Gestionnaire de scolarité et secrétaire de direction

Université Lumière Lyon 2; Bron; Sur place; EUR 30 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution académique dynamique recherche un gestionnaire de scolarité et secrétaire de direction pour intégrer son équipe. Ce poste offre une opportunité unique de contribuer à la gestion administrative des formations tout en soutenant la direction dans ses missions. Le candidat idéal aura une maîtrise des outils de gestion et une excellente capacité relationnelle, favorisant un environnement de travail collaboratif. En rejoignant cette équipe, vous participerez à la démocratisation des pratiques artistiques et à l'accompagnement de futurs professionnels dans le domaine de l'éducation artistique. Si vous êtes motivé par l'enseignement supérieur et la culture, cette opportunité est faite pour vous.

Qualifications

• Connaissance des réglementations liées à la scolarité et financement.
• Excellentes compétences en communication et organisation.

Responsabilités

• Gestion administrative des formations et secrétariat de direction.
• Accueil et conseil aux étudiants et partenaires.

Connaissances

Gestion administrative

Relationnel

Organisation

Maîtrise de l'expression orale et écrite

Polyvalence

Formation

Diplôme en gestion ou domaine similaire

Outils

Apogée

P-stages

eCandidat

FCA manager

Caliel

Mon master

Kairos

EDOF

OFELI

AFDAS

Description du poste

À propos de nous

Créée en 1973, l’Université Lumière Lyon 2 s’attache à porter une vision forte et exigeante de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche. Elle est animée par un esprit et des valeurs qui font aussi sa marque de fabrique : humaine et humaniste, engagée et solidaire, démocratique et citoyenne.

Avec une offre de formation variée, s’adressant à tous les publics, l’université Lumière Lyon 2 conjugue ouverture et réussite du plus grand nombre.

Mission

Le CFMI recrute un ou une gestionnaire de scolarité et secrétaire de direction. Rattaché à l'UFR des Lettres, Sciences du Langage et Arts (LESLA) de l’Université Lumière Lyon 2, le CFMI bénéficie du soutien de la DRAC Auvergne - Rhône-Alpes et de la Région Académique Auvergne - Rhône-Alpes dans le cadre d'une convention ainsi que de la Métropole de Lyon.

Le CFMI accueille en formation des musiciennes et musiciens confirmés, aux parcours diversifiés, il leur propose différentes formations leur permettant ensuite de travailler dans les domaines de l'éducation artistique et culturelle, et de l'action artistique auprès de différents publics, notamment dans les champs social et sanitaire. Le CFMI oeuvre pour la démocratisation des pratiques artistiques, développant des partenariats avec les acteurs culturels et artistiques des régions Auvergne - Rhône-Alpes et Bourgogne - Franche-Comté, mais aussi à l'international.

Missions : La ou le gestionnaire de scolarité est chargé de la gestion administrative et pédagogique des formations initiale et professionnelle continue. Elle ou il assure également le secrétariat de la direction du CFMI.

Scolarité

• accueil, information et conseil aux étudiants, aux stagiaires de la formation continue, aux enseignants, partenaires et publics
• gestion des candidatures (paramétrage et suivi sur eCandidat, Mon master)
• gestion des demandes de financement : élaboration des devis, conventions, et contrats, sur les plateformes concernées et en lien avec les financeurs (FCA manager, EDOF, Transition pro, Kairos, Afdas, OFELI)
• organisation des tests d’entrée (calendrier, convocation des candidats et des jurys, envoi des réponses aux candidats)
• gestion des inscriptions (formation initiale, formation continue, apprentissage) et traitement administratif sur les outils concernés (Apogée, FCA manager, Caliel…)
• suivi financier et de la facturation en lien avec la référente financière
• saisie et suivi des conventions de stage
• suivi global et individuel de la scolarité (assiduité, saisie des notes …)
• organisation des examens (calendrier, convocations des jurys, PV d’examens)
• édition des diplômes (DU)

Secrétariat de direction

• centralisation et diffusion des informations générales
• accueil, information et conseil aux partenaires et publics
• relations avec les réseaux professionnels
• prise de notes, comptes-rendus, rédaction de courriers
• actualisation de la base de données
• mailings

Activités Annexes

• gestion de l’archivage

Profil

Poste de catégorie B ouvert aux contractuels

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires

• Maitrise de la réglementation liée à la scolarité
• connaissance des différents statuts professionnels
• connaissance de la réglementation et des modes de financement de la formation continue
• connaissance des organigrammes institutionnels
• connaissance des milieux éducatifs, culturels et artistiques

Savoirs sur l’environnement professionnel

• Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’université
• connaissance de l’offre de formation du CFMI
• Maîtrise des logiciels Apogée, P-stages, eCandidat, FCA manager, Caliel, Mon master
• Maîtrise des plateformes Kairos, EDOF, OFELI, AFDAS

Savoir-faire

• maîtrise de l’expression orale et écrite
• maîtrise des outils bureautiques courants
• montage des dossiers de financement de la formation continue

Comportements attendus

• excellent relationnel
• sens de la coordination et de l’organisation
• polyvalence, adaptabilité, disponibilité
• rigueur
• autonomie
• aptitude au travail en équipe

Candidatures (lettre de motivation et CV) à adresser au plus tard le 21 mai 2025

Poste à pourvoir dès le 18 août 2025

Poste à temps complet 100% (37h30 par semaine)

Poste de catégorie B ouvert aux non titulaires dans le cadre d'un CDD d'un an avec possibilité de renouvellement

Référence de l'offre : gqeaojb70r