Gestionnaire de scolarité F/H

UNIVERSITE DE LORRAINE; Nancy; Sur place; EUR 25 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution d'enseignement recrute un·e gestionnaire de scolarité à Nancy pour un CDD jusqu'au 31 août 2026. Le candidat idéal doit posséder des compétences en bureautique et gérer des tâches administratives variées, telles que l'accueil des étudiants et l'organisation des examens. Les candidatures sont attendues pour le 16 octobre au plus tard.

Qualifications

• Expérience antérieure sur un poste administratif.
• Maîtrise des outils bureautiques nécessaires.
• Capacité à maîtriser les logiciels spécifiques, formations internes possibles.

Responsabilités

• Accueillir, informer et orienter les étudiants et intervenants.
• Gérer les candidatures et les inscriptions administratives.
• Organiser les emplois du temps et les examens.

Connaissances

Sens du relationnel

Organisation

Réactivité

Outils

Word

Excel

Power Point

Publisher

Description du poste

L'Université de Lorraine recrute pour l'Institut Régional du Travail (IRT), un·e gestionnaire de scolarité.

Vos activités s'organiseront autour de 5 missions :

Mission 1 : Accueil et information

- Accueillir, informer et orienter les étudiants, enseignants-chercheurs et intervenants extérieurs et toute autre personne en lien avec les formations

- Gérer et traiter les mails ainsi que les appels téléphoniques

- Assurer l’interface entre l’équipe pédagogique, les responsables de diplôme et les différents services de l’Université

Mission 2 : Gestion administrative des diplômes

- Assure le suivi des candidatures en licence professionnelle via Ecandidat, suivi des CV et lettres de motivations pour les DU, s’assurer de la conformité des dossiers de candidature, relance des candidats, tenue de tableaux de suivi, mise en place des commissions d’admissions, saisie des résultats et suivi.

- Procéder à l’accueil initial et déterminer la catégorie (FI, FC, FP, demandeur d’emploi, congé formation …)

- Paramétrage des applications

- Inscriptions administratives et pédagogiques sur le logiciel de scolarité

- Préparer la réunion de rentrée

- Reproduire les documents pédagogiques

Mission 3 : Gestion des emplois du temps

- Organiser et gérer les emplois du temps des diplômes en relation avec les responsables de diplômes et les enseignants : coordination et saisie sur le logiciel, relances, informations et affichages aux étudiants, établir feuilles de présence.

- Gérer les contraintes d’emploi du temps, modifications et mises à jour quotidiennes

Mission 4 : Préparation des examens et des jurys

- Organisation des examens, planifier les épreuves, réserver les salles, organisation logistique, convoquer les étudiants et les surveillants.

- Lancer les épreuves

- Anonymiser les copies et les remettre aux enseignants à l’issue des épreuves. Recueillir et saisir les notes, édition des procès-verbaux,

- Préparer les jurys

Mission 5 : Gestion des stages

- Assurer la diffusion des offres de stages

- Diffuser aux étudiants la procédure de création et de signature des conventions

- Contrôler la recevabilité administrative des conventions et assurer le suivi du circuit de signatures

- Organiser les soutenances de stages en collaboration avec les tuteurs.

Vous avez une première expérience sur un poste administratif.

Vous maitrisez les outils bureautiques : Word, Excel, Power Point, Publisher.

Vous êtes en capacité de maitriser les logiciels spécifiques à l'activité. Des formations en interne sont possibles.

Vous êtes apprécié·e pour votre sens du relationnel, votre discrétion.

Vous savez faire preuve d'organisation, de réactivité.

Il s'agit d'un CDD jusqu'au 31 août 2026. Les candidatures sont attendues pour le 16 octobre au plus tard.