Gestionnaire de la scolarité des doctorants

PSL Université Paris; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

PSL Université Paris recherche un Gestionnaire de la scolarité des doctorants pour rejoindre l’ESPCI Paris. Ce rôle inclut la gestion de l'administration des doctorants, des soutenances, et la délivrance de diplômes. Nous valorisons les candidats ayant de l’expérience dans l'enseignement supérieur et une bonne maîtrise des langues. Ce poste est prévu pour le 01/06/2025.

Qualifications

• Expérience souhaitée dans un service de scolarité au sein d’un établissement d’enseignement supérieur.
• Connaissance des règles de scolarité, notamment les modalités d’inscription.
• Maitrise de l’anglais appréciée.

Responsabilités

• Gérer administrativement les inscriptions et réinscriptions en doctorat.
• Organiser les soutenances de doctorat et délivrer les diplômes.
• Conseiller et orienter les doctorants auprès des différents services.

Connaissances

Capacité d’analyse

Organisation

Précision

Capacité à travailler en équipe

Formation

Baccalauréat ou diplôme équivalent

Outils

Logiciels de bureautique

Description du poste

Gestionnaire de la scolarité des doctorants (F/H)

Notre établissement fait partie de l'Université PSL.Située au cœur de Paris, celle-ci fait dialoguer tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la création. Classée parmi les 50 premières universités mondiales, elle forme au plus près de la recherche des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.

Structure d'accueil

L’ESPCI Paris – PSL (École Supérieure de Physique et de Chimie Industrielles de la Ville de Paris) est une école d’ingénieurs généraliste qui forme, depuis 1882, des ingénieurs de rupture, adaptables et créatifs, dotés d’un solide bagage théorique et expérimental, conscients des enjeux de la société.

Elle est intégrée à un centre de recherche reconnu internationalement en physique, chimie et biologie (500 publications par an). Elle est connue pour sa capacité à transformer les connaissances issues de la recherche fondamentale en innovations de rupture (2 brevets par mois, 3 start-ups par an).

Distinguée par 6 Prix Nobel, elle accueille 400 élèves-ingénieurs, 530 chercheurs (dont 250 doctorants et 100 post-doctorants) dans 10 unités mixtes de recherche et environ 100 agents des fonctions support de la recherche et de l’enseignement.

Depuis sa création, l’ESPCI n’a cessé de mobiliser ses forces et compétences au service de sujets sociétaux majeurs et de défendre l’importance de la science au service de la société. L’environnement, la solidarité, la santé, l’accès et l’ouverture au savoir sont des enjeux que l’ESPCI s’est engagée à prendre en compte dans son quotidien tout en contribuant à les faire avancer. L’ESPCI défend l’égalité des chances et promeut la diversité sociale. Elle encourage et valorise l’engagement, notamment associatif, de ses étudiants.

Notre établissement fait partie de l'Université Paris Sciences & Lettres. Numéro 1 du classement mondial des jeunes universités publié par le Times Higher Education, PSL figure aussi dans le top 50 des meilleures universités mondiales (Shanghai, Times Higher Education, QS, CWUR).

L’ESPCI est engagée dans un vaste projet de rénovation de son campus parisien qui fera d’elle un des sites scientifiques les plus modernes de Paris.

Activités principales

Placé(e) au sein du département DAR, le ou la gestionnaire scolarité des doctorants assurera la gestion administrative des étudiants de l’ESPCI et de l’Institut Curie depuis leur inscription en thèse jusqu’à la délivrance du diplôme du doctorat.

Activités principales

Gestion administrative de la scolarité des doctorants:

Gérer administrativement les inscriptions et réinscriptions en doctorat

Aider à la récupération des encaissements de frais de scolarité reçues en lien avec le service comptabilité de l’ESPCI

Renseigner, vérifier la base de données ADUM et vérifier l’intégrité des saisies

Contrôler les dossiers de candidature, assurer la tenue de tableaux de bord d’après les données extraites de l’application de gestion des doctorants (ADUM)

Assurer la commande et la délivrance aux doctorants des cartes d’étudiants

Effectuer des requêtes et remplir les tableaux des indicateurs de l’ESPCI

Élaborer des tableaux d’indicateurs (enquête SISE)

