Gestionnaire de laboratoire de recherche

ECOLE NATIONALE SUPERIEURE DE TECHNIQUES AVANCEES; Palaiseau; Sur place; EUR 30 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Une école supérieure innovante recherche un assistant administratif pour soutenir ses activités de formation et de recherche. Le candidat idéal aura une solide expérience en secrétariat et une bonne connaissance de l'enseignement supérieur. Ce poste offre l'opportunité de travailler dans un environnement dynamique, où vous contribuerez à l'organisation d'événements et à la gestion des ressources humaines. Avec un engagement fort envers la diversité et l'inclusion, cette institution valorise le bien-être au travail et propose divers avantages, y compris des opportunités de télétravail. Rejoignez une équipe qui façonne l'avenir des ingénieurs dans des domaines stratégiques.

Prestations

Participation aux transports (75%)

Forfait mobilité durable (jusqu'à 300€/an)

Possibilité de télétravail

Subvention au restaurant administratif

Comité d'action sociale

Mutuelle (50% prise en charge)

Qualifications

• Connaissance des techniques de secrétariat et de gestion budgétaire.
• Bon niveau d'anglais et compétences en rédaction administrative.

Responsabilités

• Accueillir et gérer les personnels permanents et temporaires.
• Organiser les déplacements et gérer la comptabilité des contrats de recherche.

Connaissances

Techniques de secrétariat

Organisation de l'enseignement supérieur

Rédaction administrative

Gestion budgétaire

Anglais

Planification et organisation

Recherche d'information

Utilisation des outils bureautiques

Formation

Bac +2

Outils

Word

Excel

Description du poste

Contexte:

ENSTA est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche sous tutelle du ministère des Armées. L’école a pour mission la formation d’élèves ingénieurs civils et militaires, dont les ingénieurs de l'armement et les ingénieurs des études et techniques de l'armement, ainsi que des cadres et docteurs hautement qualifiés pour les secteurs public et privé, en particulier dans les domaines de la défense et de la sécurité, des transports, de l'énergie, des activités maritimes, du numérique et des technologies de pointe.

ENSTA accompagne par sa recherche, son innovation et son offre de formation la transformation des grands secteurs stratégiques nationaux répondant ainsi aux enjeux de souveraineté nationale. Elle dispose de 6 unités de formation et de recherche (UFR) organisées autour de 9 laboratoires de recherche (UER) qui mènent une recherche appliquée en relation étroite avec l’industrie.

ENSTA est membre fondateur de l’Institut Polytechnique de Paris (IP Paris). Dans le cadre d’IP Paris, l’école participe aux activités des centres interdisciplinaires notamment du centre interdisciplinaire d'études pour la Défense et la Sécurité (CIEDS, soutenu par le ministère des armées et l’agence de l’innovation de défense (AID)). Elle est à l’origine de la création du Centre interdisciplinaire Mers & Océans, inauguré en janvier 2025. Des chercheurs de l’école travaillent également en collaboration dans le cadre d'études portées par les centres Hi-Paris, lauréat en 2024 IA Cluster, E4C ou E4H notamment.

ENSTA résulte de la fusion le 1er janvier 2025 d’ENSTA Paris et d’ENSTA Bretagne. Son siège est situé à Palaiseau (91), sur le campus de Paris-Saclay et elle a un autre campus à Brest. Elle met en place une nouvelle formation d’ingénieur unifiée sur les deux campus (Paris-Saclay et Brest) à la rentrée académique 2026/2027.

Rejoindre l'école, c'est intégrer un établissement engagé pour la parité et l'égalité professionnelle, la diversité et l'accompagnement de ses agents en situation de handicap, dès le recrutement et tout au long de la carrière. Afin de préserver le bien-être au travail, l'école mène une politique active en matière de conditions de travail, reposant notamment sur un juste équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.

