Gestionnaire de scolarité EMS

Université Paris 1 Panthéon-Sorbonne; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

L’Université Paris 1 Panthéon-Sorbonne recherche un gestionnaire pour son secrétariat des Masters en apprentissage. Ce poste implique une gestion rigoureuse des scolarités, des travaux en étroite collaboration avec les enseignants, et un soutien aux étudiants dans leurs démarches administratives. Les candidats doivent posséder des compétences organisationnelles solides et une capacité à travailler dans un environnement dynamique et multiculturel.

Qualifications

• Connaissance des réglementations sur la gestion d'étudiants en apprentissage.
• Compétences en gestion financière universitaire.
• Capacité à travailler dans un environnement international.

Responsabilités

• Gérer le secrétariat des parcours Masters en apprentissage.
• Préparer les documents pour les étudiants et gérer leurs inscriptions.
• Assurer les relations avec les enseignants et l'organisation des examens.

Connaissances

Rigueur

Dynamisme

Organisation

Communication

Formation

Connaissances en gestion de scolarité

Connaissance APOGEE

Description du poste

À propos de nous

L’Ecole de Management de l’Université Paris 1 Panthéon-Sorbonne est l’un des plus grands départements de France dans le domaine des sciences du management. Au cœur de la capitale, elle bénéficie d’un environnement d’une grande richesse culturelle et intellectuelle, mais également de contacts facilités avec de très nombreuses entreprises françaises et étrangères.

Avec près de 3500 étudiants, 85 enseignants chercheurs dont 16 professeurs d’université et 40 maîtres de conférence, plus de 340 intervenants professionnels et 36 diplômes reconnus par l’Etat dont 28 masters – 5 offrant une formation en alternance –, l’EMS propose depuis plus de quarante ans une offre de formation de haut niveau, diversifiée, adaptée aux besoins du marché et ne se limitant pas au territoire national. Forte de de ses partenariats Erasmus, des multiples programmes d’échanges (Crepuq, USAL) et des liens tissés avec les universités américaines les plus prestigieuses (Columbia, Brown, Cornell), l’EMS jouit d’une véritable présence à l’international.

Mission

Activités

Gestion de Scolarité de parcours Masters en apprentissage

• Gérer le secrétariat de scolarité des parcours Masters apprentissage
• Assurer la mise en place et le suivi des différentes opérations de gestion (inscriptions pédagogiques, préparation des emplois du temps des cours et examens, organisation des jurys, délibérations, édition des PV)
• Veiller à la bonne gestion des réservations et changements de salles et des absences
• Délivrer les relevés de notes et les diplômes aux étudiants
• Gérer la procédure de sélection des candidats : réception et vérification des dossiers de candidature ; élaboration des supports de travail pour la commission de sélection, organisation des RV pour les entretiens ; suivi, évolution des états et communication des résultats aux candidats (processus sur eCandidat)
• Préparer les documents d’information pour les étudiants ;
• Accueillir les étudiants : information, communication, délivrance de documents ;
• Assurer les relations avec les enseignants : préparation des plannings, reproduction des sujets d’examen et des supports de cours, gestion logistique, remises des notes, saisie des notes, rattrapages de cours…
• Assurer les relations avec le service du planning et la bibliothèque le cas échéant ;
• Organisation d’une journée d’intégration pour les étudiants ; des réunions de rentrée;
• Organisation logistique et administrative des séminaires internationaux, accompagnement de groupes d’apprentis à l’étranger ;
• Préparer les demandes et obtenir les devis correspondants pour les services afférents des fournisseurs, avant transmission à la gestion financière de l’UFR 06 pour la mise en paiement du service obtenu ;
• Appuyer les services RH de l’UFR 06 pour le traitement et la gestion RH des enseignants vacataires ;
• Assurer la gestion et le suivi des dossiers financiers (taxes d’apprentissage, financement de la formation par contrats d’apprentissage et de professionnalisation) ;
• Accompagner les étudiants dans leur recherche de contrat d’apprentissage ;
• Assurer la gestion administrative des contrats d’apprentissage et de professionnalisation ainsi que la relation avec les entreprises ;
• Assurer la relation avec le CFA (feuilles des présences des étudiants) ;
• Interface avec les entreprises pour les apprentis (suivi de l’assiduité des étudiants, organisation des rencontres avec les maîtres d’apprentissage) ;
  
  

Profil

Compétences

Connaissances pratiques et théoriques

• Savoir mettre en œuvre la réglementation et les procédures relatives à la gestion de scolarité dans l’enseignement supérieur et à l’apprentissage ;
• Connaissance APOGEE
• Maîtriser l’offre de formation de l’établissement ;
• Appréhender le budget, les aspects d’appui à la gestion financière et RH d’une université;
• Evoluer dans un environnement international. (anglais et langues étrangères souhaitées)
  
  

Connaissances techniques et méthodologiques

• Savoir organiser et planifier ses activités en fonction des priorités ;
• Savoir expliquer la règlementation applicable à ses collaborateurs et aux usagers ;
• Savoir rédiger et mettre en forme des documents ;
• Savoir interagir avec des acteurs privés et publics.
  
  

Attitudes et comportements attendus

• Être rigoureux, dynamique, réactif et méthodique ;
• Grande rigueur et excellente capacité d’organisation ;
• Avoir le sens du service public ;
• Savoir prendre des initiatives, instituer le dialogue avec les acteurs et usagers du service ;
• Savoir travailler dans l’urgence ;
• Faire preuve de disponibilité, d'esprit d’équipe, de rigueur et d'autonomie
• Être apte à la flexibilité et l’innovation
• Rendre compte de son activité ;
• Gérer la confidentialité des informations et des données ;
• Proposer des pistes d’améliorations.
  
  

Référence de l'offre : jsoe2dvsw3