Gestionnaire de scolarité

ESPCI Paris - PSL; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

L'ESPCI Paris - PSL recherche un(e) gestionnaire pour la scolarité des doctorants. Le poste implique la gestion administrative des étudiants, l'organisation des soutenances, et la délivrance des diplômes. Ce rôle exige une bonne connaissance des règles de scolarité et une capacité d'organisation. Les candidatures sont encouragées, notamment pour les personnes en situation de handicap.

Qualifications

• Expérience souhaitée dans un service de scolarité au sein d’un établissement d’enseignement supérieur.
• Connaître les règles de scolarité et la réglementation applicable.
• Maitrise de l’anglais appréciée.

Responsabilités

• Gérer administrativement les inscriptions et réinscriptions en doctorat.
• Organiser les soutenances de doctorat et HDR.
• Éditer et envoyer les diplômes aux docteurs.

Connaissances

Capacité d’analyse

Organisation

Précision

Travail en équipe

Formation

Baccalauréat ou diplôme équivalent

Outils

Logiciels de bureautique

Description du poste

Présentation de l’École Supérieure de Physique et de Chimie Industrielles de la Ville de Paris

L’ESPCI Paris - PSL, Ecole Supérieure de Physique et de Chimie Industrielles de la Ville de Paris, est à la fois une Grande École d’ingénieurs originale, un centre de recherche de renommée internationale et un générateur fécond d’innovation pour l’industrie.

Fondée en 1882 sous l’égide de la Ville de Paris, l’École attire depuis plus d’un siècle les plus grands esprits scientifiques novateurs : Pierre et Marie Curie, Paul Langevin, Frédéric Joliot-Curie, Pierre-Gilles de Gennes et Georges Charpak sont autant de noms illustres qui contribuent à la réputation de l’ESPCI Paris, notamment à l’étranger.

Aujourd’hui, la culture d’excellence est plus que jamais vivante au cœur même de l’École : 70% des élèves-ingénieurs préparent une thèse et deviennent docteurs-ingénieurs ; les enseignants-chercheurs et chercheurs de l’École construisent le savoir de demain et publient plus d’ 1 article par jour dans les meilleures revues scientifiques internationales ; ils inventent l’industrie du futur et déposent 25 brevets chaque année.

Modèle d’excellence et d’exception à la française, l’ESPCI Paris est une école composante de l’Université PSL, Paris Sciences & Lettres.

Contexte

La direction d’Appui à la recherche est un service dédié au montage et à la gestion administrative et financière des projets de recherches portés par l’ESPCI et de la scolarité des doctorants.

Au sein de cette direction, le / la chargé.e d’appui aux projets de recherche assure le montage de projets de recherche complexes et/ou stratégiques de l’ESPCI-Paris-PSL en lien avec les autres établissements de PSL et les autres services supports de l’ESPCI.

Rattachement du poste :

Le poste est rattaché à la Direction d’Appui à la Recherche au sein du pôle contrats de recherche.

Composée de 12 personnes incluant sa directrice et son adjointe, la DAR est organisé en plusieurs pôles : contrats de recherche, Europe, DIM MaTerRE, scolarité des doctorants et appui à la gestion (PAG). La DAR s’articule autour de plusieurs grands domaines :

• Le montage administratif et financier des projets déposés par l’ESPCI en réponse aux appels à projets nationaux et internationaux.
• La gestion administrative et financière des contrats de recherche, de chaires et de mécénats
• La négociation, juridique des contrats de recherche
• Le suivi et la gestion prévisionnelle du budget investissement, fonctionnement et du budget de masse salariale des contrats de recherche
• La gestion administrative de la scolarité des doctorants de l’ESPCI et de l’Institut Curie.
• La participation aux projets de recherche structurants coordonnés au niveau de PSL
• L’appui à la gestion des contrats au sein des laboratoires

Missions et responsabilités :

Placé(e) au sein du département DAR, le ou la gestionnaire scolarité des doctorants assurera la gestion administrative des étudiants de l’ESPCI et de l’Institut Curie depuis leur inscription en thèse jusqu’à la délivrance du diplôme du doctorat.