Mettre à jour les documents de référence à destination des doctorants

Organisation des soutenances de doctorat et HDR:

Préparer et organiser les soutenances

Contrôler et valider les informations saisies par les doctorants relatives aux membres du jury, à la composition du jury et ce en conformité avec la réglementation, éditer les courriers aux rapporteurs, coordonner la réception des pré-rapports, obtenir les signatures pour l’autorisation de soutenir, éditer le procès-verbal de l’avis de soutenance, envoyer les convocations au jury et au candidat, réceptionner et traiter les PV et les documents de soutenance

Délivrance des diplômes

Éditer et envoyer les attestations de réussite aux docteurs et les diplômes

Accueil et recrutement des doctorants

Conseiller et orienter les doctorants auprès des différents services de l‘ESPCI et des écoles doctorales

Mettre en place les conventions de cotutelles de thèse l’internationale avec les partenaires étrangers

Assurer le suivi des missions doctorales d’enseignement et des conventions de reversement associées.

Organiser annuellement la journée d’accueil des doctorants

Transmettre aux doctorants les actualités concernant leur doctorat

Convention de séjour de recherche:

Mettre en place les conventions de séjour de recherche (CSR) des doctorants et post doctorants éligibles à ce dispositif, le cas échéant en lien avec le FSD.

Coordonner les informations concernant le financement des CSR en lien avec la DAR et le laboratoire d’accueil ainsi que le paiement des bourses en lien avec le service comptabilité.

Animation et réseau:

Représenter l’ESPCI au sein du groupe expert métier dédié à la scolarité des doctorants et piloté à l’échelle de PSL et des réunions mensuelles ADUM

Autres activités:

Si l’activité le permet (période février-juillet): travailler en renfort du pôle contrat de recherche et du pôle Europe pour réaliser des missions telles que du titrage ou du reporting.

Profil du candidat

Savoirs et compétences attendus

Connaissances transversales requises:
o Connaître les règles de scolarité et plus précisément la réglementation applicable aux modalités d’inscription et de validation des diplômes de doctorat
o Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
o Maitrise de l’anglais appréciée

Savoir-faire requis:
o Capacité d’analyse, de synthèse et de résolution des problèmes
Capacité à interagir avec les structures dédiées au doctorat
o Capacité à hiérarchiser et à prioriser

Savoir-faire:
o Avoir le sens de l’accueil
o Faire preuve d’organisation et de précision
o Utiliser des logiciels de bureautique
o Planifier son travail
o Travailler en équipe

Savoir-faire transversaux:
o Informer et rendre compte à sa hiérarchie
o Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
o Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir être:
o Aptitudes relationnelles avec le public et dans l’environnement professionnel
o Aptitude à travailler en équipe
o Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels
o Autonomie, méthode et rigueur
o Sens de l’organisation et de la coordination
o Disponibilité, discrétion et confidentialité
o Polyvalence et capacité d’adaptation

Expérience professionnelle souhaitable:
o Expérience souhaitée dans un service de scolarité au sein d’un établissement d’enseignement supérieur.

Formation requise (ou diplôme):
o Niveau IV: Baccalauréat ou diplôme équivalent

Modalités de recrutement

Catégorie: B
Filière: Administrative et technique

Le poste est à pourvoir:
• par voie de mutation pour les agents titulaires de la Ville de Paris;
• par voie de détachement pour les agents titulaires d’autres fonctions publiques;
• par voie contractuelle pour une durée d’un an pour les agents non titulaires.

Les candidatures de personnes disposant de la RQTH sont encouragées. Ces personnes peuvent bénéficier d’un dispositif de recrutement dérogatoire de la Ville de Paris pour l’accès à l’emploi de titulaire.
Poste à pourvoir à compter du: 01/05/2025

Contact
Les candidatures (CV, lettre de motivation) sont à transmettre par courriel à en indiquant leur statut (Titulaire ou Non titulaire) ainsi que leur corps et grade (uniquement pour les titulaires)
Pour tout complément d’informations, contacter: Lucie EBRAN ()

Lieu
10, Rue Vauquelin 75005 Paris
Métro ligne 7 (Place Monge/Censier Daubenton) - RER B (Luxembourg) - Bus 21, 27 & 47 - 3 Vélib’ stations à proximité.

