Gestionnaire de scolarité F/H

La Gazette des Communes; Paris; Sur place; EUR 32 000 - 48 000; Plein temps

Résumé du poste

Université Paris 1 Panthéon-Sorbonne recherche un collaborateur administratif pour la gestion de scolarité des Masters en apprentissage. Vous gérerez les inscriptions, emplois du temps, jurys et délibérations, et délivrerez les relevés de notes.

Vous assurerez l'accueil des étudiants, les échanges avec les enseignants et les partenaires (entreprises et CFA), et vous contribuerez à l'organisation logistique des formations internationales.

Qualifications

• Maîtriser l'organisation et le planning des activités et des dossiers
• Connaissance d'APOGEE et du travail avec les référentiels de scolarité
• Anglais et langues étrangères souhaités
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et des procédures administratives de l'enseignement supérieur

Responsabilités

• Gérer le secrétariat de scolarité des Masters (1e année) en apprentissage et grossesse formation initiale
• Assurer l'inscription pédagogique, l'emploi du temps, les jurys et les délibérations
• Éditer les PV et relevés de notes; assurer les convocations et l'information des étudiants
• Suivre les réservations de salles et les absences; préparer les documents d'information
• Gérer la sélection des candidats: réception des dossiers, supports pour commission, entretiens et communication des résultats
• Accueillir les étudiants et assurer la liaison avec les enseignants et le service du planning
• Travailler en interface avec les entreprises et le CFA et assurer l'inclusion des séminaires internationaux

Connaissances

Organisation

Rigueur

Travail en équipe

Communication

Autonomie

Réactivité

Confidentialité

Outils

APOGEE

Description du poste

L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne associe le glorieux héritage du collège fondé par Robert de Sorbon au XIIIe siècle avec un projet pluridisciplinaire novateur. Première université française en sciences humaines et sociales (SHS), elle cultive depuis 1971 un esprit unique qui associe une approche scientifique exigeante et l’ambition de faire émerger de nouveaux savoirs qui transforment le monde. Implantée sur 26 sites franciliens, ouverte sur le monde et l'Europe avec les onze établissements qui composent l'alliance Una Europa, elle accompagne près de 45 000 étudiants par an et revendique l’un des plus grands réseaux d’alumni du continent. L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne est aujourd’hui la grande université française en sciences humaines et sociales, engagée pour replacer l’humain au cœur de l’approche scientifique, pour des sciences plus humaines ainsi que pour une société plus juste et durable. Ce engagement se traduit notamment par la mise en place depuis plusieurs années d’une démarche structurée et ambitieuse en matière de développement durable et de responsabilité sociétale (DD&RS). Le 23 août 2021, l’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne a obtenu le label Human Resources Strategy for Researchers (HRS4R) qui confirme son positionnement à l’échelle européenne et son engagement à appliquer les principes de la Charte européenne du chercheur et du Code de conduite pour le recrutement des chercheurs.

Gestion de Scolarité de parcours Masters en apprentissage

• Gérer le secrétariat de scolarité des Masters 1 de la Mention Management de l'Innovation (3 parcours en apprentissage, 1 en formation initiale) et du Master de la Mention Économie de l'Entreprise et des Marchés.
• Assurer la mise en place et le suivi des différentes opérations de gestion (inscriptions pédagogiques, préparation des emplois du temps des cours et examens, organisation des jurys, délibérations, édition des PV)
• Veiller à la bonne gestion des réservations et changements de salles et des absences
• Délivrer les relevés de notes et les diplômes aux étudiants
• Gérer la procédure de sélection des candidats : réception et vérification des dossiers de candidature ; élaboration des supports de travail pour la commission de sélection, organisation des RV pour les entretiens ; suivi, évolution des états et communication des résultats aux candidats (processus sur eCandidat et MonMaster)
• Préparer les documents d'information pour les étudiants
• Accueillir les étudiants : information, communication, délivrance de documents
• Assurer les relations avec les enseignants : préparation des plannings, reproduction des sujets d'examen et des supports de cours, gestion logistique, remises des notes, saisie des notes, rattrapages de cours
• Assurer les relations avec le service du planning et la bibliothèque le cas échéant

Relations avec les entreprises et le CFA

• Accompagner les étudiants dans leur recherche de contrat d'apprentissage
• Assurer la gestion administrative des contrats d'apprentissage et de professionnalisation ainsi que la relation avec les entreprises
• Assurer la relation avec le CFA (feuilles des présences des étudiants)

Interface avec les entreprises pour les apprentis (suivi de l'assiduité des étudiants, organisation des rencontres avec les maîtres d'apprentissage)

Intégration et accompagnement du quotidien de la formation

• Organisation d'une journée d'intégration pour les étudiants; des réunions de rentrée
• Organisation logistique et administrative des séminaires internationaux, accompagnement de groupes d'apprentis à l'étranger
• Connaissances pratiques et théoriques
• Savoir mettre en œuvre la réglementation et les procédures relatives à la gestion de scolarité dans l'enseignement supérieur et à l'apprentissage
• Connaissance APOGEE
• Maîtriser l'offre de formation de l'établissement
• Evoluer dans un environnement international (anglais et langues étrangères souhaitées)

Connaissances techniques et méthodologiques

• Savoir organiser et planifier ses activités en fonction des priorités
• Savoir expliquer la règlementation applicable à ses collaborateurs et aux usagers
• Savoir rédiger et mettre en forme des documents
• Savoir interagir avec des acteurs privés et publics

Attitudes et comportements attendus

• Être rigoureux, dynamique, réactif et méthodique
• Grande rigueur et excellente capacité d'organisation
• Avoir le sens du service public
• Savoir prendre des initiatives, instituer le dialogue avec les acteurs et usagers du service
• Savoir travailler dans l'urgence
• Faire preuve de disponibilité, d'esprit d'équipe, de rigueur et d'autonomie
• Être apte à la flexibilité et l'innovation
• Rendre compte de son activité
• Gérer la confidentialité des informations et des données
• Proposer des pistes d'améliorations