Gestionnaire de scolarité - F/H

Aix-Marseille Université; Marseille; On-site; EUR 26,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

Télétravail partiel possible

Parking ou mobilité durable

Congés avantageux

Accompagnement handicap

Job summary

Aix-Marseille Université recrute un gestionnaire de scolarité pour le bureau du paramédical du site Timone. Vous gérerez l’accueil, les candidatures et les inscriptions, et suivrez les examens et diplômes des formations paramédicales pour environ 6500 étudiants.

Vous devrez faire preuve de rigueur, discrétion et esprit d’équipe; maîtrise Word/Excel/PowerPoint et connaissance d APOGEE, Etudes en France, E-candidat sont appréciées.

Qualifications

• Connaissances générales de l'Enseignement Supérieur
• Maîtrise des techniques de gestion administrative et de secrétariat
• Maîtrise des modes de communication écrites et orales

Responsibilities

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers
• Gestion des candidatures et des inscriptions administratives des étudiants sur les formations attribuées par la cheffe de bureau: vérification du dossier de candidature et d’inscription, édition des cartes étudiants et des certificats de scolarité, gestion des RDV, relevés de notes…
• Gestion administrative des examens et suivi de ces derniers
• Demande de diplômes et duplicata / Remise de diplômes
• Suivi des conventions de stages et des fiches de validation
• Suivi des demandes d’agréments «Maître de stage»
• Surveillance des examens et concours de la faculté (médecine, ECOS…)
• Assurer la gestion administrative courante du bureau en lien avec les secrétaires pédagogiques et les enseignants des formations

Skills

Gestion administrative

Accueil téléphonique

Gestion dossiers étudiants

Communication écrite

Education

Baccalauréat ou équivalent

Tools

Word

Excel

PowerPoint

APOGEE

Etudes en France

E-candidat

Job description

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels,

122structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.

5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

Contexte du poste:

Le bureau du paramédicale fait partie intégrante du service de la scolarité de la faculté des sciences médicales et paramédicales de Marseille. Ce bureau gère la scolarité (de l’inscription pédagogique à la remise des diplômes de l’ensemble des formations paramédicales de la faculté. Pédicure-Podologie, Audioprothésiste, Ergothérapie, Orthophonie, Orthoptiste,DEIPA, Infirmiers de blocs, Infirmiers puériculture IFSI universitaire et les inscriptions administratives des étudiants des 16 IFSI de la région, des formations de psychomotricité de radio anesthésiste. Cela concerne environ 6500 étudiants.

MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES:

Dans ce cadre le gestionnaire de scolarité doit accomplir les actes de gestions courantes concernant la partie des formations attribuée par la cheffe de bureau

Activités principales

Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers (étudiants, enseignants, visiteurs…)

Gestion des candidatures et des inscriptions administratives des étudiants sur les formations attribuées par la cheffe de bureau: vérification du dossier de candidature et d’inscription, édition des cartes étudiants et des certificats de scolarité, gestion des RDV, relevés de notes…

Gestion administrative des examens et suivi de ces derniers

Demande de diplômes et duplicata / Remise de diplômes

Suivi des conventions de stages et des fiches de validation

Suivi des demandes d’agréments «Maître de stage»

Surveillance des examens et concours de la faculté (médecine, ECOS…)

Assurer la gestion administrative courante du bureau en lien avec les secrétaires pédagogiques et les enseignants des formations

Conditions particulières d’exercice

Jusqu’en 2027 le poste est basé sur le site Timone, à compter de la rentrée 2028/2029, le poste sera déplacé sur le site nord de la faculté SMPM.

En période d’examens ou concours les horaires journaliers peuvent être modifié et font l’objet de récupération.

Les missions telles qu’indiquées ci-dessus sont susceptibles d’évoluer dans le cadre d’une réorganisation possible du service et/ou du bureau.

Positionnement hiérarchique

Sous l’autorité de la cheffe du bureau du paramédical et de la cheffe du service de la scolarité.

Sujétions particulières:

Conduite de projet : non

Connaissances et savoirs:

Connaissances générales de l’Enseignement Supérieur

Maitrise des techniques de gestion administrative et de secrétariat

Maitrise des modes de communication écrites et orales

Connaissance appréciée de la réglementation LMD et particulièrement celle des formations paramédicales

Savoir-faire :

Maitrise des logiciels bureautiques Word, Excel, PowerPoint, courrier électronique

Connaissances appréciées pour les logiciels métiers: APOGEE, Etudes en France,E-candidat

Savoir-être:

Sens de l’organisation et des priorités

Faire preuve d’adaptabilité, de réactivité et de rigueur

Capacité de travailler en équipe

Discrétion

Un processus de recrutementfluide et transparent :

À réception de votre candidature, deux étapes: un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé:

• Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible: deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager: Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
• Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)
• Une prime mensuelleet annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
• Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
• La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
• La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
• Un accès à des prestations dans différents domaines: loisir, sport, culture et social