Diplôme et expérience professionnelle

Bac, Bac+1/Bac+2

Non discrimination, ouverture et transparence

Notre établissement, comme l'ensemble de l'Université PSL, s’engage à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.

Gestionnaire de la scolarité des doctorants (F/H)

Poste à pourvoir le 01/06/2025

Localisation du poste 75005, Paris, France

Établissement ESPCI Paris - PSL

Environnement et contexte de travail

Notre établissement fait partie de l'Université PSL.Située au cœur de Paris, celle-ci fait dialoguer tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la création. Classée parmi les 50 premières universités mondiales, elle forme au plus près de la recherche des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.

Structure d'accueil

L’ESPCI Paris – PSL (École Supérieure de Physique et de Chimie Industrielles de la Ville de Paris) est une école d’ingénieurs généraliste qui forme, depuis 1882, des ingénieurs de rupture, adaptables et créatifs, dotés d’un solide bagage théorique et expérimental, conscients des enjeux de la société.

Elle est intégrée à un centre de recherche reconnu internationalement en physique, chimie et biologie (500 publications par an). Elle est connue pour sa capacité à transformer les connaissances issues de la recherche fondamentale en innovations de rupture (2 brevets par mois, 3 start-ups par an).

Distinguée par 6 Prix Nobel, elle accueille 400 élèves-ingénieurs, 530 chercheurs (dont 250 doctorants et 100 post-doctorants) dans 10 unités mixtes de recherche et environ 100 agents des fonctions support de la recherche et de l’enseignement.

Depuis sa création, l’ESPCI n’a cessé de mobiliser ses forces et compétences au service de sujets sociétaux majeurs et de défendre l’importance de la science au service de la société. L’environnement, la solidarité, la santé, l’accès et l’ouverture au savoir sont des enjeux que l’ESPCI s’est engagée à prendre en compte dans son quotidien tout en contribuant à les faire avancer. L’ESPCI défend l’égalité des chances et promeut la diversité sociale. Elle encourage et valorise l’engagement, notamment associatif, de ses étudiants.

Notre établissement fait partie de l'Université Paris Sciences & Lettres. Numéro 1 du classement mondial des jeunes universités publié par le Times Higher Education, PSL figure aussi dans le top 50 des meilleures universités mondiales (Shanghai, Times Higher Education, QS, CWUR).

L’ESPCI est engagée dans un vaste projet de rénovation de son campus parisien qui fera d’elle un des sites scientifiques les plus modernes de Paris.

Activités principales

Placé(e) au sein du département DAR, le ou la gestionnaire scolarité des doctorants assurera la gestion administrative des étudiants de l’ESPCI et de l’Institut Curie depuis leur inscription en thèse jusqu’à la délivrance du diplôme du doctorat.

Activités principales

Gestion administrative de la scolarité des doctorants:

Gérer administrativement les inscriptions et réinscriptions en doctorat

Aider à la récupération des encaissements de frais de scolarité reçues en lien avec le service comptabilité de l’ESPCI

Renseigner, vérifier la base de données ADUM et vérifier l’intégrité des saisies

Contrôler les dossiers de candidature, assurer la tenue de tableaux de bord d’après les données extraites de l’application de gestion des doctorants (ADUM)

Assurer la commande et la délivrance aux doctorants des cartes d’étudiants

Effectuer des requêtes et remplir les tableaux des indicateurs de l’ESPCI

Élaborer des tableaux d’indicateurs (enquête SISE)

Mettre à jour les documents de référence à destination des doctorants

Organisation des soutenances de doctorat et HDR:

Préparer et organiser les soutenances

Contrôler et valider les informations saisies par les doctorants relatives aux membres du jury, à la composition du jury et ce en conformité avec la réglementation, éditer les courriers aux rapporteurs, coordonner la réception des pré-rapports, obtenir les signatures pour l’autorisation de soutenir, éditer le procès-verbal de l’avis de soutenance, envoyer les convocations au jury et au candidat, réceptionner et traiter les PV et les documents de soutenance

Délivrance des diplômes

Éditer et envoyer les attestations de réussite aux docteurs et les diplômes

Accueil et recrutement des doctorants

Conseiller et orienter les doctorants auprès des différents services de l‘ESPCI et des écoles doctorales

Mettre en place les conventions de cotutelles de thèse l’internationale avec les partenaires étrangers

Assurer le suivi des missions doctorales d’enseignement et des conventions de reversement associées.