Le/la titulaire du poste sera affecté au sein de l’Unité de Formation et de Recherche (UFR) Mécanique. L’UFR de Mécanique a pour mission d’assurer la formation en mécanique des élèves du cursus ingénieur d’ENSTA, des élèves de masters de l’Institut Polytechnique de Paris, et la formation par la recherche d’étudiants français et étrangers au niveau master et doctorat. L’Unité développe également des activités de recherche dans le domaine de la mécanique des matériaux et des structures, de la mécanique des fluides, des vibrations et de l’acoustique. Ces activités sont réalisées grâce à un important parc expérimental de haut niveau en mécanique des solides et des fluides, tant pour l’enseignement que la recherche. Sur le campus de Palaiseau, l’UFR de Mécanique compte une vingtaine d’enseignants chercheurs, une quinzaine de doctorants/post-doctorants ainsi que plusieurs personnels techniques (ingénieurs, techniciens).

Missions / Activités principales:

1. Accueillir des personnels permanents et temporaires: doctorants, post-doctorants, enseignants-chercheurs, chercheurs invités français et internationaux (dossiers RH) et assurer un support administratif
2. Organiser les déplacements des enseignants-chercheurs en lien avec le bureau des missions
3. Assurer la gestion financière et comptable (demande d’achat, bon de commande, bon de livraison, etc), contact avec les fournisseurs
4. Assurer le suivi budgétaire des contrats de recherche en lien étroit avec les chargés d’affaire et les services internes d’ENSTA (DAF, DRH, DRIPE)
5. Assister la Direction du laboratoire (affaires générales, organisation de réunion, gestion d’agenda, mise en forme de documents)
6. Prendre en charge les moyens matériels du laboratoire (fournitures bureautiques)
7. Contribuer à l’organisation d’évènements (conférences, etc.) ou de réunions

Missions / Activité annexe:

1. Contribuer à toute activité du service en fonction des priorités retenues.
2. Contribuer à la démarche Qualité, notamment via la rédaction et la mise à jour des procédures, le renseignement et le suivi des indicateurs
3. Contribuer à la démarche RSE de l’Ecole dans le cadre de ses missions et de ses activités

Connaissances:

1. Connaissance générale des techniques de secrétariat
2. Connaissances sur l’organisation de l’enseignement supérieur et de la recherche
3. Rédaction administrative
4. Principes de base en gestion budgétaire et en gestion des ressources humaines
5. Bon niveau d’anglais

Savoir-faire:

1. Savoir planifier son temps et s’organiser
2. Savoir rechercher l’information
3. Utilisation des outils bureautiques (Word, Excel) et des systèmes d’information métier

Savoir être:

1. Qualités relationnelles
2. Sens du travail en équipe
3. Sens de l’initiative

Bac +2 minimum avec expérience analogue

Postes ouverts aux candidats:

• Fonctionnaire de catégorie B
• Agent contractuel (emploi pérenne ; CDD de 1 à 3 ans renouvelable) CDI possible après 2 ans de CDD

Durée d’affectation souhaitée : 3 à 5 ans

Date de prise de fonctions prévue : 05/05/2025

Rémunération:

• Fonctionnaires : selon les conditions statutaires (grille indiciaire, IFSE, CIA)
• Contractuels : en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent

Lieu de travail:

ENSTA Campus Paris-Saclay, 828 boulevard des Maréchaux 91762 Palaiseau – Cedex

Le site est accessible en voiture (parking pour le personnel) mais également par les transports en commun.

Poste à temps complet (25 jours de congés annuels, 18 RTT annuels)

Avantages:

• Transports (participation forfaitaire de l’employeur à hauteur de 75 %)
• Forfait mobilité durable (jusqu’à 300€/an)
• Possibilité de télétravail (après accord du manager et dépôt d’une demande)
• Subvention employeur au restaurant administratif et/ou à la cafétéria de l’établissement
• Comité d’action sociale, avec notamment des événements et animations proposés au personnel, salle de sport sur adhésion, centre de loisirs pour les enfants du personnel à partir de 6 ans avec tarifs préférentiels (campus Paris-Saclay)
• Mutuelle (participation à hauteur de 50% de l’établissement)

Aménagement du poste de travail et recrutement inclusif:

Tous nos postes sont ouverts aux candidats en situation de handicap.

ENSTA s’engage à un recrutement favorisant l’égalité, la diversité et l’inclusion. Toutes les candidatures sans aucune distinction (âge, handicap, sexe, nationalité, religion, orientation sexuelle…) ont leur place dans notre processus de recrutement.