaillés, plafonné à 220 euros par an)
• Organisation possible de la semaine (37h05) sur 5 jours ou 4,5 jours
• Un accompagnement personnalisé des parcours professionnels : formation, préparation concours et
évolution professionnelle.
• Restauration sur place avec participation financière de l’établissement.
• Emplacement de parking gratuit sur site (voiture + vélo).
• Participation de l’établissement aux abonnements de transport en commun
• Participation de l’établissement à la complémentaire santé
• Nombreuses activités sportives et culturelles organisées sur place pour le personnel
(Sports : participation pour accéder à toutes les activités 36€ par an).
• Avantages sociaux : aide périscolaire, chèques vacances, et CESU.

Nous serons plus attentifs aux candidatures avec lettre de motivation

Attention, l'université sera fermée du 25 juillet au 19 aout inclus, pendant cette période les candidatures ne seront pas étudiées.