Organiser annuellement la journée d’accueil des doctorants

Transmettre aux doctorants les actualités concernant leur doctorat

Convention de séjour de recherche:

Mettre en place les conventions de séjour de recherche (CSR) des doctorants et post doctorants éligibles à ce dispositif, le cas échéant en lien avec le FSD.

Coordonner les informations concernant le financement des CSR en lien avec la DAR et le laboratoire d’accueil ainsi que le paiement des bourses en lien avec le service comptabilité.

Animation et réseau:

Représenter l’ESPCI au sein du groupe expert métier dédié à la scolarité des doctorants et piloté à l’échelle de PSL et des réunions mensuelles ADUM

Autres activités:

Si l’activité le permet (période février-juillet): travailler en renfort du pôle contrat de recherche et du pôle Europe pour réaliser des missions telles que du titrage ou du reporting.

Profil du candidat

Savoirs et compétences attendus

Connaissances transversales requises:
o Connaître les règles de scolarité et plus précisément la réglementation applicable aux modalités d’inscription et de validation des diplômes de doctorat
o Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
o Maitrise de l’anglais appréciée

Savoir-faire requis:
o Capacité d’analyse, de synthèse et de résolution des problèmes
Capacité à interagir avec les structures dédiées au doctorat
o Capacité à hiérarchiser et à prioriser

Savoir-faire:
o Avoir le sens de l’accueil
o Faire preuve d’organisation et de précision
o Utiliser des logiciels de bureautique
o Planifier son travail
o Travailler en équipe

Savoir-faire transversaux:
o Informer et rendre compte à sa hiérarchie
o Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
o Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir être:
o Aptitudes relationnelles avec le public et dans l’environnement professionnel
o Aptitude à travailler en équipe
o Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels
o Autonomie, méthode et rigueur
o Sens de l’organisation et de la coordination
o Disponibilité, discrétion et confidentialité
o Polyvalence et capacité d’adaptation

Expérience professionnelle souhaitable:
o Expérience souhaitée dans un service de scolarité au sein d’un établissement d’enseignement supérieur.

Formation requise (ou diplôme):
o Niveau IV: Baccalauréat ou diplôme équivalent

Modalités de recrutement

Catégorie: B
Filière: Administrative et technique

Le poste est à pourvoir:
• par voie de mutation pour les agents titulaires de la Ville de Paris;
• par voie de détachement pour les agents titulaires d’autres fonctions publiques;
• par voie contractuelle pour une durée d’un an pour les agents non titulaires.

Les candidatures de personnes disposant de la RQTH sont encouragées. Ces personnes peuvent bénéficier d’un dispositif de recrutement dérogatoire de la Ville de Paris pour l’accès à l’emploi de titulaire.
Poste à pourvoir à compter du: 01/05/2025

Contact
Les candidatures (CV, lettre de motivation) sont à transmettre par courriel à en indiquant leur statut (Titulaire ou Non titulaire) ainsi que leur corps et grade (uniquement pour les titulaires)
Pour tout complément d’informations, contacter: Lucie EBRAN ()

Lieu
10, Rue Vauquelin 75005 Paris
Métro ligne 7 (Place Monge/Censier Daubenton) - RER B (Luxembourg) - Bus 21, 27 & 47 - 3 Vélib’ stations à proximité.

Diplôme et expérience professionnelle

Bac, Bac+1/Bac+2

Non discrimination, ouverture et transparence

Notre établissement, comme l'ensemble de l'Université PSL, s’engage à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.

Autres informations

Durée du contrat : 1 an(s)

Référence

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Publié le 23/05/2025

L'Université PSL (Paris Sciences & Lettres)