Activités principales

Gestion administrative de la scolarité des doctorants :

• Gérer administrativement les inscriptions et réinscriptions en doctorat
• Aider à la récupération des encaissements de frais de scolarité reçues en lien avec le service comptabilité de l’ESPCI
• Renseigner, vérifier la base de données ADUM et vérifier l’intégrité des saisies
• Contrôler les dossiers de candidature, assurer la tenue de tableaux de bord d’après les données extraites de l’application de gestion des doctorants (ADUM)
• Assurer la commande et la délivrance aux doctorants des cartes d’étudiants
• Effectuer des requêtes et remplir les tableaux des indicateurs de l’ESPCI
• Elaborer des tableaux d’indicateurs (enquête SISE)
• Mettre à jour les documents de référence à destination des doctorants

Organisation des soutenances de doctorat et HDR:

• Préparer et organiser les soutenances
• Contrôler et valider les informations saisies par les doctorants relatives aux membres du jury, à la composition du jury et ce en conformité avec la réglementation, éditer les courriers aux rapporteurs, coordonner la réception des pré-rapports, obtenir les signatures pour l’autorisation de soutenir, éditer le procès-verbal de l’avis de soutenance, envoyer les convocations au jury et au candidat, réceptionner et traiter les PV et les documents de soutenance

Délivrance des diplômes

• Editer et envoyer les attestations de réussite aux docteurs
• Editer et envoyer les diplômes

Accueil et recrutement des doctorants

• Conseiller et orienter les doctorants auprès des différents services de l‘ESPCI et des écoles doctorales
• Informer les doctorants étrangers des procédures administratives françaises en lien avec le service des relations internationales de l’ESPCI et le welcome desk de PSL.
• Participer à la mise en place des contrats doctoraux en lien avec la Direction des Ressources humaines de l’ESPCI : collecter les fiches de renseignement et documents nécessaires à l’établissement des contrats
• Mettre en place les conventions de cotutelles de thèse l’internationale avec les partenaires étrangers
• Assurer le suivi des missions doctorales d’enseignement et des conventions de reversement associées.
• Organiser annuellement la journée d’accueil des doctorants
• Transmettre aux doctorants les actualités concernant leur doctorat

Convention de séjour de recherche :

• Mettre en place les conventions de séjour de recherche (CSR) des doctorants et post doctorants éligibles à ce dispositif, le cas échéant en lien avec le FSD.
• Coordonner les informations concernant le financement des CSR en lien avec la DAR et le laboratoire d’accueil ainsi que le paiement des bourses en lien avec le service comptabilité.

Animation et réseau :

• Représenter l’ESPCI au sein du groupe expert métier dédié à la scolarité des doctorants et piloté à l’échelle de PSL.
• Participer aux réunions mensuelles ADUM et s’investir dans des groupes de travail tel que la dématérialisation de la soutenance.

Autres activités :

Si l’activité le permet (période février-juillet) : travailler en renfort du pôle contrat de recherche et du pôle Europe pour réaliser des missions telles que du titrage ou du reporting.

Profil

Connaissances transversales requises :

• Connaître les règles de scolarité et plus précisément la réglementation applicable aux modalités d’inscription et de validation des diplômes de doctorat
• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Maitrise de l’anglais appréciée

Savoir-faire requis :

• Capacité d’analyse, de synthèse et de résolution des problèmes

Capacitéà interagir avec les structures dédiées au doctorat

• Capacitéà hiérarchiser et à prioriser

Savoir-faire :

• Avoir le sens de l’accueil
• Faire preuve d’organisation et de précision
• Utiliser des logiciels de bureautique
• Planifier son travail
• Travailler en équipe

Savoir-faire transversaux :

• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir être :

• Aptitudes relationnelles avec le public et dans l’environnement professionnel
• Aptitude à travailler en équipe
• Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels
• Autonomie, méthode et rigueur
• Sens de l’organisation et de la coordination
• Disponibilité, discrétion et confidentialité
• Polyvalence et capacité d’adaptation

Expérience professionnelle souhaitable :

• Expérience souhaitée dans un service de scolarité au sein d’un établissement d’enseignement supérieur.

Formation requise (ou diplôme) :

• Niveau IV : Baccalauréat ou diplôme équivalent

Catégorie : B

Filière : Administrative et technique

Le poste est à pourvoir :

• par voie de mutation pour les agents titulaires de la Ville de Paris ;
• par voie de détachement pour les agents titulaires d'autres fonctions publiques ;
• par voie contractuelle pour une durée d'un an pour les agents non titulaires.

Les candidatures de personnes disposant de la RQTH sont encouragées. Ces personnes peuvent bénéficier d’un dispositif de recrutement dérogatoire de la Ville de Paris pour l’accès à l’emploi de titulaire.

Poste à pourvoir à compter du : 01/07/2025

Contact

Les candidatures (CV, lettre de motivation) sont à transmettre par courriel à [e-mail] en indiquant leur statut (Titulaire ou Non titulaire) ainsi que leur corps et grade (uniquement pour les titulaires)

Pour tout complément d’informations, contacter : Lucie EBRAN ([e-mail])

Lieu

10, Rue Vauquelin 75005 Paris

Métro ligne 7 (Place Monge/Censier Daubenton) - RER B (Luxembourg) - Bus 21, 27 & 47 - 3 Vélib’ stations à proximité.