Gestionnaire de scolarité et secrétaire de département H/F

Université de Reims Champagne-Ardenne; Reims; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

L’Université de Reims Champagne-Ardenne recherche un(e) gestionnaire de scolarité et secrétaire de département. Vous serez en charge de l'accueil des usagers, de la gestion administrative de la scolarité et de l'organisation des examens. Ce poste offre une expérience enrichissante au cœur de l'enseignement supérieur pour une durée déterminée jusqu'à août 2026.

Prestations

Participation à la protection sociale complémentaire

Qualifications

• Maîtrise de l'organisation de l'enseignement supérieur.
• Connaissances des techniques de secrétariat et gestion administrative.
• Capacité à gérer les priorités et le travail en équipe.

Responsabilités

• Accueillir et orienter les usagers (étudiants et enseignants).
• Gérer les bases de données et les courriers.
• Organiser les plannings d'examens et assurer la logistique.

Connaissances

Organisation

Communication

Gestion administrative

Confidentialité

Outils

APOGEE

CELCAT

Description du poste

A propos de nous

5ème employeur du territoire champardennais, l’Université de Reims Champagne-Ardenne emploie environ 2500 agents permanents localisés sur 6 sites.
Pluridisciplinaire, elle forme près de 29 000 étudiants chaque année dans des domaines variés (lettres, droit, sciences humaines, technologie, etc.).
Multisite, son implantation en fait une université de proximité à taille humaine.

Votre mission, si vous l’acceptez

L’Université de Reims Champagne-Ardenne recherche un(e) gestionnaire de scolarité et secrétaire de département pour rejoindre l’UFR Sciences Exactes et Naturelles.

Il/elle sera en charge des missions suivantes (scolarité 80%, secrétaire de département 20%) :

Mission 1 : Accueillir, informer et orienter les différents usagers (étudiants et enseignants)

• Accueillir, informer et orienter les différents usagers ;

• Accueil physique et téléphonique des différents publics ;

• Interface entre les étudiants et les enseignants ;

• Participer à la journée porte ouverte de L’UFR SEN.

Mission 2 : Gestion administrative de la scolarité dans le respect des règles imparties

• Organiser et alimenter les bases de données ;

• Renseigner des indicateurs et des tableaux de bord selon les instructions reçues ;

• Gérer la messagerie et les courriers.

Mission 3 : Mettre en œuvre le processus d’inscription

• Participer à l’organisation et à la gestion des campagnes de préinscription et d’inscription des étudiants ;

• Gestion des dossiers de candidature de l’inscription pédagogique à la publication des résultats ;

• Etablir et mettre à jour les fichiers pédagogiques et administratifs ;

• Organiser et alimenter les bases de données ;

Mission 4 : Assurer le bon déroulement des formations et examens

• Gestion et diffusion des plannings d’examens à l’ensemble des étudiants et des enseignants ;

• Collecter les sujets d’examens, les préparer et en assurer la reproduction ;

• Assurer l’organisation logistique et matérielle des examens ;

• Organiser Ies délibérations des jurys ;

• Saisir les résultats d’examens dans APOGEE, en assurer la publication.

Mission 5 : Assurer le secrétariat du département de Génie Civile

• Accueil physique et téléphonique des usagers;

• Assurer le secrétariat courant;

• Gestion des conventions de stage des étudiants du département;

• Gestion des commandes et vérification des livraisons

• Gestion des stocks de matériel et consommables

Activités associées :

• Travailler en collaboration avec les services centraux concernés.

• Assurer la diffusion des informations liées aux attributions de la scolarité.

• Apporter une assistance et une expertise en matière de scolarité aux enseignants et personnels BIATSS.

• Participer à l’ensemble des activités du service, à la mise en œuvre du projet d’établissement.

• Mettre en œuvre les procédures de gestion administrative.

• Suivre l’évolution de la règlementation et constituer une documentation de référence.

• Classer et archiver les documents administratifs.

• Appliquer les règles d’hygiène et de sécurité.

Le profil idéal

Connaissances
Maîtrise de l’organisation et du fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la Recherche
Connaissance générale des techniques de secrétariats et/ou gestion administrative
Connaissance générale des statuts, règlements et procédures relatives à la gestion de la scolarité
Connaissance générale des textes législatifs et règlementaires
Connaissance des circuits des documents entre les différents services et responsables
Maîtrise des règles d’hygiène et de sécurité

Savoir-faire
Maîtrise de l’environnement bureautique et des outils informatiques de scolarité (APOGEE – CELCAT)
Maîtrise des techniques de communication (courriers, téléphone, courriers électroniques…)
Savoir s’approprier et utiliser un nouvel outil
Savoir établir un planning et coordonner ses activités
Savoir gérer les priorités dans un calendrier
Savoir recueillir, traiter, communiquer et partager l’information
Faire preuve de confidentialité
Maîtrise des techniques de classement et d’archivage
Savoir représenter la composante face aux diverses parties prenantes

Savoir-être
Sens des contacts et des relations humaines, être à l’écoute
Être disponible
Faire preuve de rigueur et de méthode
Polyvalence et capacité d’adaptation
Savoir travailler en autonomie tout en rendant compte au responsable du service
Aptitude à travailler en équipe
Discrétion et confidentialité
Réactivité

Contraintes particulière du poste :

Assurer la permanence physique et téléphonique
Pics d’activité en période de rentrée universitaire, d’examens et de phases de candidatures
Elections
Participation aux journées portes ouvertes

Type de recrutement

Poste de catégorie B ouvert à la mobilité interne, aux fonctionnaires par voie de mutation ou de détachement et aux contractuels

Temps plein

CDD à pourvoir du 01/09/2025 jusqu’au 31/08/2026

Conditions salariales

Rémunération selon expérience

Participation à la protection sociale complémentaire

Date limite de candidature : 17/08/2025

Salaire :

Expérience : Tous niveaux d’expérience